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Améliorez votre productivité grâce à la dématérialisation de factures en 2024
Avec l’essor du digital dans cette ère du numérique, tous les secteurs se réinventent. Les enjeux de la comptabilité et de la finance eux aussi ne cessent d’évoluer, imposant aux managers des entreprises d’améliorer leur fonctionnement. En effet, dans la présentation de l’information financière, la pertinence n’est pas le seul enjeu. La minimisation des pertes de temps est elle aussi un enjeu de taille qui peut être géré à partir de plusieurs nouveaux concepts.
La dématérialisation des factures est une technique actuelle qui, en plus de devenir une obligation sur le plan légal, devient un atout sur le plan professionnel et déontologique. Ce concept peut encore sembler très abstrait. Fort heureusement, cet article vous présente de manière détaillée tout ce qu’il convient de savoir sur la dématérialisation des factures et comment la mettre en pratique grâce à un outil avant-gardiste comme Pennylane.
Présentation détaillée du concept de dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures est un concept plutôt générique qui renvoie à la dématérialisation de la facturation. Ce n’est pas une seule action mais plutôt un processus qui vise à numériser un ensemble d’actions. Lesdites actions sont principalement liées au traitement des éléments à utiliser dans l’émission de factures jusqu’à la production de l’output final c’est-à-dire la facture numérique.
En d’autres termes, il n’est plus question dans la dématérialisation de factures, de présenter ces pièces justificatives sous format papier. Pour les grosses factures qui nécessitent l’agrégation de plusieurs petites factures, le processus est identique. Les informations contenues dans les factures à agréger doivent être elles aussi numérisées et non écrites ou en version papier.
En matière de dématérialisation, les factures deviennent des fichiers numériques. Elles ont donc des propriétés de fichiers numériques. Ses propriétés se révèlent plus avantageuses sous certaines formes plutôt que d’autres. On a par exemple les fichiers types :
● XML
● EDL
● CSV
La dématérialisation de vos processus de facturation serait quasiment impossible sans de bons logiciels SaaS. Optez donc pour le logiciel avant-gardiste Pennylane si vous voulez bénéficier d’une plateforme facile à prendre en main et par la même occasion, dynamiser votre comptabilité.
Enjeux légaux de la dématérialisation des factures
La dématérialisation de factures qui a longtemps été vue dans certains espaces économiques comme un bruit de couloir est une réalité depuis à peu près 2010. Certaines lois comme la directive européenne 2010-45 dispose déjà de comment les factures devraient être dématérialisées à savoir soit par PDF signé, soit par PDF simple ou encore par EDI.
La question de la dématérialisation étant toujours au goût du jour, les réglementations en la matière n’ont pas cessé de se succéder. Que ce soit en 2013, ou encore en 2014 avec l’ordonnance du 26 juin, en 2016 avec le décret n°2016-1673 du 5 Décembre ou même en 2017 quand vient la réglementation sur l’archivage légal.
Plus récemment encore le décret n°2022-1299 du 7 octobre 2022 dispose de la manière dont les factures électroniques et plus largement les données liées à la facturation doivent être transmises. Ces réglementations étant évolutives et devant régir tous les aspects sous-jacents de la dématérialisation des factures sont nombreuses et ne cesseront d’être créées.
Tout l’intérêt de la dématérialisation des factures ne se situe pas seulement au niveau microéconomique des entreprises. L’Etat et plus particulièrement les autorités en charge des finances publiques ont besoin de plus de traçabilité dans les audits et les recouvrements. Il est aussi préférable d’avoir comme pour les normes IFRS, des canevas de facturation harmonisés afin de limiter drastiquement les pertes de temps.
Par ailleurs, les lois sur la dématérialisation des factures ont aussi un enjeu politique et écologique. Politique car dans un monde où la transformation digitale est galopante, il est nécessaire de l’intégrer rapidement dans ses processus pour avoir plus de crédibilité dans les échanges mondiaux. Le volet écologique concerne la réduction de l’utilisation du papier qui était employé à outrance dans les entreprises mobilisant une énorme documentation de facturation.
Enjeux Organisationnels de la dématérialisation des factures
Les entreprises qui se veulent florissantes sont sans arrêt aux prises avec les questions de conformité et de procédures. La dématérialisation étant une obligation légale devient progressivement une obligation d’entreprise. En tant que telle, sa mise en œuvre est déjà objet d’audit. De plus, l’archivage étant connexe à l’idée de facturation doit elle-même pouvoir compter sur des processus numériques pour rester au goût du jour.
Vous l’aurez compris, savoir dématérialiser ses factures est un gage d’efficacité dans la gestion comptable et financière de son entreprise. Plus qu’une méthode, la dématérialisation des factures doit être vue comme une stratégie à part entière de réduction des coûts
Avantages de la dématérialisation des factures
Le fait que la dématérialisation des factures soit une obligation légale peut biaiser la perception du sujet pour les entreprises, au même titre que les impôts. En réalité, une entreprise a plus à gagner en dématérialisant ses factures que l’État. Le gain de temps et les économies d’échelle que l’entité peut réaliser en valent largement la peine.
De manière concrète, en dématérialisant vos factures, vous facilitez à bien des égards votre archivage, vous faites des économies d’échelles en termes de temps et de papier et même en termes de ressources. Les déplacements pour faire parvenir vos factures ou pour retirer les documents y afférents sont grandement réduits.
La fiabilité du processus est établie. En effet, il est difficile de truquer les algorithmes de facturation sans éveiller des soupçons ou créer des irrégularités au niveau des systèmes. Pour de bon logiciel SaaS (Software as a service) comme ceux de Pennylane, la sécurité de vos fichiers est assurée et la traçabilité de chaque action est possible.
Quels sont les points négatifs de la dématérialisation des factures ?
Dans l’ensemble, la dématérialisation des factures revêt plus d’intérêts que de points négatifs. D’un point de vue technique et légal, la digitalisation des processus de facturation est une aubaine et même d’un point de vue financier.
Par contre, du point de vue du capital humain, la digitalisation des factures est moins intéressante. En effet, dématérialiser les factures revient à réduire un certain flux de travail et donc à réduire le champ d’action de certains technocrates. A cet effet, il y a un risque de perte d’emploi ou de perte d’utilité.
En clair, si la dématérialisation des factures semble réduire le travail, elle réduit aussi l’utilité de certains membres du personnel et peut même déboucher sur une réduction de salaire. Avec une telle technologie, la compétence clé devient la maîtrise du logiciel SaaS alloué bien plus que la maîtrise de la comptabilité. Par ailleurs, la trop grande technicité de ce processus est aussi un risque, il y a effectivement un risque de fraude car la personne maîtrisant le processus est la seule à pouvoir se servir du processus selon ses aspirations. En gros, les principaux défauts liés à la dématérialisation des factures sont d’ordre humain plutôt que d’ordre technique.
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Qu’est-ce qui empêche encore les entreprises d’opter pour la dématérialisation des factures ?
Si les principaux défauts liés à la dématérialisation sont d’ordre humain et social, les freins à l’implémentation de ce procédé dans les entreprises sont très souvent d’ordre idéologique et technique bien plus que d’ordre financier.
Sur le plan idéologique :
Malgré la force avec laquelle les réglementations de l’État sont de nature à impulser le processus au sein des entreprises. On observe toujours une réticence quasi systématique du top management des entreprises qui préfèrent se cantonner aux pratiques dont il a connaissance. Par ailleurs, la peur sous-jacente des supposés méfaits de la technologie est toujours pendante.
Par ailleurs, le présupposé selon lequel l’homme est supérieur à la machine peut ralentir à outrance le processus de choix d’un logiciel et l’acceptation d’une éventuelle dématérialisation de factures. En associant à tous ces freins, l’idée selon laquelle il faut forcément de grandes et coûteuses formations ainsi que des logiciels chers, on se rend compte que la dématérialisation des factures est très entravée par des idées reçues.
Sur le plan technique :
Plusieurs commodités doivent être mises sur pied avant de pouvoir rendre effective la dématérialisation des factures. Il faut se doter d’un bon outil de dématérialisation et d’une bonne ressource humaine.
À défaut d’avoir une ressource humaine de qualité dès la base, vous pouvez procéder à la formation de votre ressource humaine existante pour la rendre compétitive en la matière. Cette absence parfois récurrente de la compétence en dématérialisation de factures au sein de l’entreprise explique souvent l’absence dudit processus.
Que faut-il faire pour implémenter la dématérialisation de ses factures ?
Le processus de dématérialisation des factures commence par le choix de la solution digitale adéquate. En effet, avant même d’entrer dans les paramètres techniques, vous devez d’abord prospecter afin de choisir le logiciel parfait pour votre digitalisation de la facturation. A cet effet, il faut choisir un logiciel avec certaines caractéristiques.
Caractéristiques d’une bonne solution de dématérialisation des factures
Premièrement, une bonne solution de dématérialisation des factures doit tenir compte de la durée de vie requise pour une facture. Certes les réglementations sont différentes en fonction des zones géographiques, mais cette condition reste un prérequis.
En plus, la solution que vous choisissez doit pouvoir s’adapter à tous les besoins de saisie d’une facture à savoir la capture de certains documents nécessaires peu importe les formats. En d’autres matières, ce logiciel doit être tout en un, il doit pouvoir effectuer le nécessaire sans l’apport d’un module externe.
Ensuite, votre logiciel de digitalisation de facture doit être à la pointe de la technologie. En effet, plusieurs solutions utilisent aujourd’hui le cloud pour la sauvegarde des fichiers. C’est sans aucun doute un outil incontournable pour une entreprise quand on sait le nombre de factures qui peuvent être requises par jour. La solution Saas doit ensuite être facile à prendre en main, très intuitive et dispose d’une plateforme agréable pour la navigation.
Pour finir, votre choix de solution repose à 50% sur le prix de la solution. Bien qu’elle représente un coût nécessaire, celui-ci ne doit pas être trop élevé sinon le logiciel n’est plus un atout pour vous.
Formez les parties prenantes à la dématérialisation des factures
Étant donné qu’une bonne frange des parties prenantes en entreprise est amenée à produire des factures selon leur branche d’activité, il est nécessaire de les former même si leur compétence en la matière en informatique ou en finance est discutable. Il faut savoir scanner des documents existants, joindre des quantités existantes, savoir les calculer et surtout savoir importer et exporter des documents. Maîtriser ce genre de solution peut prendre plus ou moins longtemps mais ce sont des logiciels faciles à prendre en main.
Il est bien vrai que plusieurs logiciels de dématérialisation des factures existent mais si vous recherchez une solution digitale tout en un qui vous permettra de dématérialiser vos factures au plus vite, la solution de dématérialisation de factures de chez Pennylane est sans aucun doute le meilleur choix et cela pour plusieurs raisons.
Déjà, les entreprises étant dans une perpétuelle course contre la montre cherchent toujours à gagner du temps même lorsqu’elles forment. Avec Pennylane, tout est mis en place pour que vous puissiez rapidement implémenter votre transformation digitale de la facturation.
Le logiciel est d’une compétitivité sans pareille sur le marché des solutions SaaS. Il tient compte de la réglementation et est très intuitif pour rendre le travail plus fiable. Pour finir son interface est apaisante, idéale pour la prise en main et facile à naviguer.
En conclusion, la dématérialisation des factures est une réalité d’hier et d’aujourd’hui qui conditionne le futur des entreprises. Son utilité a été perçue dès 2010 et sa conception continue d’évoluer aujourd’hui. Loin d’être un frein pour les entreprises, la dématérialisation des factures permet à la fois de gagner en temps et en argent ce qui est non négligeable.
C’est une aubaine pour les auditeurs qui peuvent eux aussi effectuer leur travail avec plus d’éléments de traçabilité. Certes, la dématérialisation des factures à son lot de risques. Cependant, ceux-ci en valent largement la peine. De plus, avec des logiciels comme Pennylane, la prise en main de cette dématérialisation devient plus facile chaque jour.
