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Le management de projet : sa définition, ses principes et ses outils en 2024
L’entreprise, quelle que soit sa nature et peu importe son secteur d’activité, doit atteindre ses objectifs. C’est la condition principale pour réaliser une bonne rentabilité qui est, en somme, la finalité de toute entreprise. Pour y parvenir, le management de projet est un des outils les plus performants. En plus de viser à atteindre les objectifs de l’entreprise, le management de projet peut aussi permettre à cette dernière d’évoluer et de se transformer.
Qu’est-ce que le management de projet ?
Le management de projet définition est un concept, une stratégie, une méthode ou une technique. Il vise à concevoir, à exécuter et à mener dans le temps un projet dont la finalité est un résultat précisément défini et quantifié.
Le management est, pendant le lancement et exécution du projet, soumis à trois contraintes principales : le temps, les ressources nécessaires ou disponibles et les spécificités techniques ou la portée du projet.
C’est donc un défi qui doit être relevé par l’entreprise ou l’équipe et qui implique quatre acteurs principaux :
- le manager de projet, qui peut aussi être appelé chef de projet ou gestionnaire de projet ;
- les membres de l’équipe impliqués dans le projet ;
- les partenaires et les parties prenantes au projet ;
- le client, bénéficiaire ou commanditaire du projet.
Pour que le management de projets réussisse, l’équipe chargée du projet et son manager doivent adopter une stratégie reposant sur quelques points clés comme :
- l’écoute et l’implication effective de chaque membre de l’équipe ;
- le travail d’équipe et la délégation des tâches si besoin ;
- l’identification des limites et complications du projet, ainsi que des problèmes qui peuvent caractériser l’équipe ;
- une communication efficiente et transparente ;
- le leadership incontesté et légitime du manager de projet ;
- une bonne connaissance des clients ou bénéficiaires et commanditaires du projet, de leurs besoins et de leurs exigences ;
- l’utilisation de chaque outil management de projet et de toutes les méthodes efficaces et d’actualité comme le tableau Kanban, le diagramme de Gantt, diagramme de PERT ;
Quelle différence entre le management et la gestion de projet ?
Une confusion est apparue dans la compréhension du concept de management de projet à cause de la traduction littérale du terme de l’anglais vers le français. Si la traduction du mot management en français est bien gestion, ce mot est loin de refléter toute la réalité du concept original.
Deux concepts différents malgré leurs similarités
En entreprise, beaucoup utilisent indifféremment les termes “management de projet” et “gestion de projet”. Or, bien que ce ne soit pas une erreur de premier ordre, de grandes subtilités distinguent les deux concepts. Si la gestion de projet correspond à un éventail de techniques, de méthodes et d’outils permettant d’atteindre des objectifs. Le management inclut à la fois ces outils et des notions de direction de projet en y intégrant des notions humaines et sociales.
La dimension humaine est centrale dans le management de projet
Le management de projet se distingue aussi par le fait que la dimension humaine du travail y est centrale. Le gestionnaire de projet peut appliquer de façon presque systématique les méthodes habituelles.
Le manager de projet possède, quant à lui, des compétences relationnelles et sociales grâce auxquelles il tire le meilleur des membres de l’équipe. Ces compétences lui permettent aussi de résoudre les situations conflictuelles et de fournir à chaque élément les conditions optimales pour qu’il travaille et que sa productivité soit maximale.
Le manager, contrairement au gestionnaire de projet, sait adapter son comportement, ses techniques et même ses exigences à chaque élément. Il sait, en effet, que chaque collaborateur est unique et ne peut être motivé ou orienté de la même façon qu’un autre.
En tenant compte des spécificités de chaque individu dans l’équipe, le manager arrive à renforcer la synergie au sein de l’équipe et ainsi à augmenter les chances d’atteindre l’objectif du projet. Pour y arriver, il maîtrise et utilise des notions relevant de la psychologie du travail, de la sociologie des organisations ou encore d’économie.
Deux approches qui se complètent
Bien que les deux notions de gestion et de management de projet soient différentes, elles se complètent et permettent, à elles deux, d’atteindre les objectifs du projet.
La première apporte au projet les outils techniques et les méthodes indispensables à sa réussite. La seconde porte en elle des notions plus subtiles permettant de rendre les interactions au sein de l’équipe aussi fluides que possible et de fournir à chaque membre de l’équipe les conditions optimales pour son travail.
Quel est l’intérêt du management de projet en entreprise ?
Le management de projet a une portée stratégique au sein de toute entreprise. Il permet, en effet, de gagner en efficacité, en rentabilité, tout en améliorant le climat du travail dans l’entreprise.
Il permet d’atteindre les objectifs
Par une planification du projet, le management permet de fournir aux équipes tous les moyens matériels et financiers, ainsi que l’atmosphère adéquate pour la réalisation du projet. Le management de projet permet donc d’augmenter l’efficacité de l’équipe et sa productivité.
La conséquence directe d’un management efficace et d’une gestion de projet agile est donc l’atteinte des objectifs dans les délais impartis.
Il permet de limiter les risques
Le management de projet prend en compte toutes les inconnues qui peuvent surgir lors de l’exécution du projet. Les risques liés au projet sont donc, eux aussi, pris en compte et intégrés dans la stratégie du manager de projet. Ainsi, les risques de toute nature sont limités.
Il permet d’utiliser de façon raisonnée les ressources
Le management de projet ne vise pas qu’à atteindre les objectifs fixés, mais aussi à les atteindre tout en optimisant l’utilisation des ressources. Celles-ci peuvent être des ressources humaines, mais aussi matérielles et financières.
Avec une bonne planification et une bonne gestion, les ressources matérielles sont utilisées avec efficacité. Les collaborateurs sont, grâce à l’aspect humain et social du management de projet, impliqués de façon plus décisive, ce qui peut parfois permettre d’atteindre les objectifs avec un nombre réduit de collaborateurs dans l’équipe.
Il permet d’éviter et de résoudre les conflits
La dimension humaine et sociale du management de projet permet de déceler précocement les conflits et les litiges au sein de l’équipe. Il permet aussi de résoudre plus rapidement les problèmes et les blocages qui peuvent survenir.
En éliminant ces problèmes, le management de projet élimine une des causes les plus fréquentes dans les retards ou les échecs de projets.
Les fondamentaux en management de projet en 4 étapes !
Le management de projet se déroule en quatre phases et commence par celle appelée “lancement” et s’achève par la clôture du projet.
Le lancement
Le lancement du projet est d’une importance décisive pour sa réussite. Cette étape consiste à poser les bases de la réussite du projet. Le lancement consiste à créer une charte de projet comprenant divers points :
- la désignation, voire la quantification de l’objectif du projet ;
- l’étude d’opportunité : coût du projet et avantage de sa réalisation ;
- l’analyse de la rentabilité ;
- l’identification des parties prenantes au projet ;
- les tâches à réaliser dans le cadre du projet ;
- l’obtention de l’accord de la hiérarchie pour le lancement du projet.
La planification
La planification est la seconde phase du management de projet. C’est encore une phase préliminaire, même si elle est déjà plus consistante que la phase de lancement.
Elle consiste à décomposer le projet en plusieurs volets, en de nombreuses tâches et d’attribuer des dates limites pour la réalisation de chacune. La création de ces paliers ou d’objectifs intermédiaires permet de maintenir la motivation de l’équipe et de garder une bonne visibilité sur l’avancée du projet.
La planification comprend aussi des tâches comme la composition de l’équipe et de la mise en place d’un planning. Il faut aussi planifier le volet financier du projet en estimant son coût total et en mettant en place un plan financier.
Une fois le budget calculé, il permet de calculer le possible rentabilité des investissements ou ROI qui est aussi une tâche entrant dans la phase de planification du management de projet.
La planification est conclue par la tenue d’une réunion avec tous les membres de l’équipe et, éventuellement, d’autres parties prenantes. Lors de la réunion, le plan est exposé en détail et une conversation est ouverte avec l’équipe pour lever les derniers obstacles et répondre aux dernières questions avant le début de l’exécution du projet.
L’exécution
L’exécution dans le management de projet consiste à réaliser les tâches définies lors des phases de lancement et de planification du projet. Pendant cette phase, le manager de projet veille à ce que tous les processus se déroulent de façon optimale et à ce que tous les moyens nécessaires soient mis à la disposition de l’équipe.
Il informe également les parties prenantes de l’avancée du projet et rend compte à sa hiérarchie. Le manager surveille par ailleurs le taux de consommation du budget et veille à ce que ce taux corresponde plus ou moins au taux d’avancement du projet.
La clôture
Lorsque toutes les tâches planifiées sont réalisées et que le projet est achevé, il est temps de lancer la phase de clôture. Celle-ci consiste à fournir aux partenaires et parties prenantes les résultats finaux.
Le manager doit ensuite analyser le niveau de réalisation des objectifs, les performances de l’équipe, la qualité du travail produit et le taux de consommation du budget alloué au projet.
Le manager de projet clôture enfin l’opération par une réunion avec les acteurs impliqués. Durant cette dernière, il débriefe les membres de l’équipe et discute des points forts et des points faibles qu’il a relevés lors de la réalisation du projet.
Les 10 bonnes pratiques du management de projet
Les bonnes pratiques du management de projet permettent que celui-ci soit mené de façon efficiente. Voici les 10 bonnes pratiques du management de projet les plus recommandées par les experts :
- communiquer continuellement et de façon transparente avec toutes les parties prenantes ;
- consacrer une équipe réduite à la gestion des risques ;
- réunir l’équipe et la briefer oralement et de manière écrite avant l’initiation du projet ;
- inscrire formellement sur un document les tâches de chaque membre de l’équipe, les dates limites et les étapes intermédiaires ;
- établir un plan de travail détaillé pour chaque équipe ou pour chaque membre d’équipe ;
- mettre par écrit tout événement intéressant survenant lors de la réalisation du projet ;
- suivre l’avancée du projet et demander des retours aux membres de l’équipe et aux partenaires ;
- rester agile sur l’ajout de nouvelles tâches au projet tout en discutant avec les membres de l’équipe ;
- signer un nouveau document d’accord lors de l’introduction de toute nouvelle tâche ou demande dans le projet ;
- débriefer l’équipe lors d’une réunion de synthèse clôturant le projet.
Quel outil choisir pour son management de projet ?
Pour que le management porte ses fruits, il doit reposer sur un outil de gestion de projet moderne et efficace. Les outils dont il s’agit ici sont surtout informatiques. Ils doivent permettre de communiquer, d’échanger des documents, des messages, des enregistrements et divers types de fichiers. En somme, l’outil choisi doit être propice au travail collaboratif, aussi bien dans les bureaux de l’entreprise qu’en distanciel.
Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels dédiés au management de projet et qui ont une utilisation plus ou moins complexe. Parmi ceux-ci, on peut citer :
- Wrike,
- Teamwork,
- ClickUp,
- Asana,
- Zoho Projects,
- TeamGantt, Trello,
- Gouti, Sciforma,
- Smartsheet, Wimi,
- Microsoft Project
- monday.com : un des plus efficaces du marché.
monday.com : l’outil pensé pour le management de projet
monday.com est un logiciel gestion de projet, c’est même un des meilleurs du marché. Il comporte un large éventail de fonctionnalités qui optimisent le travail collaboratif et le suivi de projet.
Ce logiciel permet de réaliser un grand nombre de tâches en équipe et de communiquer par divers canaux, de partager des documents et un calendrier dynamique. Le logiciel intègre aussi parmi ses outils le diagramme de Gantt qui permet de visualiser de façon graphique l’avancée du projet.
La coordination entre les membres de l’équipe est fluide et sereine avec monday.com qui dispose d’outils collaboratifs allant des plus basiques aux plus complexes.
En plus de son ergonomie et de la pertinence de ses fonctionnalités, monday.com se distingue aussi par la possibilité de l’intégrer à divers environnements. Il est, en effet, compatible avec la suite Office, G Suite, Git Lab, Chipmail et de nombreux autres outils.
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