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Poka yoke, comment peut-il optimiser les processus de votre entreprise en 2024 ?
Que se cache derrière le nom peu commun « Poka-yoke » ? Cette méthode omniprésente dans la vie de tous les jours ?
Un petit voyage au Japon
Je vous recommande fortement ses livres, certes très techniques, mais qui vont vous surprendre. Une lecture attentive vous donnera les clés pour optimiser les processus de votre entreprise.
Ce terme provient de « Baka-Yoké » soit « anti-crétin ». Il a ensuite été réécrit d’une manière plus familière, poka yoke soit : anti-erreur.
Qu’est-ce que c’est le poka yoke ?
Le poka yoke est une méthode qui permet à un membre de votre équipe d’éviter (yoke) certaines erreurs (poka). Son objectif est d’éliminer les défauts de production, supprimer l’erreur humaine afin de favoriser le zéro défaut, améliorer l’efficience et augmenter vos rendements.
Sans le savoir, vous utilisez déjà certains poka yoke dans la vie de tous les jours :
En allant au distributeur de billets, vous retirez la carte avant de prendre vos billets. Eh oui, les billets ne sortent pas tant que vous n’avez pas retiré votre carte. Cela évite une erreur que vous avez certainement déjà vécue, oublier sa carte dans le distributeur.
On peut également citer l’avertissement sonore de votre voiture qui se met en route lorsque vous sortez du véhicule, les feux encore allumés.
Pour détecter les erreurs dans vos process, il existe trois types de poka yoke :
1- La méthode de contact : elle permet d’identifier les défauts grâce à des formes, des tailles ou des couleurs. Exemple : votre clé USB peut se brancher uniquement sur des ports USB.
2- La méthode du nombre constant : elle alerte votre employé lorsqu’il manque une étape dans le process. Exemple : comptez le nombre de pièces utilisées pour la construction d’un produit et centralisez-les. En cas d’oubli, nous verrons la pièce manquante du produit.
3- La méthode de séquence : elle permet de ne louper aucune étape d’un processus. Exemple : il est impossible de cliquer sur le bouton envoyé si les trois précédents paramètres ne sont pas terminés.
Chaque jour dans une entreprise, vous faites face à une prise de note, un envoi de courrier, à la création d’un produit, à la publication d’un post marketing, à l’ajout de chiffres dans un tableau Excel, etc.
L’ensemble de ces tâches quotidiennes sont sujettes à un fort taux d’erreurs à l’échelle de votre organisation :
- Imaginez que chaque collaborateur de votre entreprise effectue 2 erreurs toutes les 100 tâches (ce qui est très faible).
- Multipliez alors cette erreur (2) par le nombre de collaborateurs (X) et le nombre de jours de travail sur une année (Y).
Soit une société de 30 personnes : 2x30x200=12 000 erreurs par an, soit 60 erreurs/jours !
Comment comptabiliser le nombre d’erreurs dans une société ?
Un exercice simple consiste à regarder les cellules d’un logiciel tableur comme Excel de votre base de données clients ou marketing et de compter les cellules qui semblent en erreur (exemple : des chiffres dans la colonne nom, des cases vides… grâce à la fonction rechercher d’Excel).
Vous aurez alors une bonne idée du nombre d’erreurs, mais ce, sur un seul fichier. Si vous possédez un COO, il peut alors organiser un audit interne (seul ou avec son équipe) afin de pointer un ensemble de documents/process/formulaires et en déduire des résultats précis.
Une erreur peut vous coûter cher : perte de production, perte de temps, frustration de l’employé.
Combien me coûte chaque erreur ? Quelle perte de productivité implique-t-elle ? Quel est le temps perdu sur chacune d’entre elles ?
Comment mettre en place des poka yoke dans mon entreprise ?
Tout d’abord, il est important d’éditer vos process sous forme d’organigrammes grâce à des outils du type LucidChart.
Cela vous permet de poser l’ensemble de vos chaînes de valeurs et d’y pointer les potentielles sources d’erreurs. Vous pouvez également vous poser la question suivante : quels processus majeurs actuels engendrent des problèmes récurrents et ont un fort impact financier dans mon entreprise ?
Une fois qu’ils sont cernés, vous pouvez travailler sur un premier poka yoke.
De quelle façon ?
La manière la plus simple et certainement la plus rapide pour démarrer avec le poka-yoke est le formulaire. Un formulaire bien travaillé supprimera un bon nombre d’erreurs de saisie.
Vos commerciaux effectuent l’ajout de prospects sur un CRM ou à la main dans un tableur Excel ? Préférez alors la création de formulaires en amont et travaillez-les de la façon suivante :
1-NOM (champ obligatoire en lettre, taille max 32 caractères, majuscule)
2-Prénom (champ obligatoire en lettre, taille max 32 caractères, majuscule)
3-Téléphone (champ obligatoire, chiffre, 10 caractères max, vérification de la conformité)
4-Email (champ mail)
5-Etc.
Comme vous pouvez le voir, il est important d’appliquer les mentions obligatoires, de limiter le nombre de caractères ou d’appliquer un type de caractères à certains champs. Intégrez alors ce formulaire à votre CRM comme monday.com ou à votre tableur Excel, formez vos équipes à ce nouveau process et continuez.
Pour cela, vous pouvez utiliser plusieurs logiciels de formulaires en fonction de votre infrastructure actuelle. Si vous utilisez Microsoft en majorité, tournez-vous vers Forms. Si vous utilisez Google, préférez alors Google Form. Des logiciels tiers sont également très puissants tels que Typeform.
Félicitations ! Vous avez mis en place votre premier poka-yoke et vous avez évité de nombreuses erreurs futures.
D’autres poka-yoke à mettre en place : Une société de vente en ligne peut inscrire en dessous de son emballage une indication sur le sens d’ouverture pour que le client n’ouvre pas le paquet dans le mauvais sens.
Souvent utilisé dans les hôpitaux, le code couleur est également une forme de poka-yoke.
Lors de l’ajout d’un nouveau prospect dans le formulaire de votre CRM, vous pouvez créer une alerte lorsqu’un champ adresse n’est pas saisi.
Bloquez aussi certains champs ou certaines vues pour un ensemble de collaborateurs.
Ajoutez un second bouton de validation pour des tâches à risques.
Dans une longue chaîne de processus, appliquez des validations obligatoires par étape (valider A avant de valider B…)
Les risques de mise en place d’un poka-yoke
La mise en place de poka-yoke peut demander beaucoup d’efforts et de temps pour ne pas aboutir finalement. Voici les erreurs souvent retenues :
Le poka-yoke est trop contraignant pour l’employé
Il est trop strict et a diminué la productivité
Il n’est pas fiable. Des erreurs persistent après son installation.
Il faut donc s’assurer de la fiabilité d’un poka-yoke afin que son objectif premier soit d’augmenter la productivité et de réduire les défauts. Vous devez vous assurer des limites de chaque membre de votre équipe. Exemple : la performance visuelle, la performance auditive et l’exécution de tâches répétitives qui réduisent l’efficacité.
Nous finirons par une citation de Shigeo Shingo :
Vous posez systématiquement la question du ''Pourquoi'' est le meilleur moyen pour débloquer une réflexion à l'arrêt. Utilisez-le à répétition.
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