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La gestion de projet informatique : notre guide complet
La gestion de projet informatique correspond à une catégorie spécifique dans le domaine de la coordination et de la supervision des projets au sein d’une entreprise. Comme son nom l’indique, elle renvoie aux technologies numériques. Il peut aussi bien être question de créer le site Internet du groupe que d’envisager une migration des données vers le Cloud.
Cela implique une large constellation de missions, assumées et/ou déléguées par le chef de projet. Ce dernier joue dans tous les cas un rôle essentiel, puisqu’il doit s’assurer que chaque acteur (employés, partenaires, éventuels prestataires externes) contribue à la bonne marche des opérations. Cela peut être également un consultant en gestion de projet qui peut apporter son expertise pour guider les équipes informatiques dans la mise en œuvre de pratiques de gestion éprouvées.
À travers ce guide complet, nous allons revenir sur les fondements et les enjeux de ce challenge logistique. Sachant que malgré les difficultés potentielles, pour ne pas dire inévitables… l’issue peut contribuer sensiblement au succès de votre business. Nous vous révélerons aussi notre « botte secrète » ; le logiciel qui, somme toute, nous paraît le plus efficient.
Qu’est-ce que la gestion de projet informatique ?
Pour comprendre en quoi consiste la gestion de projet informatique, il faut d’abord rappeler la définition d’une gestion de projet… « tout court », si on ose l’expression.
Ce terme désigne toutes les initiatives, toutes les démarches permettant de concrétiser une idée. Une ambition. D’en piloter les étapes, jusqu’à atteindre les objectifs fixés.
Vous préférez les exemples aux définitions ? En voici justement quelques-uns.
Une cheffe ou un chef de projet peut être amené(e) à
- Mettre en place une formation interne, pour assurer un socle de connaissances commun. Cela induit de nombreuses recherches. Il faut identifier les intervenant(e)s, superviser (ou prendre en charge) la définition du budget, le suivi budgétaire du projet ; la liste est encore longue.
- Favoriser l’ouverture de la firme vers la scène internationale. Il est alors question de pénétrer les marchés étrangers et de fidéliser une nouvelle clientèle. En l’occurrence, la prospection (la recherche de clients, d’affiliations…) demande de la patience, tout comme un excellent sens des relations humaines.
- Coordonner le développement et la mise en œuvre d’une application mobile (smartphone) pour moderniser les services de la structure.
En complément de ces actions, l’élaboration d’un plan de prospection structuré est essentielle pour cibler efficacement et développer la base de clients. Ce plan devrait détailler les étapes de la recherche de clients et des affiliations, en s’appuyant sur les données du marché pour orienter les efforts de prospection. Nous n’avons pas choisi ce dernier exemple au hasard. Il se rapporte précisément à la gestion de projet informatique. En effet, c’est la présence en ligne de l’entreprise qui se trouve au cœur de la stratégie. L’effort collaboratif se structurera autour de l’espace numérique : développement du logiciel (l’un des volets techniques), établissement d’une campagne pour le promouvoir (volet marketing), etc.
Vous pourriez vous demander, à ce stade, pourquoi nous consacrons toute une explication à cette « branche » précise. La réponse est simple : à l’heure actuelle, aucune compagnie, aucun organisme, aucune institution ne peut imaginer fonctionner en marge des technologies connectées.
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Une bonne gestion de projet informatique : pourquoi est-ce important ?
Si les environnements numériques pouvaient encore sembler marginaux au début des années 2000… le paradigme a totalement changé, donc. Rares sont les secteurs épargnés par l’aventure du tout-connecté.
Plus sérieusement, et pour reprendre l’expression consacrée, Internet est désormais le nerf de la guerre. Par extension, tout ce qui s’y rattache de près ou de loin doit fait l’objet d’un (très) grand soin.
Par conséquent, nous vous recommandons vivement d’allouer les ressources nécessaires à la gestion de votre projet informatique. Chercher à économiser coûte que coûte… n’a rien d’un bon calcul. Car c’est justement en investissant dans le processus de modernisation que vous préparez l’avenir.
Le bond réalisé par votre firme sur le plan digital – même si cela doit prendre un certain temps – portera ses fruits. À condition de « débloquer » les moyens nécessaires. De prévoir des ressources humaines, une certaine marge (financière, organisationnelle…) et un espace propice à l’épanouissement de l’initiative.
Vous peinez, pour le moment, à cerner le concept clairement ? Nous n’allons pas en rester là. Il est temps de dépasser la théorie… afin de de démontrer en situation l’impact décisif d’une innovation technologique sur l’essor d’une société. Une situation fictive, certes ; mais, nous l’espérons, suffisamment claire et évocatrice !
Les fonctions d’un chef de projet
Exemple lié à la sécurité informatique
Avant de prendre connaissances des points ci-dessous, gardez à l’esprit qu’il n’existe aucun modèle indiscutable et systématique. Ainsi, selon les modèles de management, la répartition des rôles diffère.
Cet avertissement pris en compte, voici comment se construit le rôle de notre personnage fictif.
- Tout d’abord, il peut être considéré comme le pilote. C’est lui qui prend les décisions importantes, établit la planification du projetet des tâches et en surveille l’avancement. Il va redistribuer une partie des tâches à d’autres collaborateurs, pour des raisons évidentes de productivités. Cela dit, il sera le répondant, la « colonne vertébrale » du processus.
- Il doit nécessairement mettre en place un audit de sécurité. Ainsi, il prendra « le pouls » de la situation au temps (t). Il cherchera les causes de ces intrusions répétées. L’objectif principal de ce diagnostic ? Identifier des pistes de résolution (installation de nouveaux anti-virus, mobilisation d’un expert en cybersécurité, )
- Il s’assurera ensuite, évidemment, que les dites pistes… débouchent sur des actions et réactions concrètes. Grâce à l’enveloppe budgétaire confiée, il fera intervenir les spécialistes et souscrira à des programmes; pour ne citer que deux exemples.
- Viendra alors l’heure du bilan. Non sans émotion, le jeune prodige rassemblera la fine team afin de comparer l’avant et l’après. Cette séance n’a rien d’artificiel, puisqu’elle participe à l’évolution des compétences de chacun(e).
Bien sûr, l’intégrité du réseau, sa « défense » nécessitera une veille constante. Jérôme, cela dit, porte sur ses épaules la refonte sécuritaire initiale. Celle qui sortira sa société d’une spirale dangereuse.
Vous vous retrouvez face à une situation similaire… et éprouvez des difficultés à désigner le fameux chef de projet? Quelques critères permettent d’identifier votre meilleur « asset ».
De quelles qualités devrait faire preuve un(e) chef(fe) de projet informatique ?
Afin de performer et d’atteindre son but, un chef de projet informatique devrait idéalement réunir les qualités suivantes :
Ce qu’on appelle la gestion de projet agile présente des avantages indéniables. Elle revient à séparer les différentes phases (« sprints ») dans le jargon. Entre deux « sprints », certaines modalités sont revues, corrigées, si cela semble nécessaire. Toutes les personnes impliquées bénéficient alors de repères, ont l’occasion de signifier leurs doutes, etc. Voilà un format proactif qui a déjà fait ses preuves.
Revenons un moment sur la question méthodologique. La variante « agile » n’est évidemment pas la seule possibilité. D’autres dynamiques sont envisageables, et conviendront peut-être mieux à votre fonctionnement général. Les voici.
Les différentes méthodologies à envisager pour la gestion de projet informatique
Pour simplifier – car on ne peut prétendre à l’exhaustivité à l’occasion d’un seul article – il existe au moins trois alternatives. Trois méthodologies de projets
- Tout d’abord, la méthode « agile », celle que nous avons présentée un peu plus tôt. Elle se veut itérative, évolutive. La feuille de route reste importante, mais pas « sacrée » : au contraire, les corrections, les réajustements font partie du deal. La gestion de projet agile est particulièrement adaptée aux projets informatiques en raison de sa flexibilité et de sa capacité à s’adapter aux changements rapides.
- Ensuite, l’alternative (en) « cascade ». Elle suit une logique plus stricte. Chaque étape majeure doit être confirmée, validée, avant que l’ensemble des personnes impliquées ne puissent poursuivre. Un schéma qui s’accompagne d’une vraie prévisibilité, donc, et convient quand le besoin de structuration se fait ressentir.
- Finalement, la méthodologie hybride concilie, unit les deux premières. Les « balises » sont bien là (comme dans le cas d’une gestion cascade) ; toutefois les modulations, les recalibrages sont mieux accueillis.
Si nous avons mis l’accent sur la première itération au cours de l’exemple, c’est parce que l’informatique est un domaine volatile par essence. Il suppose beaucoup… d’agilité, justement, pour faire face à des strates des défis très hétérogènes. La version hybride reste envisageable, mais elle pourrait ralentir le projet en imposant certains « checkpoints ». Ils peuvent paraître superflus dans un secteur aussi intrinsèquement changeant (parfois surprenant !) que celui des technologies numériques.
Gestion de projet informatique : des défis à prévoir, dans tous les cas
Que vous reteniez l’idée d’une gestion de projet informatique agile ou « cascade », ne rêvez pas d’un long fleuve tranquille. Les potentielles causes de ralentissement (ou d’échec, même si on ne le souhaite à personne !) sont nombreuses. Il est impossible de toutes les références, mais en voici quelques-unes :
- Parfois, et malgré une supervision de qualité, certains collaborateurs ne « jouent pas le jeu ». Comme si les deadlines étaient des caprices à leurs yeux, ils traînent la patte. Cela périclite indéniablement la mécanique. Toute bien huilée qu’elle soit.
- La machine, même à l’ère des intelligences artificielles 2.0, sait se montrer malicieuse. Qui n’a jamais eu le plaisir de voir son ordinateur redémarrer pour une mise à jour de trois heures… au moment le plus critique ? Et ce n’est qu’un exemple parmi tant d’autres.
- Aucune organisation n’est parfaite. Votre gestion de projet informatique (ou celle de vos employés) pourrait comporter quelques failles. Il vaut mieux les accepter et agir en conséquence.
La communication devrait toujours accompagner les démarches. Elle cimente le travail collaboratif et la collaboration, pour la rendre plus humaine. Plus agréable. Plus efficace !
Nous ne sommes pas tout à fait arrivés au terme de cette généreuse définition. En effet, un proverbe dit qu’un ouvrier, pour bien travailler, doit se munir de bons outils.
Quels sont les plus sollicités dans la gestion de projet informatique ?
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Quels sont les meilleurs outils pour une gestion de projet ?
Il existe de nombreuses solutions disponibles sur Internet. Des dispositifs utiles à faciliter le travail des intervenant(e)s. Chacun présente ses atouts et ses limites. Les prix varient, tout comme les fonctionnalités. Votre choix dépendra de vos préférences, de vos besoins.
1) monday dev
monday dev est le logiciel numéro un dans le domaine de la gestion de projet informatique. Il réunit, selon nous (et en se basant sur des critères objectifs), un très large faisceau de qualités. Nous vous laisserons découvrir cet outil puissant et complet… car rien ne vaut l’immersion. Pour autant, il serait dommage de ne pas mettre en valeur ses riches fonctionnalités.
monday dev est également connu pour ses nombreuses intégrations d’outil ou d’application comme le tableau Kanban qui est un outil de visualisation qui permet de suivre l’avancement des tâches et de gérer les flux de travail dans les projets informatiques.
2) Jira
Jira est un logiciel particulièrement pensé pour les méthodologies agiles. Il intègre la prise en charge des « sprints », et offre une vue d’ensemble intéressante au chef de projet. Notamment lorsqu’il faut détecter les problèmes… et intervenir. Des compétences avancées sont requises pour utiliser ce programme correctement. Cela pourrait rebuter en rebuter certains ; surtout si une certaine urgence se fait ressentir.
3) Microsoft Project
Microsoft Project est un software placé sous le signe de la planification. Sa nature structurée convient parfaitement à la gestion de projet informatique cascade. C’est une référence du genre – bien que certains regrettent son manque d’accessibilité et sa complexité.
4) Trello
Trello se trouve à l’autre bout du spectre (par rapport à Microsoft Project). En l’occurrence, l’accent est mis sur le suivi de la collaboration. Les tâches simples, « directes », sont mises à l’honneur. Le suivi de projet se démocratise… mais cette solution atteint ses limites quand les objectifs sont trop nombreux.
Comment monday dev révolutionne la gestion de projet informatique ?
monday dev est le logiciel numéro un dans le domaine de la gestion de projet informatique. Il réunit, selon nous (et en se basant sur des critères objectifs), un très large faisceau de qualités. Nous vous laisserons découvrir cet outil puissant et complet… car rien ne vaut l’immersion. Pour autant, il serait dommage de ne pas mettre en valeur ses riches fonctionnalités.
Parmi les outils de gestion de projet informatique, monday dev se distingue par sa facilité d’utilisation et sa polyvalence dans la planification et le suivi des gestions projets.
Une solution intégrée pour la planification et le suivi de projet
En premier lieu, les utilisateurs, qu’il s’agisse du chef de projet ou d’autres personnes autorisées, deviennent des artisans actifs du succès collectif. Ils peuvent créer des tableaux personnalisés. Ces derniers contribuent à planifier et suivre les différentes phases. La gestion des tâches et leur avancer en cours sont accessibles en un coup d’œil. Chaque tableau peut être méticuleusement (et flexiblement) configuré. On insérera ainsi, au gré des besoins, des colonnes pour les dates, les statuts, les priorités, etc.
L’incontournable diagramme de Gantt
De surcroît, la visualisation sous forme de diagrammes de Gantt est au programme. Inutile de prendre des gants… des gantts… bref, sentez-vous libre d’exploiter son potentiel ! Pour ceux qui ignorent l’intérêt de cette représentation visuelle, sachez qu’elle se révèle précieuse.
Une barre correspond à une tâche. Plus la barre est longue, plus la tâche… s’inscrit dans la durée. Les acteurs impliqués dans le projet bénéficient de repères temporels/chronologiques essentiels. Attention : ne vous accrochez pas trop fermement… à la barre. Même dans un modèle en cascade, l’imprévu fait partie du paradigme.
Automatisation des tâches
Par ailleurs, monday dev sait alléger le quotidien des utilisatrices et utilisateurs. Ce logiciel pour le gestion de projet informatique (ou autre projet) permet d’automatiser les processus récurrents. On pense notamment à l’envoi de notifications. Mais aussi aux mises à jour des statut (à faire, en cours, terminé…). Les contraintes administratives en sont allégées !
Bien sûr, vous bénéficiez d’une marge de paramétrage. Et c’est l’une des forces quintessencielle de monday dev : l’ordinateur et l’humain se complètent parfaitement. C’est beau, l’époque moderne… non ?
Collaboration d'équipe
Bien entendu, cette plateforme facilite la collaboration. La coordination. La mise en commun des forces et des talents. Elle permet aux membres de l’équipe le partage de fichiers. Chaque acteur (autorisé) aura la possibilité de laisser un commentaire. De signifier sa progression. Tout cela sans qu’une expertise avancée en informatique ne soit nécessaire.
L’intégration de dispositifs tels que Google Drive ou Microsoft Excel ravira toutes les préférences. Au demeurant, Jira (que nous introduisions un peu plus tôt) est de la partie. L’hétérogénéité s’inscrit dans l’ADN de monday dev.
Ce que vous devez retenir
Nous espérons que ce petit dossier sur la gestion de projet informatique vous aurez aidé à en saisir la substance. À identifier son étendue en cette décennie très… numérisée. Bien sûr, tout cela ne doit pas nous mener à oublier l’importance des relations humaines. Et justement, les outils comme monday dev permettent d’éviter le pire. Ils structurent, fluidifient, organicisent la collaboration.
On ne le répétera jamais assez : un chef de projet ne parviendrait nullement aux mêmes résultats sans une équipe à la hauteur. Tout élément de l’engrenage permet aux affaires de tourner. Le management de projet est au cœur de la gestion de projet informatique, assurant que les objectifs soient atteints grâce à une équipe bien dirigée.
Est-il possible d’atteindre ses objectifs sans commettre la moindre erreur ? Bien sûr que non. Pour autant, cultiver le sens de l’anticipation et de l’organisation rendra l’expérience beaucoup plus rassurante. Porteuse. Et parée pour faire vibrer le succès de votre business. Il est important de distinguer les différentes phases d’un projet informatique pour assurer une gestion et un contrôle adéquats à chaque étape.
En conclusion, nous tenons à confirmer un principe : la gestion de projet ne s’improvise pas. Le « patron » confiera la mission aux éléments les plus impliqués. À ceux qui connaissent la valeur du travail, au-delà de la simple exécution.
Quant à la gestion de projet informatique, celle que nous avons mis en avant ici, elle fait écho aux grands défis de notre époque. C’est maintenant à vous de les relever ! Mettez tout en œuvre pour que la sphère digitale soit synonyme de réussite.
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