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Charges fixes et variables, comment maîtrisez vos coûts ?
Dans le domaine de la comptabilité, les charges fixes sont les charges qui demeurent stables en dépit du niveau d’activité de l’entreprise. Les charges variables (le coût des matières premières par exemple) sont quant à elles changeantes et dépendent de l’activité de la structure. Ces deux charges sont utilisées pour déterminer le seuil de rentabilité. Et il ne faut surtout pas les confondre avec les charges directes et indirectes. La séparation des charges fixes des charges variables permet essentiellement de mesurer le poids de certains coûts sur le chiffre d’affaires de l’entreprise et la rentabilité de son modèle économique. Le compte de résultat de l’entreprise offre ainsi la possibilité de visualiser les charges fixes et les charges variables. Une telle distinction constitue une aide aux prises de décision relatives à la réduction des frais liés à certains postes et à la gestion de la caisse en général. L’utilisation des fichiers des écritures comptables permet de catégoriser et suivre de manière précise les charges fixes et variables, facilitant ainsi la préparation des états financiers. Une gestion comptable rigoureuse permet de séparer précisément les charges fixes des charges variables, facilitant ainsi la prise de décision financière.
Quelles sont les charges fixes d’une entreprise ?
Encore appelées « charges structurelles » ou « charges de structure », les charges fixes sont des frais indépendants du chiffre d’affaires d’une entreprise. Quel que soit le nombre de ventes réalisées par la structure commerciale ou la quantité de marchandises produites, elles restent notamment stables durant toute la durée d’un exercice comptable et évoluent par paliers.
Les charges fixes doivent être prévues dans la comptabilité de la société puisqu’elles impliquent une périodicité de règlement. Par exemple, les frais de location d’un bâtiment à usage professionnel constituent une charge fixe qui ne dépend pas de l’activité. Elle ne varie pas d’un mois à l’autre.
Quelques exemples de charges fixes
Vous trouvez notamment dans la catégorie des charges fixes :
- L’entretien des locaux ;
- Les charges fiscales ;
- Les abonnements ;
- Les intérêts de prêts bancaires ;
- Les charges sociales (hors salaires rémunérés à l’objectif) et salaires administratifs ;
- L’assurance ;
- Les dotations aux amortissements d’immobilisation ;
- Les abonnements de téléphonie, gaz et électricité ;
- Les loyers mobiliers (location de véhicules, de matériel, etc.) et immobiliers …
On comprend donc que les charges fixes sont généralement payées mensuellement. Elles sont liées à la structure et au fonctionnement d’une entreprise.
Quelles sont les charges variables d’une entreprise ?
Également appelées « charges opérationnelles » ou « charges d’activités », les charges variables fluctuent essentiellement en fonction de l’augmentation du chiffre d’affaires d’une entreprise ou de son activité. Elles varient dans le temps en fonction des ventes de la structure commerciale.
Techniquement, les charges variables vont baisser si l’entreprise se confronte à une baisse de commandes. À l’inverse, les charges variables vont augmenter si les ventes sont en hausse. Et il n’y aura donc plus de charges variables si le chiffre d’affaires venait à s’annuler. En prenant le cas d’un établissement de restauration rapide, les charges variables correspondent par exemple aux frais de livraison à domicile, aux emballages ou encore aux ingrédients ayant servi pour la réalisation des sandwichs. On comprend ainsi que c’est le nombre de commandes qui déterminera ces charges-là chaque jour !
Quelques exemples de charges variables
Les charges variables dépendent de l’activité de l’entreprise. Elles sont dites dynamiques. Les charges variables regroupent entre autres les postes suivants :
- Les coûts de distribution ;
- Les commissions ;
- La rémunération du personnel opérationnel ;
- Les frais de transport ;
- Les contrats de sous-traitance ;
- Les frais de packaging ;
- Les achats de matières premières.
Gare aux charges mixtes !
Certaines charges peuvent en effet être mixtes, c’est-à-dire semi-fixes et semi-variables. On peut prendre ici l’exemple du salaire d’un commercial qui en plus de son salaire, toucherait des commissions en fonction du chiffre d’affaires qu’il apporte à la société. Certaines charges sont dites mixtes parce qu’il n’est pas possible de les classer dans un poste ou dans un autre de façon radicale. Elles peuvent demeurer fixes pendant un temps et commencer par varier quand l’entreprise passe un palier de croissance. La téléphonie ou l’électricité devront par exemple être analysées comme une charge variable pour la partie consommation et une charge fixe pour la partie abonnement.
Importance des charges fixes et variables dans la gestion financière d’une entreprise
Les charges fixes et variables sont particulièrement incontournables dans la définition d’une stratégie d’entreprise. Le fait de cerner la différence entre les deux, conduit à la maîtrise de la variabilité des coûts, ce qui permet à l’entreprise de pouvoir faire face à une baisse éventuelle de son activité et d’être plus flexible.
L’analyse des charges fixes et variables fait partie du prévisionnel financier. Elle offre la possibilité à l’entreprise d’évaluer sa rentabilité à base deux indicateurs clés que sont le seuil de rentabilité et la marge sur coût variable. Ces deux charges se présentent donc comme des outils essentiels de contrôle de gestion. La compréhension du MRR est cruciale pour les entreprises avec des abonnements, car cela aide à mieux équilibrer les charges variables par rapport aux revenus récurrents.
Par ailleurs, la répartition entre charges variables et charges fixes influence notamment :
- La profitabilité de l’entreprise ;
- La rapidité de croissance de l’entreprise ;
- La politique commerciale choix des fournisseurs, des points de vente, prix, etc.
Un crédit management efficace est indispensable pour maintenir la liquidité et gérer les obligations financières permanentes liées aux charges fixes.
Le seuil de rentabilité
Le seuil de rentabilité est le seuil d’activité minimal à partir duquel la société n’est pas en déficit. Le seuil de rentabilité se traduit en volume d’activité, en nombre de jours de chiffre d’affaires ou en chiffre d’affaires.
Le calcul du seuil de rentabilité
Le seuil de rentabilité fait la distinction entre les charges fixes et les charges variables. C’est pour cette raison qu’il est important de savoir les différencier.
La formule de calcul du seuil de rentabilité est :
Seuil de rentabilité = Charges fixes ÷ Taux de marge sur les coûts variables
En sachant que le taux de marge sur coûts variables est :
Taux de marge sur les coûts variables = [(Chiffre d’affaires – Charges variable) ÷ Chiffre d’affaires]x100.
Pour piloter la gestion de son entreprise de façon sereine, le seuil de rentabilité est l’un des ratios de gestion que tout bon dirigeant se doit de connaître. Les KPI financiers, en particulier ceux qui mesurent les ratios entre charges fixes et variables, fournissent des indicateurs clés pour l’évaluation de l’efficacité opérationnelle.
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Pourquoi est-ce important de connaître le niveau de charges fixes de son entreprise ?
Il est indispensable pour un dirigeant d’entreprise ou un auto-entrepreneur de connaître son niveau de charges fixes. Les charges fixes font en effet partie intégrante du seuil de rentabilité de la société.
On sait déjà que le seuil de rentabilité = charges fixes ÷ (marge sur coûts variables / chiffre d’affaires). Si une entreprise a par exemple :
• 3.000 euros de chiffre d’affaires ;
• 1.500 euros de marge sur les coûts variables ;
• 1.000 euros de charges fixes.
Le calcul se fait de la façon suivante : 1.000 ÷ (1.500/3.000) = 2000 euros
C’est donc en dégageant un chiffre d’affaires d’au moins 2000 euros que l’entreprise commencera à être rentable. Afin de ne pas perdre d’argent, elle devra par conséquent s’assurer d’avoir toujours un chiffre d’affaires suffisant pour couvrir ses charges fixes.
C’est pour cette raison que les charges fixes sont prises en compte dans le calcul du prix unitaire. La société doit ainsi connaître le coût de revient unitaire, c’est-à-dire combien lui vaut la production d’un produit. Dans le but de dégager des bénéfices, elle pourra ensuite évaluer les marges qu’elle souhaite appliquer.
De plus, en cas de baisse d’activité, puisqu’elles ne dépendent pas du niveau d’activité de l’entreprise, les charges fixes n’ont pas vocation à diminuer. Toutefois, il peut être opportun de revoir la liste des charges fixes de la firme et les montants associés. Cela permettra notamment de changer de fournisseurs ou de prestataires, de renégocier les contrats ou encore de supprimer des dépenses non essentielles. Le fait de connaître le seuil de charges fixes de l’entreprise permet ainsi de garantir sa rentabilité en maîtrisant les charges.
Charges directes et indirectes
Les charges directes et indirectes ne doivent pas être confondues avec les charges variables et les charges fixes. Les charges directes constituent les charges que vous pouvez incorporer directement au coût de revient d’un service ou d’un produit. Le packaging d’un produit, la matière première … sont des charges directes.
Concernant les charges indirectes (électricité, loyer, amortissement, etc.), ce n’est qu’après le calcul du coût de revient du produit qu’elles seront incorporées, selon une méthode de répartition prédéfinie par la société.
Les charges fixes : comment les calculer ?
La procédure de calcul des charges fixes relève fondamentalement du contrôle de gestion. Les résultats de l’entreprise sont particulièrement et effectivement impactés par leur maîtrise. La détermination des charges fixes permettra le calcul du seuil de rentabilité de la structure commerciale et ainsi ses besoins réels en matière de chiffre d’affaires.
En effet, afin de ne pas être déficitaire, l’activité de l’entreprise devra toujours être conséquente pour couvrir les charges fixes. Il est par exemple très facile d’aiguiller les charges en frais variables ou frais fixes pour le cas des activités simples. Mais à partir du moment où l’activité devient complexe, il devient capital d’étudier soigneusement les charges pour en déduire celles qui sont fixes ou non.
En additionnant les montants fixes payés mensuellement, vous pouvez donc calculer les charges fixes sur un exercice comptable. Sa valeur se définit de façon générale à partir d’une balance comptable. La ventilation des charges entre variables et fixes se fait alors poste par poste.
L’activité de la société va déterminer la classification des charges. Toujours avec l’exemple de l’électricité, elle peut être considérée comme une charge fixe pour beaucoup d’entreprises et une charge mixte pour les usines de production.
Les charges variables : comment les calculer ?
En général, les charges variables sont estimées en pourcentage du chiffre d’affaires réalisé, des quantités produites vendues ou du volume des ventes réalisées. Il est essentiel d’avoir une vision claire et précise de ce type de charges. Elles servent en effet à déterminer la marge sur coût variable, l’un des indicateurs financiers fondamentaux pour l’entreprise.
Pour calculer la marge sur coût variable, on soustrait le total des charges variables du chiffre d’affaires. L’entreprise est alors bénéficiaire si les charges fixes sont inférieures à la marge sur coût variable.
À quoi servent les charges variables et les charges fixes dans le compte de résultat ?
C’est à partir des charges fixes et variables de la société qu’on établit le compte de résultat. Ce document définit l’ensemble des recettes et dépenses d’une entreprise durant un exercice comptable. C’est de la différence entre ces deux postes qu’on détermine le résultat comptable et par conséquent les bénéfices de l’entreprise avant imposition.
Les charges fixes et variables sont présentées dans la partie « débit »du compte de résultat. Elles servent notamment à définir la définition du résultat d’exploitation. Les charges d’exploitation sont les charges relatives à la production de la société. Elles portent essentiellement sur les dépenses engagées pour la production de services ou de produits. L’importance de ces charges se révèle lorsqu’on les rapporte au chiffre d’affaires. Plus la charge prend une part conséquente du CA, plus elle va impacter la rentabilité de l’entreprise.
Pour assurer de la bonne santé de la société, vous devez aussi étudier leur évolution dans le temps. Au nombre de ces charges, l’impôt sur les entreprises est fixe. Celui-ci se détermine à l’aide d’un taux fixe affecté au résultat comptable. Cependant, vu que ce taux varie d’une année sur l’autre, la charge sera alors revue à chaque exercice.
Les charges patronales sont également des charges financières fixes. Elles ne sont pas dépendantes de la production. Les charges variables sont surtout celles liées à l’approvisionnement en matières premières. Par exemple, les charges financières sont constituées par les charges fixes des remboursements des intérêts d’un prêt bancaire. Les charges variables ici seront relatives aux différents frais bancaires ou pénalités de retard.
Quant aux charges exceptionnelles, elles sont constituées de toutes les conséquences budgétaires de situations rares, accidentelles ou non récurrentes. La notion de charges fixes et variables ne les affecte pas, car elles sont occasionnelles par nature.
Différents indicateurs clés pour l’entreprise sont déterminés pour un exercice comptable. Comme évoqué précédemment, la marge sur coût variable est le chiffre d’affaires auquel sont soustraites les charges variables. Le résultat est obtenu en prenant cette marge moins les charges fixes. Et c’est ainsi qu’on obtient les bénéfices réalisés par l’entreprise.
Une telle différenciation entre frais fixes et variables permettra également de déterminer le seuil de rentabilité de l’entreprise, qui n’est rien d’autre que le baromètre de la santé de la société. Il vous permet surtout de connaître le chiffre d’affaires à réaliser pour ne pas perdre en capital. Un tel calcul se fait par palier en commençant par définir le taux de marge sur coûts variables puis le seuil de rentabilité.
Après avoir identifié les charges fixes et variables, une astuce simple consiste à les renseigner dans un tableau sous Excel par exemple. Cela vous permet notamment de réaliser vos calculs plus facilement par la suite. Le compte de résultat différentiel (qu’il ne faut pas confondre avec le compte de résultat classique) est en effet obtenu également à partir de la répartition des charges en charges fixes et en charges variables.
Avec un tel document, vous pourrez identifier la marge qui est réalisée sur les coûts variables. Autrement dit, quel montant vous reste-t-il notamment pour payer les coûts fixes une fois que vous avez payé les coûts variables ?
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Utilisation de Pennylane pour la gestion des charges fixes et variables
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Que vous soyez déjà installé ou sur le point de créer une entreprise, il est essentiel de suivre et d’anticiper les dépenses de l’entreprise. S’il n’est pas rare de distinguer les charges hors exploitation et les charges d’exploitation en comptabilité, il est tout aussi indispensable de faire la distinction entre les charges variables et les charges fixes.
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