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Cahier de charges : présentation des étapes de création
Vous êtes responsable de la gestion d’un projet digital ? Vous voulez réaliser un projet ? Si tel est le cas, vous devez nécessairement avoir un cahier des charges concernant le projet. En effet, ce document permet de définir les besoins et les attentes du client. Le cahier des charges décrit les contraintes et les objectifs à atteindre. Il facilite une bonne compréhension entre le client et le prestataire. Perçu comme une roadmap de projet, ce document favorise la réussite de tout projet. Que savoir sur un cahier des charges ? Faisons le point dans cet article.
Définition du cahier des charges
Par définition, un cahier des charges est perçu comme un document qui définit les besoins, les attentes ainsi que les aspects clés d’un projet. En effet, ce document sert de référence et de guide durant le processus de développement. Il contient des informations détaillées sur :
- Les objectifs du projet ;
- Les exigences techniques ;
- Les contraintes ;
- Les délais ;
- Les coûts.
La rédaction d’un cahier des charges fonctionnel est une étape importante dans la gestion de projet web. Il fournit également une bonne base pour l’évaluation des performances et le suivi du projet. Vous avez envie de vous faciliter la prise de décision durant la gestion d’un projet par exemple ? Vous devez avoir un cahier des charges du projet. Il permet d’établir un cadre de référence tout au long du projet. Il permet aussi d’évaluer la conformité du projet aux différents objectifs fixés. Grâce à sa rigueur et à sa précision, le cahier des charges détaillé minimise les risques et les erreurs.
Par ailleurs, il faut souligner aussi qu’un cahier des charges élaboré est un outil de communication qui lie les clients et les prestataires. Il a pour objectif d’encadrer un projet. Par exemple, c’est le cahier des charges spécifique qui permet à l’équipe qui le réalise de :
- Assurer le bon déroulement d’un projet ;
- Honorer les exigences initiales des clients ;
- Livrer un résultat conforme aux attentes.
Dès lors, si vous êtes un manager ou un chargé de projet, respecter les étapes et les exigences établies dans un cahier de charges vous permettra de vous démarquer sur le marché du travail.
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Quelle est l’importance du cahier des charges ?
Le cahier des charges est important pour le client comme pour le prestataire
Pour le client
Le cahier des charges précis est très important pour le client. Il permet avant tout un suivi de projet. Avec un cahier des charges à respecter, le client peut définir les objectifs, les livrables attendus, les délais et le budget. Cette manière de cadrer le projet évite toute dérive durant la réalisation du projet. De plus, définir un cahier des charges permet au client d’exprimer ses besoins. En listant ses exigences pour la conception du cahier des charges, le client s’assure que le prestataire comprendra ses attentes. Cela évite les malentendus et les interprétations erronées qui pourraient compromettre la réussite du projet. C’est durant cette étape que le client s’exprime sur ce qu’il attend pour le cycle de vie de projet.
Enfin, établir un cahier des charges limite les risques et les dérives. En fixant de façon claire les objectifs, les livrables, les délais et le budget, il permet de garder le projet sous contrôle. Il évite aussi les modifications qui pourraient impacter la réalisation du projet en détaillant les exigences, les fonctionnalités attendues et les contraintes techniques. Appliquer les principes du lean management par exemple au processus de rédaction du cahier des charges optimise l’efficacité et la valeur du projet.
Pour le prestataire
Pour le prestataire, le cahier des charges est bien plus qu’une simple liste de tâches à accomplir. C’est un guide détaillé qui permet de comprendre les besoins du client. En effet, en tant que prestataire, si vous énumérez de façon claire les attentes, les exigences techniques et les contraintes du projet, le cahier des charges vous fournira au une vision claire du travail que vous aurez à faire.
De plus, rédiger les cahiers des charges permet au prestataire de mieux estimer le temps et le coût nécessaires pour mener à bien le projet. Par exemple, l’établissement de KPI financiers dans le cahier des charges peut aider à mesurer la réussite financière du projet. Dès lors, comprendre les besoins du client dès le départ vous permettra de réduire les risques de dépassement de délais et de budget. Cela vous permettra sans doute de respecter le planning projet. Si vous avez un projet agile, un autre élément que vous devez spécifier dans le cahier des charges est l’utilisation des techniques comme le planning poker. Cette méthode peut être mentionnée pour estimer le temps et les ressources nécessaires. Par ailleurs, le prestataire doit savoir aussi qu’en suivant les directives du cahier des charges, il pourra être en mesure de réaliser le projet de manière conforme aux attentes du client.
Quelle est la structure d’un cahier des charges ?
Le cahier des charges varie selon le domaine d’activité. Cela veut dire qu’il n’existe pas de modèle standard pour cette fiche projet. Toutefois, sa nature polyvalente en fait un outil précieux pour divers projets comme la refonte d’un site web, le développement de nouvelles fonctionnalités pour une application mobile, la création d’un nouveau produit fonctionnel ou l’amélioration d’un service. Le cahier des charges suit une méthodologie précise. Généralement rédigé par le chef de projet ou un consultant en gestion de projet, le contenu du cahier des charges est composé des éléments comme :
La présentation du projet
Cette section établit le contexte du projet, son historique, ses fondements et ses objectifs. Cela permet de délimiter clairement un plan de test pour le projet.
La description des besoins et des contraintes
Concernant cette partie, les aspects fonctionnels et techniques du projet y sont détaillés, tout comme les contraintes auxquelles ils sont soumis. Par exemple, le développement d’une nouvelle fonctionnalité web peut nécessiter la maîtrise d’un langage informatique spécifique.
La définition des ressources
Cette partie spécifie en quelque sorte les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires pour mener à bien le projet. Cela inclut les délais de réalisation des tâches, la gestion des priorités, le budget et le choix des prestataires.
Les résultats attendus et les mesures de contrôle
Pour garantir l’atteinte des objectifs fixés en tant que manager, vous devez définir des moyens de contrôle qui vous permettront de vérifier la conformité des actions menées tout au long du projet. Avec cette structure, le cahier des charges assure une gestion efficace des projets, quels que soient leurs domaines d’application. De plus, spécifier le Lead Time dans le cahier des charges aide à gérer les attentes concernant les délais de réalisation et de livraison du projet.
Quelles sont les étapes de la rédaction d’un cahier des charges ?
La plupart du temps, la rédaction d’un cahier des charges suit plusieurs étapes et ces derniers visent à définir les attentes et les exigences du projet. Si vous voulez savoir comment rédiger ou établir un bon cahier des charges, suivez les étapes suivantes :
Définir le contexte et les objectifs du projet
La première étape pour rédiger un cahier des charges est de définir le contexte et les objectifs du projet. Pour le faire, le manager doit identifier les besoins du client. Il doit comprendre ses attentes et ses contraintes. Ensuite, il doit définir les objectifs du projet de manière précise afin de déterminer ce que le projet doit accomplir. Pour faire un cahier des charges, le manager doit aussi définir un planning prévisionnel et identifier les ressources matérielles nécessaires sont des étapes essentielles dans la rédaction des cahiers des charges.
Les livrables attendus sont également spécifiés durant cette première étape afin de clarifier ce qui sera fourni à la fin du projet. Enfin, le chargé de projet doit fixer le budget et le calendrier du projet. Il doit déterminer les ressources financières disponibles et les échéances à respecter. Cette étape permet d’établir une base solide pour la planification et l’exécution du projet.
Décrire les besoins fonctionnels et techniques
La deuxième ét ape consiste à définir les besoins fonctionnels et techniques du projet. Pour ce faire, vous devez, en tant que manager élaborer un cahier des charges dans lequel vous allez détailler les fonctionnalités du produit ou du service que vous souhaitez développer. Définissez ce que le produit ou le service doit être capable de faire pour répondre aux attentes des clients.
Le directeur chargé d’écrire le cahier des charges du client doit aussi définir les précisions techniques nécessaires pour réaliser le projet. Cela inclut les exigences en termes de technologies, de langages de programmation et de plateformes. Enfin, vous devez identifier les contraintes et les limitations auxquelles le projet est soumis. Ces dernières ont rapport avec les contraintes de budget, de temps, de ressources disponibles, ou encore des limitations techniques. Les experts en management de projets et les consultants en gestion de projet soulignent l’importance d’un cahier des charges pour la réussite de tout projet
Rédiger les clauses administratives
La rédaction des clauses administratives établit le cadre contractuel et les modalités opérationnelles du projet. Pour rédiger ses clauses, définissez les conditions générales de vente tout en clarifiant les termes et les conditions de la transaction entre les parties impliquées. Pensez aussi à déterminer les responsabilités de chaque partie afin d’éviter tout malentendu ultérieur. Enfin, prévoyez les modalités de paiement et de livraison.
Valider le cahier des charges
La dernière étape de la rédaction d’un cahier des charges fonctionnelles est de valider le document. Pour le faire, vous devez faire relire le cahier des charges par le client. Cela lui permet de vérifier si toutes ses exigences ont été respectées. Ensuite, en fonction des retours obtenus, apportez les modifications nécessaires pour corriger les éventuelles erreurs ou omissions mentionner par le client. Cette étape de révision du cahier des charges techniques favorise la pertinence du document.
Enfin, une fois que toutes les modifications ont été apportées, vous devez obtenir la validation formelle du client. Cette dernière atteste de l’approbation finale du cahier des charges et marque le début de la phase de réalisation du projet. En suivant ces étapes pour réaliser un cahier des charges, vous favorisez la gestion des contrats et la gestion des achats qui ne sont rien d’autre que des composantes clés pour les autres projets à grande échelle.
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Quelques conseils pour réussir son cahier des charges
Réussir un cahier des charges favorise le succès de tout projet. En effet, pour garantir la qualité et la pertinence de votre document, vous devez par exemple :
Être clair et précis
L’une des clés pour bien réussir son cahier des charges est d’être de plus en plus claire dans le contenu. Pour le faire, la manager doit par exemple utiliser un langage simple et compréhensible. Il doit aussi éviter autant que possible le jargon technique. De plus, il doit s’assurer que toutes les parties, qu’elles soient techniques ou non, puissent comprendre facilement les exigences et les spécifications du projet. Une gestion d’équipe efficace permet aussi de créer du cahier des charges pour assurer la collaboration et le succès du projet.
Être complet et exhaustif
Si vous voulez réussir un cahier de charge, vous ne devez rien laisser au hasard. En effet, veillez à ce que ce document soit complet et exhaustif. Détaillez dans le contenu du document toutes les fonctionnalités, les exigences techniques, les contraintes et les délais. Certains chargés de projet vont jusqu’à anticiper les questions et les problèmes potentiels que pourraient rencontrer les membres de l’équipe projet dans le but de les aborder.
Être flexible et adaptable
Quand bien même le cahier des charges fixe les bases du projet, le manager doit rester flexible et adaptable. En effet, il est important pour lui de comprendre que le projet peut évoluer au fil du temps, en fonction des besoins et des contraintes rencontrées en cours de route. Dans ces conditions, il doit veiller à ce que le cahier des charges puisse s’adapter à ces différents changements sans oublier de garantir la cohérence et la qualité du résultat final.
Communiquer avec le client
Tout au long du processus de la rédaction du cahier des charges, la communication avec le client est très importante. En effet, il faut souligner qu’adopter une approche de travail collaboratif améliorera la qualité du cahier des charges. Dès lors, informez le client en ce qui concerne l’avancement du projet, les décisions prises et les choix effectués. Impliquez le client dans la validation des points importants du cahier des charges dans l’objectif de vous assurer que ses attentes sont prises en compte. En suivant ces conseils, vous aurez une grande chance de réussir la rédaction de votre cahier des charges.
Exemples de cahiers des charges
Il existe généralement plusieurs types de cahiers des charges pour réaliser de différents projets. Parmi ces derniers, on peut noter :
Le cahier des charges pour un site web
Un cahier des charges technique pour votre site Internet est un document qui fournit de nombreuses informations sur un projet de création de site internet ou de refonte de site Internet. Ce dernier établit par exemple les paramètres comme :
- Le contexte du projet de site ;
- Les objectifs visés ;
- Les éléments graphiques ;
- Les fonctionnalités attendues ;
- Les critères de sélection des prestataires ;
- Le calendrier prévisionnel du projet.
Un cahier des charges fonctionnel détaille en premier lieu le champ d’action du site. Il décrit les fonctionnalités attendues et le niveau de performance à atteindre pour les utilisateurs et les administrateurs. Il faut souligner aussi que le cahier des charges pour un projet de création de site web fait figurer les contraintes comme le budget, les échéances et les exigences techniques. C’est sans doute un outil indispensable pour guider la création et le déploiement d’un site Web.
Le cahier des charges pour une application mobile
Le cahier des charges prévu pour une application mobile est un exemple de cahier des charges qui mentionne toutes les attentes en matière de contenu et de design pour votre future application. Il spécifie les exigences relatives au responsive design, à l’ergonomie et aux fonctionnalités attendues. C’est une référence pour structurer votre projet, depuis sa conception jusqu’à sa réalisation finale.
Avec les détails de chaque aspect du développement de l’application, le cahier des charges donne la possibilité d’avoir une idée précise de chaque étape du processus ainsi que le délai de création de l’application mobile. Dans le contexte d’un cahier des charges pour un projet agile sur une application mobile par exemple, détailler l’approche de sprint planning clarifie la méthodologie de travail et les cycles de développement.
De plus, le cahier des charges pour une application mobile est aussi indispensable pour les potentiels prestataires. Il leur permet de comprendre les phases d’un projet et de proposer des devis adaptés. Pour une agence web et les développeurs, un cahier des charges bien rédigé est synonyme de clarté et d’efficacité. Il facilite la collaboration à long terme en établissant des bases pour le développement de l’application.
Concernant les fonctionnalités et autres, le cahier des charges détaille les exigences de l’application et les spécifications techniques nécessaires à sa réalisation.
Le cahier des charges pour un logo
Le cahier des charges pour un logo est un modèle de cahier des charges qui permet à une entreprise de définir ses besoins en termes de logo auprès du créatif chargé de sa conception. Ce document détaille en quelque sorte les attentes de l’entreprise en matière de design, de style, de couleur et d’utilisation du logo. Une fois le cahier des charges établi, le directeur artistique chargé de créer le logo propose un devis à l’entreprise pour la réalisation du projet.
Après la signature du devis, les chargés de projet s’engagent auprès de leur client pour répondre aux exigences dans le cahier des charges du logo. Dans le brief, plusieurs parties doivent être expliquées pour que le graphiste comprenne les souhaits de l’entreprise. Par ailleurs, il faut souligner aussi que le cahier des charges pour le projet graphique inclut des éléments comme la charte graphique, la typographie et la couleur.
Il spécifie aussi les styles et les couleurs à utiliser pour le logo, ainsi que les formats et les déclinaisons attendus pour différents supports de communication. D’une manière ou d’une autre, il faut retenir que le cahier des charges est un document qui facilite la réalisation d’un projet. Il formalise de manière précise les attentes, les spécifications et les contraintes techniques liées à un projet.
Communiquer avec le client
Tout au long du processus de la rédaction du cahier des charges, la communication avec le client est très importante. En effet, il faut souligner qu’adopter une approche de travail collaboratif améliorera la qualité du cahier des charges. Dès lors, informez le client en ce qui concerne l’avancement du projet, les décisions prises et les choix effectués. Impliquez le client dans la validation des points importants du cahier des charges dans l’objectif de vous assurer que ses attentes sont prises en compte. En suivant ces conseils, vous aurez une grande chance de réussir la rédaction de votre cahier des charges.
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