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Charte de télétravail 2024 : définition, contenu, mentions légales, obligations
Le télétravail au sein des entreprises se développe davantage depuis quelques années. Il s’agit d’une forme d’organisation du travail qui offre la possibilité aux salariés de travailler en dehors des locaux de leur entreprise. La charte de télétravail est quant à lui, un document qui vient fixer les règles de la mise en place du télétravail. Elle est utile pour assurer le meilleur fonctionnement du télétravail pour les salariés dans l’entreprise. Quelles données sont incluses dans une charte de télétravail ? Comment est-elle mise en place ? On vous explique tout dans ce guide.
C'est quoi une charte de télétravail ?
Mise en place au sein d’une entreprise, la charte de télétravail sert à établir un cadre formel aux règles qui s’appliquent au télétravail. C’est un mode d’emploi du télétravail que l’employeur utilise quand il souhaite mettre en place ce système au sein de son entreprise.
Il est possible de mettre le télétravail en place simplement par un accord collectif. La charte de télétravail n’est donc pas obligatoire. Si le télétravail est par exemple occasionnel, un simple accord entre l’employeur et le salarié peut suffire.
Toutefois, la charte de télétravail permet de sécuriser la pratique du télétravail. Si l’employeur veut mettre ce système de travail en place, il est toujours recommandé d’établir cet ensemble de règles. Elle permet de renforcer le rôle du travail d’équipe dans le succès du télétravail, en proposant des stratégies pour maintenir l’engagement et la productivité.
Que contient une charte de télétravail ?
C’est l’employeur qui rédige la charte de télétravail. Il s’agit donc d’un document unique dont le contenu varie d’une société à une autre. L’employeur y indique les règles qu’il souhaite mettre en place autour du programme de télétravail. La charte « type » n’existe donc pas. Elle doit s’adapter aux particularités de chaque organisation.
Une charte de télétravail doit inclure certaines mentions conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail. Mis à part ces mentions obligatoires, il est recommandé de compléter la charte pour la rendre la plus précise possible. Pour ce faire, l’employeur peut rajouter des mentions supplémentaires.
Les mentions obligatoires
Listés dans l’article L.1222-9 du Code du travail, les contenus obligatoires d’une charte de télétravail sont les suivants :
- Les conditions de passage en télétravail, de fin de télétravail et de retour en présentiel ;
Il est précisé ici les critères d’éligibilité et les catégories de salariés pouvant bénéficier du télétravail (ex. temps de transport, nature des fonctions, niveau d’autonomie pour travailler seul, activités, ancienneté, etc.). L’employeur doit mentionner également les conditions pour mettre fin au télétravail (ex. : qualité insatisfaisante du travail, nouvelles attributions avec les critères du télétravail, inadéquation de la façon de travailler du salarié, etc.).
- Les conditions d’acceptation des modalités de mise en œuvre du télétravail ;
Par exemple, la manière dont l’accord du salarié doit se matérialiser pour faire du télétravail.
- Les modalités de régulation de la charge de travail et de contrôle du temps de travail ;
Ici, l’employeur définit la durée hebdomadaire de télétravail (ex. : nombre de jours autorisés par semaine, nombre d’heures supplémentaires, temps de pause, etc.). Il doit préciser la façon dont seront suivis et régulés la charge et le temps de travail. Sans oublier les conditions d’organisation et de tenue de l’entretien du bilan annuel sur la situation d’activité du salarié et sa charge de travail.
- Les conditions d’accès des salariés aidants d’un proche, d’un parent ou d’un enfant à une organisation en télétravail ;
- Les conditions d’accès des salariés en situation de grossesse à une entreprise de télétravail ;
- Les conditions d’accès des travailleurs handicapés à une société en télétravail ;
- Les horaires de disponibilité durant lesquels le salarié en télétravail peut être habituellement contacté par l’employeur.
Pour ce dernier point, il faut noter que même si les télétravailleurs jouissent d’une certaine autonomie sur la gestion de leurs horaires de travail, ils seront toutefois obligés de rester joignables aux horaires définis dans la charte de télétravail.
Les mentions supplémentaires
En plus des mentions obligatoires, l’employeur peut inclure d’autres mentions supplémentaires dans sa charte sur le télétravail :
- Le lieu de travail;
Où les salariés peuvent-ils travailler ? Ont-ils la possibilité de travailler dans un espace de coworking ou en dehors de leur domicile ? Qu’est-ce qui se passe lorsqu’un salarié souhaite déménager ?
- Les équipements et outils mis à disposition pour favoriser le télétravail ;
L’employeur doit décrire et déterminer les techniques de communication et de connexion à distance. Sans oublier les outils nécessaires au télétravailleur (connexion internet, ordinateur, etc.). Votre charte doit mentionner les outils ressources humaines essentiels au soutien de la collaboration et du bien-être des équipes en télétravail.
- Les modalités de passage en télétravail en cas de situations exceptionnelles ;
Puisqu’il est ici question d’un cas de force majeure (télétravail occasionnel), l’employeur doit préciser les outils de travail à distance que l’organisation pourra mettre à disposition du salarié dans le cadre de l’exercice normal de leurs fonctions. Il est essentiel d’aborder dans la charte télétravail les aspects de gestion du personnel à distance, soulignant l’importance d’une communication claire et d’objectifs partagés.
- Les conditions de remboursement des dépenses liées au télétravail ;
- Les consignes de confidentialité ;
L’employeur doit établir les règles de confidentialité et de sécurité qui entourent l’utilisation de ses outils. On parle du niveau de confidentialité en télétravail.
- Consultation des IRP ;
Il est intéressant de soumettre la charte de télétravail de l’organisation à la consultation des représentants du personnel.
- Les consignes de sécurité et de santé ;
Ici, l’employeur doit préciser les conditions nécessaires pour que le salarié puisse remplir ses missions dans des conditions satisfaisantes. C’est pourquoi il est utile d’intégrer dans votre charte de télétravail des pratiques de gestion des talents pour optimiser l’engagement et la performance à distance. Pendant le télétravail, y a-t-il par exemple une assurance multirisque habitation en cas d’accident au domicile ? Quelle est la marche à suivre dans ce cas ? Quelles sont les règles de sécurité et de santé en télétravail ? L’employeur peut prévoir par exemple que tout accident survenu durant les horaires de télétravail devra être signalé immédiatement à la direction et que le salarié devra fournir un certain nombre d’éléments pour l’établissement de la déclaration d’accident du travail.
- Les droits collectifs
L’employeur peut décider que les salariés remplissant leurs fonctions dans l’entreprise bénéficient des mêmes droits que ceux qui sont en télétravail. Pendant l’exécution de ses missions en télétravail, si le télétravailleur est par exemple victime d’un accident, il bénéficiera du régime lié aux accidents du travail.
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Dans quel cas faut-il créer (ou non) une charte télétravail ?
Il existe trois situations fondamentales qui peuvent pousser un employeur à créer (ou non) une charte de télétravail :
- Vous n’autorisez le télétravail que très ponctuellement ;
- Il existe déjà un accord collectif sur le télétravail au sein de l’entreprise ;
- Vous souhaitez pérenniser le télétravail dans votre entreprise en absence d’accord collectif.
Quoi qu’il en soit, il est essentiel que la charte encourage des pratiques solides de communication interne pour surmonter les défis de la dispersion géographique des équipes.
Comment mettre en place une charte de télétravail ?
Il faut suivre trois étapes principales pour mettre en place une charte de télétravail :
Utiliser un modèle ou un service juridique
Il y a plusieurs modèles de chartes de télétravail disponibles en téléchargement gratuit sur internet. Ils peuvent vous servir de trame et vous fournir des idées de mesures à envisager. Ces modèles réduisent le risque d’oubli de certaines mentions importantes et vous permettent de visualiser la structure du document.
De plus, si vous avez un service juridique, il sera utile de le solliciter. Le fait de faire relire le document par un juriste vous aide à avoir la garantie que vous n’enfreignez pas la loi. Le rôle du juriste est de s’assurer que vous ne faites pas de discrimination. Si vous vous basez sur un modèle de charte de télétravail, assurez-vous de l’adapter conformément à vos objectifs stratégiques.
Réfléchir de façon stratégique
Partant d’une page blanche ou sur la base d’un modèle, il vous faut prendre des décisions avant de rédiger votre charte. De quelle façon souhaitez-vous autoriser le télétravail ? Vous devez mener une réflexion stratégique et prendre en compte vos enjeux en matière d’image de marque et de coûts. Voici quelques questions auxquelles il vous faut répondre :
- « Full remote », planning structuré ou télétravail occasionnel ?
- Télétravail généralisé ou spécifiquement réservé à certaines fonctions ?
- Quelles stratégies pour gérer les employés à distance ?
- Faudra-t-il mettre en place des indemnités de télétravail ?
Vous devez évaluer les avantages et les inconvénients du télétravail pour chaque question.
Rédiger la charte
La charte de télétravail est élaborée par l’employeur conformément à l’article L1222-9 du Code du travail. S’il existe un comité social et économique (CSE), celui-ci devra d’abord laisser son avis. Par ailleurs, CSE ou non, l’employeur n’est pas tenu de consulter ses employés.
Néanmoins, il est recommandé de solliciter ceux-ci pour faciliter la mise en place de la charte de télétravail. Les employés connaissent mieux leurs problématiques. Sans oublier qu’ils sont les principaux concernés par les mesures. Leur point de vue peut être intéressant. Les collaborateurs sont naturellement mieux enclins à respecter les règles quand ils ont participé à l’élaboration de la charte de télétravail.
À quoi sert une charte de télétravail ?
La Charte de télétravail est comme un mode d’emploi qui précise les objectifs du télétravail. Elle indique les modalités de mise en œuvre applicable aux salariés, les devoirs et les droits des télétravailleurs, etc. Que ce soit à la demande des salariés ou de sa propre initiative, c’est un document que l’employeur peut utiliser dès lors qu’il souhaite mettre en place et organiser le télétravail dans la société.
Il n’est pas obligatoire de créer une charte pour le télétravail. Lorsque le télétravail est occasionnel, un simple accord entre l’employeur et son salarié suffit pour le mettre en place. Mais quand il est régulier, la norme voudrait qu’il soit formalisé par le biais d’une charte de télétravail. Cela permet notamment de :
- Éviter la mise en cause de l’employeur en régulant efficacement l’accès et les contours du télétravail ;
- Favoriser la communication interne et la transparence dans l’entreprise ;
- Définir un cadre collectif ;
- Éviter toute difficulté de compréhension et tout débordement ;
- Éviter les risques de discrimination à l’employeur et surtout d’avoir à motiver chacun de ses refus (la demande de télétravail est acceptée uniquement quand les conditions prévues dans la charte ou dans l’accord sont remplies) ;
- Mener une réflexion sur le télétravail et s’interroger sur le droit à déconnexion et l’utilisation des outils numériques.
La charte de télétravail est un pilier de la digitalisation RH, facilitant l’adaptation des politiques de travail aux nouvelles technologies.
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Quels sont les droits et obligations du salarié et de l’employeur ?
L’employeur
Les salariés en télétravail doivent être considérés comme les autres salariés de l’entreprise. L’employeur est donc tenu de :
- Donner les moyens nécessaires aux télétravailleurs de mener à bien leurs missions (formation, outils, équipements, etc.) ;
- Assurer la sécurité et la santé des télétravailleurs ;
- Respecter la vie privée des télétravailleurs et leur droit à la déconnexion ;
- Informer les salariés des dispositifs de collecte et de contrôle de données ;
- Communiquer les modalités de mise en place du télétravail ;
- Proposer les mêmes avantages aux salariés en travail présentiel et aux télétravailleurs (droits à la formation, tickets restaurants, etc.).
Mis à part ses obligations générales, la situation de télétravail de ses salariés oblige l’employeur à quelques obligations spécifiques (C. trav., art. L. 1222-10). L’employeur doit en effet prévoir un entretien annuel avec son salarié pour évoquer les questions sur la charge de travail en télétravail et l’organisation de ses missions. Il doit lui communiquer toutes les restrictions d’usage de services de communication électronique et d’outils informatiques. Les sanctions en cas de non-respect de ces restrictions devront également être indiquées à l’utilisateur. Pour un poste vacant dans les locaux de l’entreprise, l’employeur a l’obligation de le proposer en priorité à tout salarié en situation de télétravail (cas du télétravail total) si celui-ci correspondait à ses compétences et qualifications.
C’est aux dirigeants de prendre en charge les frais liés aux besoins de l’activité professionnels du salarié (« Cass. soc., 14 sept. 2016, n° 14-21893 et Cass. soc., 7 avr. 2010, n° 08-44865 »). Par contre, le télétravailleur va utiliser son chauffage, son électricité et sa connexion internet. D’après les services de l’URSSAF, l’employeur est libre d’effectuer un remboursement forfaitaire ou un remboursement des frais de connexions et consommables sur facture. Pour une journée de télétravail hebdomadaire, cette allocation forfaitaire mensuelle s’élève à 10 euros maximum. 10 euros seront ajoutés par jour de télétravail hebdomadaire supplémentaire. Dans la limite de 55 euros par mois, l’employeur peut choisir aussi de payer une allocation de 2,50 euros par jour télétravaillé. Il est important de souligner ici le fait qu’il s’agit des maximums fixés. Il revient à l’employeur de décider de ce qui sera. Les remboursements de frais ne seront soumis aux cotisations sociales que si des montants supérieurs sont pris en charge.
Pour finir, l’employeur devra verser une indemnité d’occupation s’il ne fournit pas un lieu de travail au salarié quand celui-ci est contraint de télétravailler. Cette indemnité est fixée en fonction de l’espace réservé par le salarié dans son logement pour travailler à distance. Souvent dans la moyenne de quelques dizaines d’euros par mois, elle est soumise aux charges sociales.
- Donner les moyens nécessaires aux télétravailleurs de mener à bien leurs missions (formation, outils, équipements, etc.) ;
- Assurer la sécurité et la santé des télétravailleurs ;
- Respecter la vie privée des télétravailleurs et leur droit à la déconnexion ;
- Informer les salariés des dispositifs de collecte et de contrôle de données ;
- Communiquer les modalités de mise en place du télétravail ;
- Proposer les mêmes avantages aux salariés en travail présentiel et aux télétravailleurs (droits à la formation, tickets restaurants, etc.).
Le salarié en télétravail
Le télétravailleur a les mêmes droits collectifs et individuels que ses collègues en poste dans les locaux de l’entreprise (article L. 1222-9 du Code du travail). On peut citer :
- Respect de la vie privée;
- Accès aux formations ;
- Accès aux avantages sociaux (chèques vacances et titres-restaurant, par exemple) ;
- Accès aux activités sociales de l’entreprise, aux informations syndicales …;
- Sécurité et santé au travail.
Les mêmes conventions et accords collectifs s’appliquent aux télétravailleurs. Ils bénéficient de la même couverture : accident et maladie du travail, Sécurité sociale, etc. Ils relèvent des mêmes dispositions légales en ce qui concerne les minima sociaux, rémunération des jours de congé, jours fériés, heures supplémentaires, etc.
C’est aux dirigeants de prendre en charge les frais liés aux besoins de l’activité professionnels du salarié (« Cass. soc., 14 sept. 2016, n° 14-21893 et Cass. soc., 7 avr. 2010, n° 08-44865 »). Par contre, le télétravailleur va utiliser son chauffage, son électricité et sa connexion internet. D’après les services de l’URSSAF, l’employeur est libre d’effectuer un remboursement forfaitaire ou un remboursement des frais de connexions et consommables sur facture. Pour une journée de télétravail hebdomadaire, cette allocation forfaitaire mensuelle s’élève à 10 euros maximum. 10 euros seront ajoutés par jour de télétravail hebdomadaire supplémentaire. Dans la limite de 55 euros par mois, l’employeur peut choisir aussi de payer une allocation de 2,50 euros par jour télétravaillé. Il est important de souligner ici le fait qu’il s’agit des maximums fixés. Il revient à l’employeur de décider de ce qui sera. Les remboursements de frais ne seront soumis aux cotisations sociales que si des montants supérieurs sont pris en charge.
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