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Note d'information en entreprise : guide complet de bonnes pratiques de rédaction
Dans un monde professionnel en constante évolution, la communication claire et efficace est d’une grande utilité. La note d’information se présente comme un outil essentiel pour transmettre des informations de manière concise et structurée.
Selon le Dictionnaire des termes de la communication, une note d’information est définie comme « un document bref destiné à informer un public spécifique sur des faits, des décisions ou des procédures, tout en étant exempté d’opinions personnelles ». Que ce soit au sein d’une entreprise, d’une organisation ou dans des contextes administratifs, la note d’information joue un rôle crucial en facilitant la circulation des connaissances et en garantissant que chaque partie prenante soit sur la même longueur d’onde.
Dans ce guide, il s’agira pour nous d’explorer en détail la nature d’une note d’information, ses caractéristiques clés, ainsi que les meilleures pratiques pour la rédiger efficacement. Que vous soyez un professionnel chevronné ou un novice dans le domaine, comprendre l’importance et la structure d’une note d’information vous aidera à améliorer la communication au sein de votre organisation. Let’s go !
Qu'est-ce qu'une note d'information ?
Différente de la note de cadrage, la note d’information est un document court et précis, conçu pour transmettre des éléments d’information importants de manière claire et structurée. Elle est souvent utilisée dans des contextes professionnels (communication interne, annonce de projets, …) ou administratifs pour transmettre des informations précises, comme des procédures, des mises à jour sur des politiques ou des consignes. Elle se veut factuelle, concise et facile à lire.
Les notes d’information existent sous divers types et sont utilisés en fonction du public ciblé et l’objectif recherché. Ainsi donc, une note d’information destinée à la communication interne ne sera pas la même chose que celle destinée à une communication externe. Les différents types de notes d’information incluent :
- Note d’information interne
- Note d’information externe
- Note d’information administrative
- Note d’information juridique
- Note d’information technique
- Note d’information financière
- Note d’information RH
- Note d’information marketing
L’objectif principal que vise une note d’information est de fournir des éléments permettant aux destinataires de prendre des décisions éclairées. Ce document doit rester impartial, en présentant les faits sans biais, afin d’assurer la compréhension et la confiance des lecteurs.
Quel est l'intérêt d'utiliser une note d'information ?
L’utilisation d’une note d’information présente plusieurs avantages significatifs, tant pour l’entreprise que pour le public cible (employés, clients, collaborateurs, …). Ces avantages sont :
- Communication claire et concise : Une note d’information bien rédigée favorise une présentation des informations de manière directe et sans ambiguïté. Une entreprise peut en faire usage pour expliquer un changement de politique de télétravail (charte télétravail), en énonçant clairement les nouvelles règles et attentes.
- Transmission rapide de l’information : Elle permet de faire circuler rapidement des informations essentielles à tous les concernés. Lors d’une crise sanitaire, une note d’information peut être diffusée pour informer immédiatement les employés des mesures de sécurité à respecter.
- Documentation formelle : La note d’information sert de preuve écrite de ce qui a été communiqué. Une note d’information juridique détaillant les obligations réglementaires à respecter peut servir de référence lors d’audits ou de contrôles.
- Accès aux informations simplement : Elle centralise les informations, rendant leur consultation facile pour les employés ou parties prenantes. Une note d’information sur les congés annuels peut être distribuée, permettant à chaque employé de connaître ses droits sans avoir à rechercher dans plusieurs documents.
- Consultation rapide : Sa structure concise permet aux destinataires de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin. Une note d’information technique sur l’utilisation d’un nouveau logiciel inclut des étapes claires, permettant aux employés de s’y référer rapidement lors de leur formation.
- Facilite la prise de décision :
En présentant des faits et des analyses, elle aide les décideurs à évaluer des situations et à prendre des décisions éclairées.
Une note d’information financière peut fournir des données sur les performances d’un projet, permettant à la direction de décider d’allouer plus de ressources. - Favorise la transparence : Elle permet de communiquer des changements ou des nouvelles de manière transparente, renforçant la confiance au sein de l’organisation. Une note d’information sur une restructuration d’équipe informe tous les membres des raisons et des impacts, réduisant les incertitudes.
- Économie de temps : Elle permet d’éviter de longues réunions inutiles en fournissant l’information directement par écrit. Au lieu de convoquer une réunion pour discuter d’une mise à jour de projet, une note d’information peut être envoyée, permettant aux équipes de se concentrer sur leurs tâches.
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Qui doit s'occuper de la note d'information ?
La rédaction d’une note d’information est traditionnellement effectuée par les RH ou la direction. Par ailleurs, elle peut être prise en charge par différentes personnes au sein d’une organisation, en fonction du sujet traité :
- Le DRH (Directeur des Ressources Humaines : Il peut être responsable des notes liées aux politiques de personnel, comme les congés ou les changements de réglementation.
- CSE (Comité Social et Économique) : Il peut lui être confié la rédaction des notes d’information pour informer les employés des décisions importantes concernant leur bien-être ou des conditions de travail.
- Chef de service : Peut-être chargé de rédiger des notes spécifiques à son département, pour des projets, des changements de procédures, ou des objectifs à atteindre.
- Responsable de la communication : Il peut se charger de la rédaction des notes d’information destinées à l’extérieur ou à l’ensemble de l’entreprise, assurant la cohérence et la clarté du message et en se référant à son plan de communication.
En fonction du contenu, la note peut comporter des mentions légales, des références à des textes réglementaires ainsi que d’autres informations utiles à son authenticité. Elle est rédigée dans plusieurs situations, notamment pour :
- Informer d’une évolution importante : Lorsqu’il y a des changements majeurs dans l’organisation, comme une réorganisation, l’arrivée d’un nouveau produit ou un changement de stratégie.
- Sensibiliser sur des sujets spécifiques : Par exemple, des informations sur la sécurité au travail ou des initiatives de développement durable.
- Communiquer des résultats ou des bilans : Pour faire le point sur des projets en cours ou pour partager des statistiques importantes avec l’équipe.
Par ailleurs, les notes d’information s’adressent généralement à plusieurs groupes au sein d’une organisation, tels que :
- Salariés : Pour les tenir informés des évolutions et des changements qui les concernent directement.
- Direction : Pour fournir des mises à jour sur des projets, des performances, ou des enjeux stratégiques.
- Cadres et managers : Pour les sensibiliser à des questions spécifiques ou pour leur donner des instructions concernant leurs équipes.
- Partenaires externes et clients : Dans le cas de notes d’information externes, pour les tenir informés des développements pertinents.
Les différents types de notes d'information
Il existe plusieurs types de notes d’information, chacun conçu pour répondre à des besoins spécifiques de communication au sein d’une organisation ou d’une entreprise. Voici 8 types de notes d’information les plus courants :
- Note d’information interne : Destinée aux salariés et employés d’une entreprise, la note interne contient des informations relatives à l’organisation, aux changements de politiques, ou aux événements internes. Elle est utilisée pour maintenir tous les employés informés et alignés sur les objectifs et les changements au sein de l’entreprise.
- Note d’information externe : Elle s’adresse aux partenaires, clients ou parties prenantes externes. Son contenu inclut des informations sur des projets, des changements de produits ou des annonces importantes. Son utilisation permet de communiquer avec des entités extérieures et de maintenir une bonne relation en les tenant informés des évolutions pertinentes.
- Note d’information administrative : Destinée aux employés et équipes administratives, cette note contient des procédures, des règles internes ou des changements administratifs. Elle est utilisée pour assurer une compréhension claire des processus administratifs et maintenir la conformité aux politiques de l’organisation.
- Note d’information juridique : Cette note est destinée aux employés, équipes juridiques ou direction. Elle contient des informations sur les obligations légales, les réglementations et les implications juridiques. Elle est utilisée pour sensibiliser et informer sur des enjeux légaux importants, évitant ainsi des risques juridiques.
- Note d’information technique :S’adressant aux équipes techniques ou aux employés qui utilisent des technologies spécifiques, cette note contient des instructions, des procédures ou des mises à jour techniques concernant des outils ou des systèmes. Elle est utilisée pour garantir que les employés soient informés des meilleures pratiques et des changements techniques, facilitant ainsi l’adoption de nouveaux outils et un travail collaboratif.
- Note d’information financière : Cette note est destinée à la direction, aux responsables financiers et parfois à l’ensemble des employés. Elle contient des rapports financiers, des budgets, des performances de projets ou des prévisions économiques. Son utilisation permet de fournir des données financières pertinentes, d’aider à la prise de décision et d’assurer la transparence financière.
- Note d’information RH : S’adressant aux employés, aux responsables RH et à la direction, cette note contient des informations sur les politiques de ressources humaines, les recrutements, les formations ou les évaluations de performance. Elle est utilisée pour communiquer des informations essentielles sur les ressources humaines et maintenir les employés informés de leurs droits et responsabilités.
- Note d’information marketing : Destinée aux équipes marketing, à la direction et occasionnellement à tous les employés, cette note contient des stratégies de marketing, des résultats de campagnes, des analyses de marché ou des annonces de produits. Elle est utilisée pour assurer l’alignement des équipes sur les objectifs marketing de l’entreprise et pour informer sur les performances et les futures initiatives.
Quelle est la différence entre une note d'information et une note de service ?
Une note de service est un document formel utilisé pour donner des ordres, informer sur des règles ou annoncer des changements politiques au sein d’une organisation. Contrairement à la note d’information, qui vise à partager des informations de manière générale, la note de service a un caractère plus hiérarchique et direct.
La note de service est utilisée pour communiquer des instructions précises, tandis que la note d’information vise à transmettre des informations de manière plus informelle. De plus, la note de service respecte généralement un format standard, tandis que la note d’information peut être plus flexible dans sa présentation.
La note de service a également une valeur juridique plus forte, car elle peut contenir des directives et des consignes faisant partie du règlement interne de l’entreprise. La note d’information, quant à elle, est principalement informative et n’engage pas directement des obligations juridiques.
Enfin, en termes de confidentialité, les deux types de notes peuvent être confidentiels, mais la note de service l’est à 100 % en raison de son contenu directif et des informations internes sensibles. La note d’information, bien qu’elle puisse également traiter de sujets sensibles, est souvent partagée avec un public plus large au sein de l’organisation.
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Comment rédiger une note d'information ?
Pour rédiger une note d’information efficace, il est essentiel de respecter une structure claire et concise. Les étapes clés de la rédaction d’une note d’information sont :
L'en-tête
L’en-tête doit contenir le nom de l’organisation, son logo, et ses coordonnées. Cela permet d’identifier immédiatement l’origine de la note.
Exemple :
✓ Logo de l’entreprise
✓ Nom de l’entreprise
✓ Adresse
✓ Téléphone
✓ Email
L'objet
La ligne d’objet doit être courte et résumer le sujet de la note. Cela permet aux lecteurs de comprendre rapidement le thème principal.
Exemple :
✓ Objet : Changement de politique de télétravail
Le corps du texte
Le corps de la note doit présenter les informations de manière détaillée et organisée. Il est conseillé de diviser le contenu en paragraphes clairs et d’utiliser des sous-titres si nécessaire. Incluez toutes les informations pertinentes et des exemples si nécessaire.
Exemple :
Suite à la réunion du 15 septembre, nous avons décidé de modifier notre politique de télétravail. À partir du 1er octobre, les employés pourront travailler à distance jusqu’à deux jours par semaine. Cette décision vise à améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle tout en maintenant notre productivité.
La signature
La note doit se terminer par la signature de l’auteur ou des personnes responsables. Cela donne une légitimité à la note et permet d’identifier les personnes à contacter pour des questions.
Exemple :
Cordialement,
✓ Nom
✓ Poste
✓ Signature
Il est à noter que le style de rédaction à adopter doit respecter des points essentiels :
- Brévité : La rédaction de la note d’information se doit d’être concise et brève. Une note d’information ne doit pas être trop longue.
- Tonalité neutre : Un ton formel et impartial est l’idéal à adopter. Il faut éviter au maximum les expressions émotionnelles.
Enfin, il faudra relire la note pour éviter les fautes d’orthographe ou de grammaire, qui peuvent nuire à la crédibilité de l’information.
Comment diffuser une note d'information ?
La diffusion d’une note d’information doit être adaptée à l’audience visée et au type d’information à transmettre. Il existe plusieurs canaux de diffusion, chacun étant adéquat selon le contexte et les objectifs de la note. Voici les principaux moyens et dans quelles situations les utiliser :
- Email : L’email est le canal le plus courant pour diffuser une note d’information à l’ensemble des employés ou à une équipe spécifique. C’est un moyen rapide et efficace, surtout pour les notes internes. Une note sur un changement de procédure interne ou un événement d’entreprise peut être envoyée par email à tous les employés. C’est idéal pour des informations urgentes et qui nécessitent une diffusion immédiate.
- Intranet de l’entreprise : Le réseau intranet est un espace sécurisé où les employés peuvent accéder à des informations importantes. C’est un bon outil pour diffuser des notes d’information qui doivent rester accessibles sur le long terme. Une note d’information administrative ou RH, comme une mise à jour des politiques de congés, peut être publiée sur l’intranet pour que les employés puissent y accéder quand ils en ont besoin.
- Affichage dans les locaux : L’affichage de notes d’information dans les espaces communs (salles de pause, entrées, couloirs) est utile pour communiquer des informations importantes à tous, surtout dans des lieux où tout le personnel passe. Une note d’information sur des travaux dans les locaux ou des règles de sécurité peut être affichée pour que tous les employés en prennent connaissance en arrivant au travail.
Réunion d’équipe ou assemblée générale : Dans certaines situations, il est plus pertinent de présenter une note d’information oralement lors d’une réunion. Cela permet une diffusion directe et interactive, surtout pour des sujets sensibles ou complexes.
Vous pourriez par exemple annoncer une note d’information sur une restructuration interne ou un changement stratégique majeur lors d’une réunion avec la direction et les équipes concernées, afin de répondre aux questions en direct. - Bulletin d’information ou newsletter : Les bulletins internes ou les newsletters sont parfaits pour diffuser des notes d’information régulières, telles que des bilans ou des mises à jour mensuelles. Cela permet de regrouper plusieurs informations dans un seul document.
On peut inclure une note d’information sur les résultats trimestriels de l’entreprise ou des nouvelles initiatives dans une newsletter envoyée à tous les employés. - Envoi postal ou courrier recommandé : Pour des notes d’information formelles ou sensibles, notamment juridiques ou liées à des décisions importantes, l’envoi postal est souvent privilégié pour garantir une traçabilité.
Une note d’information juridique adressée à un partenaire ou à un fournisseur doit être envoyée par courrier recommandé pour avoir une preuve de réception.
Comment améliorer votre note d'information ?
Voici quelques conseils à suivre poir produire une note d’information captivante :
- Définir clairement le but du message : Avant de rédiger une note, il est essentiel de bien comprendre son objectif. Que ce soit pour informer d’un changement de procédure ou d’un nouvel événement, votre note doit clairement indiquer son intention dès le début.
Si l’objectif est d’informer sur une mise à jour des politiques de télétravail, mentionnez-le dès la ligne d’objet pour éviter toute confusion. - Être concis et bref : Une note d’information doit aller droit au but. Il faut éviter les longs paragraphes et se concentrer sur l’essentiel. Les lecteurs doivent pouvoir comprendre le message rapidement sans avoir à parcourir plusieurs pages.Une note annonçant un changement d’horaire doit être brève : « À partir du 1er octobre, les horaires du bureau passeront de 9h à 18h.«
- Proscrire les éléments visuels inutiles : Il est important de ne pas surcharger la note avec des graphiques ou des images qui ne sont pas nécessaires. Utilisez un simple en-tête avec le logo de l’entreprise, mais évitez d’ajouter des images décoratives qui pourraient distraire du contenu principal.
- Vérifier l’orthographe : Relisez plusieurs fois pour vous assurer que des erreurs typographiques n’affectent pas la compréhension.
- Dater la note : Toujours indiquer la date à laquelle la note est rédigée. Cela permet aux lecteurs de savoir si l’information est récente et si elle est toujours valable.
- Utiliser un ton neutre et professionnel : Évitez les expressions trop informelles ou trop directes. « Veuillez prendre note des nouvelles procédures » est plus approprié que « Voici ce que vous devez faire« .
- Organiser les informations de manière logique : Utilisez des sections telles que « Objet« , « Changements« , « Prochaines étapes« , pour clarifier le contenu.
Quelques exemples de notes d'information
Situation 1 : changement d'horaire de travail
Objet : Modification des horaires de travail
Date : 1er Octobre 2024
Destinataires : Collaborateurs
Chers collaborateurs,
À compter du 1er novembre 2024, les horaires de travail seront modifiés pour mieux s’adapter à nos nouveaux projets et à la demande croissante. Les nouveaux horaires seront de 9h à 18h, avec une pause déjeuner d’une heure entre 12h30 et 13h30.
Nous comptons sur votre collaboration pour respecter ces nouveaux horaires.
Cordialement,
[Nom du responsable]
Directeur des Ressources Humaines
Situation 2 : Rappel des règles de sécurité
Objet : Rappel des règles de sécurité au sein de l’entreprise
Date : 1er Octobre 2024
Destinataires : collaborateurs
Chers collaborateurs,
Afin d’assurer la sécurité de tous, nous vous rappelons que le port des équipements de protection individuelle (EPI) est obligatoire dans les zones à risques. Veuillez vous assurer de porter un casque, des chaussures de sécurité et des lunettes de protection à tout moment dans les ateliers.
Toute infraction à ces règles pourra entraîner des sanctions disciplinaires. Merci de votre vigilance.
Cordialement,
[Nom du responsable]
Responsable sécurité
Situation 3 : Mise en place d'un nouveau informatique
Objet : Mise en place d’un nouveau système informatique
Date : 1er Octobre 2024
Destinataires : collaborateurs
Chers collaborateurs,
Nous sommes ravis de vous informer que, dans le cadre de notre projet de digitalisation, un nouveau système de gestion informatique sera déployé à partir du 1er février 2025. Ce système vise à améliorer l’efficacité et la gestion des données.
Des sessions de formation seront organisées à partir du 20 janvier. Vous recevrez une convocation pour la formation en fonction de votre département.
Merci de votre coopération.
Cordialement,
[Nom du responsable]
Responsable IT
Conclusion
En somme, la note d’information est un outil clé pour communiquer des informations claires et concises au sein de l’entreprise. Qu’il s’agisse de notes internes, externes, administratives ou juridiques, chaque type a un usage spécifique, s’adressant à des audiences variées. Bien rédigée, structurée et diffusée via les bons canaux (email, intranet, affichage), elle assure une transmission efficace des informations. N’attendez plus pour améliorer vos pratiques de communication interne et commencez dès aujourd’hui à rédiger des notes d’information optimisées pour une meilleure efficacité organisationnelle. Nous espérons pouvoir vous aider avec ce guide complet.
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