Table des matières
Tout ce que vous devez savoir sur le suivi budgétaire !
Vous avez déjà été confronté aux écarts énormes constatés entre le budget prévisionnel et le budget réel consommé par un projet alors que celui-ci est encore en cours de réalisation ?
Pas de panique, vous n’aviez probablement pas tout ce qu’il fallait pour une bonne gestion du budget de votre projet !
Tout chef de projet, entrepreneur, investisseur ou manager sait combien assurer une bonne gestion du budget préétabli peut être source de stress, surtout lorsque l’on sait qu’il est extrêmement important de respecter les trois contraintes du triangle d’or d’un projet, à savoir : le budget, le délai et la qualité du projet.
Les spécialistes de tiilt.io savent à quel point avoir une bonne maîtrise du pilotage budgétaire d’un projet peut être capital pour la réussite du projet et surtout pour que les objectifs soient atteints avec professionnalisme. Cet article traitera en détail du suivi budgétaire d’un projet. À la fin de votre lecture, vous saurez exactement en quoi consiste le suivi du budget d’un projet, ses avantages, les étapes de réalisation d’un bon suivi de budget, à quel moment il doit être réalisé, et surtout les outils et logiciels qui vous simplifieront la vie en réalisant le contrôle de votre enveloppe budgétaire de manière professionnelle et automatisée.
Alors, sans plus tarder, entrons dans le vif du sujet !
C’est quoi le suivi budgétaire d’un projet ?
Avant d’entrer dans la phase de réalisation d’un projet, on établit toujours un plan de projet, qui définit de manière claire et bien détaillé le budget alloué au projet, dans toutes les étapes de sa réalisation. Tout projet nécessite pour sa réalisation des ressources (humaines, matérielles, industrielles, logicielles, etc.), qui sont de toutes manières financières. Tout chef de projet ou manager doit savoir suivre et maîtriser les dépenses effectuées, et s’assurer qu’elles soient conformes à ce qui a été préétabli en amont.
Le suivi budgétaire d’un projet est donc la comparaison minutieuse et régulière entre les dépenses prévisionnelles et les dépenses réellement effectuées pour le projet. Le suivi budgétaire est ce qui permet de mettre en évidence les écarts entre les prévisions et les réalisations.
Les objectifs du suivi budgétaire d’un projet peuvent être divers et portent principalement sur :
La garantie de la réalisation des objectifs budgétaires :
Bien suivre le budget d’un projet est le seul gage de se rassurer que le budget préétabli (dans le plan de projet et selon les prévisions) soit respecté et que les objectifs seront atteints.
L’identification des écarts entre les réalisations et les prévisions :
Comme expliqué précédemment, c’est le suivi budgétaire qui permettra d’identifier les écarts entre les dépenses prévisionnelles et les dépenses effectives. De nombreuses raisons peuvent justifier ces écarts, selon les réalités constatées sur le terrain.
La prise des mesures correctives pour corriger ces écarts :
Généralement, des écarts seront toujours constatés lors de la réalisation d’un projet. Le chef de projet doit noter ces écarts afin de prendre des mesures de correction, soit en augmentant ou en réajustant le budget prévu pour cette phase du projet, soit en recherchant des solutions moins coûteuses.
Pennylane le logiciel de comptabilité nouvelle génération
Simplifiez votre comptabilité et votre gestion financière
Quels sont les avantages du suivi budgétaire ?
Le principal avantage du suivi budgétaire est d’ajuster les actions des équipes en fonction des imprévus relevés, surtout lorsque les dépenses sont plus élevées que celles qui ont été prévues. D’autres avantages sont considérables, comme par exemple :
- Une bonne gestion de des ressources financières disponibles pour le projet en fonction des imprévus ;
- La surveillance du rendement à chaque étape du projet ;
- La maîtrise des dépenses effectuées ;
- Un bon suivi budgétaire permet de maintenir une bonne motivation des équipes ;
- Une meilleure gestion des imprévus ;
- Une action plus rapide des ajustements à effectuer ;
- La garantie que le budget prévu sera suffisant pour mener à bien le projet ;
Etc.
Qui est en charge du suivi budgétaire ?
Le suivi budgétaire d’un projet dans une entreprise peut être à la charge du manager ou le chef d’entreprise s’il en a les compétences et l’expérience requises. Si le chef d’entreprise utilise un logiciel de gestion automatisée comme Pennylane par exemple (que nous présenterons plus loin dans cet article), il peut très facilement réaliser le suivi budgétaire du projet en question, en se servant des informations recueillies par les équipes sur le terrain et le budget prévisionnel qui servira de référence.
Cette tâche est généralement réalisée par le directeur administratif, le directeur des finances, le chargé de gestion financière ou encore le contrôleur de gestion.
Toutefois, vous pouvez confier cette mission à un consultant externe, un cabinet de gestion, un expert ou un spécialiste qualifié en la matière, qui n’est pas employé dans votre entreprise, afin de vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, pour garantir la santé financière et globale à court et à moyen terme, de votre projet et de votre entreprise.
Un expert en contrôle de budget se base fondamentalement sur des indicateurs clés précis et fiables. Il prend en charge le taux de réalisation du projet, le suivi des dépenses, et bien d’autres indicateurs, qu’il classe dans un tableau appelé « tableau de suivi budgétaire ».
Quels sont les étapes du suivi budgétaire ?
Lorsqu’un budget prévisionnel est établi pour un projet, il est extrêmement important de mettre en place une méthode de management qui permettra de suivre régulièrement son exécution et de savoir apporter les ajustements qui seront nécessaires. Le contrôle du budget d’un projet passe par des étapes simples à définir, qui sont :
L’élaboration du budget :
Vous devez vous référer au préalable sur le budget prévisionnel. Il s’agira ici de définir le budget du projet en question, sur la base du plan de projet établi et validé par le client ou les responsables du projet.
La collecte des données
La collecte des données se fait en effectuant le suivi régulier et minutieux des dépenses réellement effectuées.
L’analyse des écarts :
Les écarts budgétaires peuvent être constatés dans la mise en œuvre du projet au niveau de la main d’œuvre, des matières premières, des charges directes, etc.
Lorsque vous constatez des écarts entre les dépenses prévisionnelles et les dépenses réelles, vous devez faire une analyse détaillée pour savoir l’origine de ces écarts budgétaires, et bien sûr établir un plan d’action pour ajuster vos dépenses en maintenant les objectifs et la qualité de votre projet. Cette analyse peut se faire de manière périodique (mois, trimestres, semestres, années), et se fera principalement sur les coûts effectifs.
La mise en place des mesures correctives :
Un bon chef de projet est celui qui sait trouver des mesures correctives lorsque des écarts importants sont constatés entre les dépenses prévisionnelles et les dépenses réelles. Mettre en place ces mesures correctives peut être une source de stress si vous ne savez pas comment vous y prendre. Avec de l’expérience et des compétences solides, vous y trouverez toujours un moyen d’ajuster les coûts selon les réalités du terrain, pour mener à bien le projet.
Pennylane le logiciel de comptabilité nouvelle génération
Simplifiez votre comptabilité et votre gestion financière
Quand faut-il réaliser le suivi budgétaire d’un projet ?
Un bon suivi budgétaire doit être réalisé selon une périodicité bien définie, de préférable tous les mois. Cependant, selon l’envergure du projet, le responsable de suivi budgétaire peut décider de mettre à jour le contrôle budgétaire toutes les semaines.
Cela dépendra de plusieurs critères. Le chef de projet doit se baser principalement sur l’envergure ou la taille du projet, de ses enjeux et des différentes contraintes. Il doit aussi se baser sur ses propres compétences à maîtriser son projet.
Si le pilotage du projet est automatisé avec l’utilisation d’un outil de gestion de projet, cela rendra la tâche encore plus efficace et le suivi de projet peut être réalisé sur des périodicités plus courtes.
Effectuer un bon suivi du budget de manière régulière permettra aux responsables d’analyser plus efficacement les indicateurs clés afin de traiter plus rapidement les données recueillies, ce qui servira à éviter des situations catastrophiques.
Quels logiciels pour faciliter votre suivi budgétaire ?
Utiliser un logiciel de gestion budgétaire peut réellement vous simplifier la vie. Il existe de nombreux outils et logiciels sur le marché pour assurer la gestion budgétaire de votre entreprise, et vous devez être conscient des avantages et des inconvénients qu’offre chacun de ces outils. Nous avons étudié et comparé pour vous quelques solutions afin de vous permettre de choisir l’outil le mieux adapté aux besoins de votre entreprise. Nous nous sommes penchés principalement sur les fonctionnalités, la facilité de prise en main, l’intégration avec d’autres outils, le support client et bien entendu le tarif.
NetSuite :
NetSuite est un logiciel d’automatisation des services professionnels qui permet aux managers de gérer de manière automatisée tous types de projets. Il a cette particularité d’être beaucoup plus orienté vers les entreprises de prestation de services et est orienté vers la croissance des entreprises.
Il est assez complet et inclut la modélisation des ressources, du budget et des délais. Vous pouvez donc utiliser ce logiciel pour gérer tous les processus de votre entreprise, du devis à la facturation. Intégrant diverses fonctionnalités (gestion en temps réel des finances, des délais, du temps, analyse des indicateurs, etc.). Vous pouvez demander une consultation gratuite avant d’adopter le logiciel !
Ganacos :
Ganacos est un logiciel EPM nouvelle génération de planification et de gestion de la performance dans une entreprise. Il a été particulièrement conçu pour optimiser les performances et la croissance des PME et ETI. C’est une véritable plateforme d’aide à la prise des décisions grâce aux indicateurs clés des mesures qu’il génère automatiquement.
Si vous recherchez un logiciel qui vous permettra de réduire le temps passé à planifier votre activité, ce logiciel sera parfait pour vous. Ses multiples fonctionnalités vous permettront de gérer vos finances, de planifier vos opérations, etc. Facile à prendre en main avec une simplicité d’usage, les managers et employés l’utilisent pour simuler leurs opérations sur les mêmes données, sur une même interface. Demandez une démo gratuite avant d’adopter le logiciel !
Pennylane :
L’outil Pennylane est très largement utilisé par les managers et chefs de projet pour :
- La facturation, la gestion et le suivi des dépenses ;
- La gestion des achats ;
- Le paiement des factures ;
- L’automatisation des relances ;
- Centraliser et gérer au même endroit les factures clients et fournisseurs ;
Etc.
Cet outil de gestion financière et de comptabilité s’impose dans cette liste par sa facilité de prise en main, son tableau de bord unique, son interface intuitive, une vue 360° sur vos transactions en temps réel, son intégration avec plus de 60 autres outils-métiers (stripe, shopify, etc.), son support client français et son rapport qualité-prix. Ses tarifs dépendent du nombre d’employés de votre entreprise et c’est un atout important, à partir de 29€ HT par mois. Vous avez jusqu’à 15 jours pour essayer le logiciel sans engagement.
Pour assurer le suivi des projets par exemple, vous pouvez utiliser le logiciel Pennylane, dans lequel vous allez introduire les valeurs pour chaque dépense à effectuer, ainsi que les dépenses réellement effectuées. Le logiciel se chargera d’effectuer le pilotage financier et budgétaire de votre projet, en comparant toutes les dépenses effectuées aux dépenses prévues à chaque étape du projet. Grâce au logiciel, vous pouvez visualiser les chiffres clés et les écarts en temps réel, afin de prendre les décisions stratégiques qui s’imposent.
C’est de loin l’outil que nous vous conseillons. Nous l’implémentons d’ailleurs en toute confiance pour nos nombreux clients.
Un bon outil de gestion de projet vous permettra de :
- Etablir un plan de projet ;
- Définir les objectifs d’un projet ;
- Etablir un calendrier de projet ;
- Déterminer le budget d’un projet ;
- Définir les responsabilités de chaque membre de l’équipe et assigner les tâches ;
- Définir les délais de réalisation d’un projet ;
Etc.
En conclusion
Au terme de cet article, vous savez à présent l’essentiel sue le suivi budgétaire d’un projet. Nous ne prétendons pas être entrés dans les moindres détails sur ce sujet, mais nous vous avons donné tout ce qui vous permettra d’avoir une meilleure connaissance et d’élargir votre esprit sur cette notion. Cette notion de suivi budgétaire ou de pilotage de l’enveloppe budgétaire du projet étant très large, n’hésitez pas à faire des recherches approfondies pour en savoir plus. Consultez également nos articles de blog pour apprendre davantage sur les sujets similaires, des sujets liés à la gestion des projets.
Les professionnels de ce site ont pour vocation de vous accompagner dans la mise en place et l’implémentation des solutions digitales dans votre entreprise, peu importe sa taille (PME, startups, grands groupes), avec des solutions qui vous permettront d’optimiser les performances et la productivité de votre entreprise, tout en réduisant vos tâches à faible valeur ajoutée. Nous utilisons dans ce sens des outils et logiciels de pointe et très efficaces pour optimiser la gestion de votre entreprise et gagner en efficacité. L’un de ces outils est Pennylane, que nous vous avons largement présenté dans cet article. Faites comme les +80 000 managers qui utilisent cet outil et adoptez le logiciel Pennylane dès maintenant, car c’est la plateforme de gestion financière et de comptabilité qu’il vous faut absolument pour optimiser la gérance de votre entreprise !
Si vous avez des interrogations, n’hésitez pas à nous contacter. Notre seul souci est de vous permettre de retrouver votre pleine productivité.
Pennylane le logiciel de comptabilité nouvelle génération
Simplifiez votre comptabilité et votre gestion financière
