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Facture acquittée : Définition, importance et utilisation en 2024
Vous êtes chef d’entreprise vous vous envisagez de lancer votre entreprise ou votre microentreprise dans les prochains mois. Vous désirez en savoir sur la facture acquittée, sur son importance pour la comptabilité et pour la relation avec vos partenaires. Voici un mini-dossier qui vous révèle tout ce que vous ne savez pas sur ce document, qui bien que simple en apparence, peut sauver votre activité de bien des tourments et des litiges. Lisez plutôt.
La facture acquittée, qu’est-ce que c’est ?
En comptabilité, on distingue plusieurs types de factures. On distingue la facture pro-forma, la facture d’acompte, la facture de doit (la facture classique), la facture d’avoir, la facture acquittée. Il est donc important de savoir distinguer la facture acquittée afin de ne pas la confondre avec d’autres types de factures.
Une facturée est dite acquittée lorsque la dette qu’elle constate a été payée et régularisée. La facture acquittée est donc une facture sur laquelle on ajoute la mention « acquittée ». En d’autres termes, c’est une version actualisée de la facture initiale, puisqu’elle n’implique pas de créer une nouvelle facture.
La raison d’être de la facture acquittée se résume à ce qu’elle sert à témoigner du fait que le client a déjà réglé la vente de marchandises ou la prestation de services et que l’entreprise ou l’entrepreneur ayant émis la première facture a bien reçu la totalité de la somme correspondant au montant total de la dette.
Lorsque seule une partie de la créance a été payée, le document à émettre est plutôt la facture d’acompte. Elle atteste qu’une part de la créance a été versée à titre d’avance. Revenons à la facture acquittée.
En comptabilité, elle se comptabilise distinctement de la facture classique initiale afin de faire transparaître la régularisation totale par le client de sa dette dans la comptabilité. Cela est nécessaire pour que les états financiers soient exacts et que les responsabilités fiscales soient précises.
Est-il obligatoire d’établir une facture acquittée ?
La seule facture dont l’émission et l’envoi sont obligatoires, c’est la facture classique. La facture acquittée, elle, même si elle est classée au rang des documents comptable, n’est pas obligatoire. Le fournisseur qui ne l’envoie pas ne commet donc pas une faute, même si vous pouvez lui demander de vous l’envoyer pour vos besoins personnels, compte tenu des avantages des divers avantages qui y sont associés en matière de gestion de trésorerie et de suivi des factures.
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Pourquoi est-il important d’émettre une facture acquittée ?
Si elle n’est pas obligatoire, l’émission d’une facture acquittée offre de nombreux avantages autant pour l’émetteur que pour le destinataire. En effet, ce document permet de :
- Garantir la transparence et la traçabilité des transactions commerciales entre l’entreprise et ses clients ;
- Faciliter un suivi plus précis des entrées et des sorties de trésorerie et une meilleure gestion de trésorerie ou des liquidités ;
- Avoir de la facilité à décider de quand prendre des emprunts, quand faire des investissements, quand faire des paiements aux fournisseurs, etc.
- Avoir une meilleure compréhension des méthodes et des conditions de paiements préférées par les clients ;
- Identifier les clients douteux et les clients crédibles en fonction de leur délai de règlement de factures ;
- Disposer, dans le cadre d’un règlement de litige entre l’entreprise et ses clients ou ses fournisseurs, d’une preuve concrète de paiement effectif de l’échange commercial grâce à la valeur juridique de ce document ;
- Démontrer la capacité de recouvrement de créances de l’entreprise d’une part et d’autre part la capacité financière de l’entreprise à régler ses dettes et de faciliter ainsi l’accès à des prêts, à des aides ou à des financements auprès des institutions financières ou d’organismes tiers.
La facture acquittée a-t-elle une valeur juridique ?
Même si, contrairement à la facture classique elle n’est pas obligatoire, la facture acquittée s’avère très utile pour tenir une bonne comptabilité. Son importance se révèle surtout dans le cadre des audits financiers et comptables et dans le cadre des conflits entre clients et fournisseurs par rapport à une facture.
En effet, elle possède d’ailleurs une valeur juridique, car en vertu de l’article 1353 du Code civil, elle constitue un moyen de preuve de paiement d’un échange commercial. Pour les paiements en espèces pour lesquels il n’est pas toujours simple d’obtenir des preuves, la facture acquittée peut être très déterminante pour sécuriser vos arrières.
À cet effet, elles doivent être conservées en bon état pendant les documents comptables pendant une durée minimale de 10 ans d’après l’article L 123-22 du Code de commerce. Elles peuvent se révéler utiles lors des contrôles effectués de l’administration fiscale.
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Qui peut acquitter une facture ?
Une facture peut être acquittée par le client comme elle peut l’être par le fournisseur.
Le fournisseur
Lorsque, dans un échange commercial, vous êtes le fournisseur, c’est vous qui devez émettre et envoyer la facture acquittée au profit de votre client. L’émission de la facture vient pour attester au client que le paiement de sa dette vis-à-vis de l’entreprise a été bien reçu. Évidemment, la facture doit être conforme au format légal prédéfini, notamment en comportant toutes les mentions légales obligatoires.
Le client
Quand il a effectué le règlement de sa dette vis-à-vis de son fournisseur et que son compte bancaire a été débité, le client peut, lui-même, inscrire la mention acquittée sur la facture classique initiale et l’envoyer à son fournisseur.
Il enverra le document après y avoir annexé une copie de la preuve de paiement. Il peut s’agir par exemple d’une copie de son relevé bancaire sur laquelle la transaction correspondant au paiement de la dette est surlignée.
Quelles sont les mentions légales obligatoires sur une facture acquittée ?
Vu qu’elle est un document comptable ayant valeur juridique, la facture acquittée doit comporter un certain nombre de légales obligatoires.
- La mention « acquittée », affichée de manière ostensible soit au stylo, soit au tampon, soit de façon numérique ;
- La date précise à laquelle le règlement a été effectué ;
- Le mode de règlement utilisé.
En dehors de ces mentions obligatoires, il est aussi important que la facture acquittée porte également la date d’émission de la facture et les références du paiement. Ces références doivent être un numéro unique. Il peut par exemple s’agir du numéro du chèque ayant servi à régler la dette, le numéro de la transaction s’il s’agit d’un virement bancaire, etc. Il peut aussi être utile que le fournisseur appose sa signature et son cachet commercial.
Comment savoir si une facture est acquittée ?
Pour reconnaître si une facture a été acquittée ou pas, il faut chercher à identifier les mentions obligatoires qui distinguent les factures impayées des autres types de factures. Le tout premier élément distinctif, c’est la mention « acquittée ».
Une facture acquittée doit également porter la date de règlement et le mode de paiement utilisé (chèque, espèces, virement, etc.). L’autre élément, qui n’est cependant pas obligatoire, ce sont les références du règlement.
Si la facture est non acquittée, toutes ces mentions en seront absentes. Toutefois, en cas de doute face à une facture, l’idéal est parfois d’appel le fournisseur pour confirmer si la facture a été acquittée ou pas.
Comment recouvrer le montant des factures non acquittées ?
En l’absence de factures non acquittées, le suivi et le recouvrement des créances et des factures impayées peuvent sembler quelque peu compliqués. Dans un premier temps, il est recommandé d’adopter une approche de relance amicale.
Le but est de réussir à recouvrer vos créances sans perdre vos clients en raison des tensions que créent certaines méthodes de recouvrement. Toutefois, si, malgré vos efforts et vos tentatives de gérer la situation à l’amiable, vous ne parvenez pas à un accord avec le client, une mise en demeure pourrait devenir inévitable.
Dans ce cas, vous lui ferez parvenir une lettre recommandée proposant un nouveau délai de paiement. Lorsque ces initiatives ne produisent pas le résultat escompté, vous pourriez être contraint de passer à une procédure de recouvrement proprement dite. Dans ce cas, l’affaire pourrait, en fonction du montant total de la créance, être confiée à un commissaire de justice ou, s’il le faut, à un juge de l’impayé, pour une prise en charge adéquate.
Comment prouver un paiement sans une facture acquittée ?
À défaut d’une facture acquittée, il existe d’autres moyens de vérifier le règlement et la régularisation des dettes commerciales et de suivre les paiements des clients.
Tout dépend du moyen par lequel le règlement a été effectué. Les preuves à fournir varient selon que le règlement a été effectué par le moyen d’un chèque bancaire, d’un virement bancaire ou le biais d’une carte bancaire.
Si le règlement effectué par virement bancaire
Si vous avez effectué un paiement par virement bancaire, pour le prouver à votre fournisseur, il suffit de contacter votre gestionnaire de compte. Demandez à avoir votre relevé bancaire pour une période couvrant la période au cours de laquelle le virement a été effectué.
Le document vous sera délivré. Vous pourrez ensuite le faire parvenir au fournisseur, puisqu’on y trouve toutes les informations qui permettent de justifier que le règlement a bien été effectué.
Si le règlement effectué par carte bancaire
Lorsque le règlement a été effectué par carte bancaire, les choses sont beaucoup plus faciles. En effet, de manière automatique, le système affiche le nom de l’entrepreneur dans le libellé de l’opération.
Si le règlement effectué par chèque
Pour des règlements effectués par chèque, la preuve du paiement est aussi facile à obtenir. En effet, tout chéquier est composé d’une partie détachable et d’une autre partie non détachable appelée « talon ». Avec le talon du chèque, vous pouvez demander à votre banquier de vérifier l’identité du destinataire du chèque émis.
Quels sont les autres moyens de preuve de l’acquittement ?
En dehors des moyens de preuves d’acquittement précédemment énumérés, on peut également trouver d’autres moyens. Celui qui est le plus accessible, c’est la délivrance par un professionnel, comme un expert-comptable, d’une attestation.
En effet, celui-ci possède, en vertu de sa profession, la capacité légale d’attester sur l’honneur et au regard des éléments de preuves qui lui ont été présentés qu’une liste de dépenses a bien été payée. Il est aussi possible de recourir à un commissaire aux comptes.
Le rôle de ce dernier, dans ce cas, sera de certifier le document comptable, ce qui signifie que les paiements indiqués dans ces documents ont été effectivement effectués.
Pour les entrepreneurs et microentrepreneurs n’ayant pas vraiment les moyens de s’offrir les services de ces professionnels du chiffre, l’alternative la plus pratique et la plus raisonnable reste le recours au relevé de compte bancaire. Étant donné que le document fait apparaître toutes les dépenses et les recettes, il aidera à prouver valablement l’acquittement.
Les fonctionnalités qui distinguent Pennylane pour une facture acquittée
Si vous recherchez une manière automatisée d’émettre une facture acquittée, alors il faudra utiliser un logiciel adapté. Et s’il en existe sans doute plusieurs, Pennylane est la solution tout-en-un et 100% française la plus recommandée pour optimiser la gestion financière et comptable de votre entreprise au quotidien.
En effet, elle est spécifiquement adaptée aux travaux de facturation électronique, de vente, de gestion des impayés, à la gestion de la trésorerie et à la gestion de la comptabilité en général. Elle offre par ailleurs d’intéressantes fonctionnalités qui la distinguent des autres.
Intégration transparente avec les systèmes existants
Conçue pour servir de partenaire à la gestion comptable et financière, la solution comptable Pennylane s’articule très simplement avec l’ensemble de l’écosystème des solutions existant.
Que vous soyez une startup, TPE ou une PME, c’est l’outil qu’il vous faut innover dans votre manière de gérer votre activité. En effet, ce logiciel tout-en-un embarque l’ensemble des outils et des intégrations et vous aide donc à synchroniser l’ensemble de vos process de vente de marchandises, d’achat, de facturation, de trésorerie, etc.
Vous n’aurez pas besoin de quitter Pennylane pour accéder à des données ou éditer des documents comptables. Depuis l’interface du logiciel, qui est votre espace client, vous pouvez accéder à toutes vos données actualisées et gérer tous les process liés à la gestion comptable et financière de votre entreprise, tout simplement grâce à des intégrations.
Gestion comptable et financière en temps réel
Disponible en version mobile (Android et iOS), Pennylane vous permet de payer tous vos achats en un seul clic. De plus, la solution vous aide à gérer, nativement et en temps réel, l’ensemble de vos dépenses, de vos notes de frais. Vous contrôlerez ainsi plus facilement vos dépenses, ce qui aidera à rester dans les marges de votre budget de dépenses.
Pennylane vous aidera aussi à effectuer des relances, si elle identifie l’absence de preuves de paiement pour certaines factures émises et dont les délais de paiement sont échus. La réception de vos paiements s’en trouvera donc accélérée et votre trésorerie est gérée de manière plus efficace. Elle catégorise chaque transaction pour rendre possible le suivi des indicateurs.
De plus, le logiciel annexe automatiquement les preuves de paiement de chaque client aux factures correspondantes. Que ce soit pour la gestion de vos flux de trésorerie et le suivi de votre budget prévisionnel, c’est l’un des meilleurs outils à acquérir pour gagner du temps et gagner en productivité.
Collaboration optimisée entre entreprises et experts-comptables
Vous travaillez avec une équipe et avec un comptable à distance ? Pennylane vous permet de collaborer de manière fluide avec votre équipe interne et même avec votre expert-comptable. Elle offre également la possibilité de créer des accès pour chaque membre de l’équipe et de restreindre l’accès pour chacun en fonction de son poste de responsabilité dans l’équipe.
La sécurité de données est garantie, car la connexion aux comptes bancaires se fait de manière sécurisée. Par ailleurs, les données sont actualisées en temps réel ce qui permet à l’équipe interne de travailler avec des données fiables.
Automatisation de la gestion des reçus et des factures
Pennylane, c’est une solution qui donne un accès illimité à un outil d’édition de facture complet. Vous vous en servirez pour émettre des devis, des factures de doit, des factures acquittés, des factures pro-forma, des bordereaux de livraison, des bons de commande, etc.
L’outil vous permettra de photographier les justificatifs pour chaque opération et de les conserver. Ces justificatifs seront ensuite importés directement dans le logiciel en vue d’un traitement comptable adéquat.
Tableaux de bord personnalisables et rapports détaillés
Pennylane est construit comme une solution SaaS tout-en-un qui centralise en un seul endroit l’ensemble des données nécessaires à la gestion au quotidien de votre activité. Il vous propose un tableau de bord unique offrant une vision à 360° de l’évolution de chaque transaction.
Le logiciel vous offre également la possibilité de générer des rapports comptables personnalisés afin de mieux suivre les indicateurs de performances commerciales et de mieux encadrer votre activité.
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