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Facture de situation : définition, utilité et conseils pour la réussir en 2024
Comment parer les trous de trésorerie ? Voilà une question que bon nombre d’entrepreneurs se posent. Pour mener à bien un projet avec un client et assurer une santé financière optimale à son entreprise, il est nécessaire d’avoir une bonne trésorerie. La facture de situation s’inscrit dans cette problématique et joue un rôle essentiel. Ce système de facturation est très utilisé dans certains secteurs comme celui du BTP. Il prend tout son sens dans les chantiers ou projets à long terme incluant la réalisation de travaux (matériel à acheter, main-d’œuvre à payer, etc.). Que comprendre par facture de situation ? Comment se présente-t-elle ? Lisez ce guide pour avoir toutes les réponses à vos questions sur le sujet.
Qu'est-ce qu'une facture de situation ?
Encore appelée facture intermédiaire ou facture d’avancement, la facture de situation de travaux est un document utilisé couramment par les artisans et les professionnels du bâtiment. Son principe est simple : échelonner la facturation d’un projet ou d’un chantier dans le temps en éditant des factures intermédiaires tout le long de son avancement.
Un outil de suivi et de facturation des travaux
Les échéances de la situation de travaux peuvent être prévues à des dates définies d’avance (chaque mois par exemple) dans le contrat. La facture de situation est calculée en tenant compte du taux de réalisation d’une prestation spécifique ou de l’ouvrage dans sa globalité. Une facture de clôture est alors émise à la livraison. Celle-ci indique le solde restant à payer après déduction du montant des factures de situation éditées pendant le chantier.
Un document contractuel et juridique
Une facture d’avancement est avant tout un document juridique et contractuel. À ce titre, il permet de suivre l’avancement du projet tout en sécurisant le paiement des travaux. C’est un document essentiel pour justifier les acomptes et les avances.
Une photographie du chantier à un instant précis
Une situation de travaux peut correspondre à :
- Une prestation spécifique (on parle de marché ou de lot) ;
- L’état d’avancement général du projet ou du chantier.
Prenons l’exemple d’un chantier de rénovation d’extérieur. Un carreleur est sollicité pour poser un revêtement sur toute la façade d’un logement. Celui-ci doit chiffrer l’avancement de ce marché en pourcentage en tenant compte de la situation de travaux : 10 %, 30 %, 60 %, etc. Une somme TTC et HT correspond alors à chaque degré d’avancement. Elle sera facturée au moment de l’échéance au maître d’ouvrage.
Il n’est pas rare que plusieurs marchés soient exécutés en même temps (raccordement électrique, installation de chaudière, travaux de peinture, etc.). Dans ce schéma, vous pouvez quantifier un pourcentage total d’avancement du projet ou du chantier de rénovation en établissant une situation globale reprenant la progression individuelle de chacun des marchés.
S’il s’agit par exemple d’un projet de construction. Celui-ci peut être divisé en lots tels que le toit, les murs, la fondation, etc. Vous pouvez facturer chacun des lots de façon séparée en tenant compte des coûts réels associés à chaque prestation spécifique. Vous pouvez aussi ajouter des conditions et termes pour chacun des lots au besoin dans le respect des critères de facturation. Sans oublier que vous pouvez combiner plusieurs techniques.
À quoi sert une facture de situation ?
Le dispositif de facturation d’avancement est très répandu chez les professionnels, surtout ceux du bâtiment. Il est très utile pour assurer la viabilité des entreprises.
Sécuriser le paiement des travaux
La facture de situation sert à générer de la trésorerie de façon régulière pour les projets de longue durée sans devoir attendre la fin des travaux. Il permet d’évaluer le niveau d’avancement d’un ouvrage.
En effet, certains chantiers de gros œuvre à l’instar des travaux de charpente, la menuiserie ou la maçonnerie, peuvent se poursuivre durant de nombreux mois. Plutôt que d’émettre une seule facture à la livraison, il devient alors indispensable pour l’artisan d‘échelonner les règlements dans le temps.
Suivre l'avancement du chantier et justifier les avances et acomptes
Le fait de ne pas facturer à la fin du projet, mais au fur et à mesure de son évolution, va ainsi permettre de financer les frais de déplacement, l’achat du stock de matériel et de fourniture, le salaire de la main d’œuvre et les autres dépenses annexes générées par l’exécution des travaux.
De façon plus générale, la facture de situation quantifie l’avancement de vos chantiers dans le temps. Elle garantit une meilleure gestion. Ce procédé permet à l’artisan de respecter les délais annoncés au maître d’ouvrage en ayant une vue globale du déroulement des travaux.
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Comment établir une facture de situation ?
L’émission d’une facture d’avancement peut se faire à partir du devis initial fourni au client, à l’aide d’un logiciel de facturation. À l’instar des autres types de factures, elle doit également être comptabilisée dans un ordre précis et respecter certaines normes.
Le détail des travaux réalisés
Au moment de son édition, la facture de situation doit faire mention des différents travaux réalisés à ce stade d’avancement du chantier ou du projet. Quelles opérations ont été effectuées ? Avec quels types de matériaux et quelles quantités ? À quelle étape de progression êtes-vous ? Quelles mains-d’oeuvre et prestations ont été sollicitées ? … Tous les détails possibles pouvant permettre de justifier le paiement à cette étape doivent être fournis.
Les mentions obligatoires
Les règles appliquées pour une facture classique sont aussi valables pour la situation de travaux. Toutefois, certaines spécificités doivent être observées au niveau du degré d’avancement des travaux et de la numérotation. Une facture intermédiaire doit donc faire figurer les mentions légales suivantes :
- Le vocable du ou des marchés concernés ;
- Le numéro du devis relatif à la situation (ex. facture n°A – situation de travaux n°A sur devis n°A) ;
- Le niveau d’avancement par rapport à la dernière échéance (mettre 0 si c’est le premier) ;
- Le niveau d’avancement du chantier ou du marché dans sa globalité.
Mis à part ces mentions spécifiques, la facture de situation doit aussi préciser les informations suivantes :
- Les coordonnées de la société prestataire, son numéro SIRET et sa raison sociale ;
- Les coordonnées du client (adresse email, numéro de téléphone, adresse physique, raison sociale, prénom ou nom) ;
- Le montant total TTC et HT ;
- Les montants à l’unité TTC et HT.
Le calcul du montant à facturer
Vous avez deux choix pour calculer le montant d’une facture de situation de travaux. Soit vous détaillez les prestations réalisées. On parle alors de facture de situation détaillée. Soit vous vous basez sur un pourcentage d’avancement du projet. C’est ce qu’on qualifie de facture de situation globale ou facture d’avancement global. Vous pouvez également faire appel à la méthode de calcul par pourcentage d’avancement dans une facture de situation détaillée.
Pour le premier cas, le projet est divisé en diverses prestations spécifiques appelées marchés ou lots. Selon l’avancement du projet, vous allez alors proposer une facturation individuelle des lots. Cette approche est utile quand vous avez affaire à plusieurs sous-traitants ou prestataires. Une facture doit être ainsi créée chaque fois qu’un lot est finalisé.
Dans le second cas, vous facturez en fonction de la progression des travaux et des niveaux explicitement définis dans votre devis. Une facture finale (ou facture de clôture) est émise lorsque toutes les prestations ont été réalisées et le chantier livré. Elle expose le solde restant et le décompte de la facture de situation ainsi que de la facture d’acompte déjà réglée. La facture de clôture peut être déterminante sur le plan juridique.
Comment procéder à la comptabilisation d’une facture de situation ?
Il faut un traitement comptable spécifique pour comptabiliser les factures d’avancement. N’hésitez pas à utiliser un logiciel de comptabilité performant ou à faire appel à un expert-comptable pour être sûr de ne pas vous tromper.
Quels sont les pièges à éviter ?
La facturation occupe une place importante dans la vie d’une organisation. C’est le document juridique grâce auquel vous pouvez demander un paiement au client en formalisant la vente d’un service ou d’un bien. Pour faire court, elle est incontournable pour justifier les transactions commerciales. Une facture de situation incorrecte peut avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise, tant sur l’image de marque que sur le plan financier. Il faudra donc veiller à ne commettre aucune erreur.
Ne pas respecter les délais de transmission
Le respect du délai de transmission est l’un des points essentiels dans l’édition d’une facture intermédiaire. Une facture de situation transmise en retard peut causer plusieurs dégâts :
- Paiement en retard ;
- Mécontentement des fournisseurs et des parties prenantes au projet (prestataires, main-d’oeuvre, etc.) ;
- Retard dans la livraison, etc.
Le respect des délais de transmission est donc primordial.
Manquer de précision dans le descriptif des travaux
Un autre point important dans l’édition d’une facture de situation concerne la précision dans le descriptif des travaux effectués. Les opérations réalisées doivent être indiquées avec le plus de détail possible et selon un ordre précis. Les matériaux utilisés, les prestataires sollicités, etc. tout ce qui permettra au client ou au maître d’ouvrage de justifier chaque centime doit être mentionné.
Il s’agit d’un exercice assez délicat auquel vous devez apporter le plus grand soin. Une facture de situation bien détaillée renvoie une bonne image de vous, de votre entreprise. C’est un gage de confiance et preuve de votre professionnalisme.
Négliger les mentions obligatoires
Certaines mentions légales doivent obligatoirement être indiquées sur les factures de situation. Elles précisent notamment les pénalités de retard, les modalités de paiement, les conditions générales de vente, le numéro de TVA intracommunautaire, le numéro de SIRET et les coordonnées de l’entreprise.
Les mentions légales doivent être correctes et complètes. L’entreprise risque une amende fiscale en cas de non-conformité. Ainsi, vous devez indiquer clairement le taux de TVA applicable sur la facture. La date de facturation doit être mentionnée de façon précise et claire. Il est indispensable d’ajouter l’adresse email du client ou du fournisseur, le numéro de téléphone, adresse, noms, prénom, etc. Toutes les données relatives aux mentions citées plus haut doivent y figurer.
Les meilleures pratiques pour une facture de situation efficace
La facturation est un maillon essentiel dans la gestion financière d’une entreprise. Elle exige une attention particulière pour garantir la justesse des transactions. Quatre impératifs se dégagent notamment pour prévenir les écueils courants :
- Une communication transparente avec le client ;
- L’amélioration continue des compétences du personnel chargé de la facturation ;
- L’intégration d’outils et logiciels spécialisés ;
- L’utilisation d’un modèle type.
Ces quatre points se révèlent essentiels dans la protection de la santé financière de l’entreprise et le maintien de l’intégrité des transactions.
Communiquer de manière transparente avec le client
Une bonne communication avec le client est nécessaire pour éditer une facture de situation juste et conforme aux spécifications du contrat. Les échanges doivent être professionnels, fiables et clairs, sans quoi l’image de votre entreprise peut prendre un coup auprès du client. Pour que la communication sur la facturation soit parfaite, vous devez :
- Envoyer régulièrement des comptes rendus d’activité ;
- Insérer plus de données dans les annexes des factures ;
- Envoyer, en plus de la facturation électronique, les factures de situation par mail standardisé, etc.
Avec ces éléments, les montants apparaissent plus clairs aux yeux du client. Les équipes financières passent moins de temps à clarifier les factures et la satisfaction du client augmente. Chaque partie en sort gagnant.
Soigner la présentation
En plus de servir de document comptable, la facture de situation est avant tout un justificatif juridique prouvant la vente d’un produit ou d’un service à un client. Sa présentation doit être impeccable. Tous les détails concernant les travaux effectués, les mentions légales obligatoires, les intervenants … doivent y figurer de façon ordonnée, précise et compréhensible. C’est important et cela y va de la notoriété de l’entreprise.
Utiliser un modèle type
Un modèle type de facture d’avancement est un document prêt à l’emploi. C’est assez pratique pour rester dans les normes et éviter tout écart. Il vous permet de conserver des archives de chacune des transactions effectuées avec les fournisseurs, vendeurs, clients et autres.
Un modèle de facture contient déjà tous les champs indispensables d’une facture de situation. Avec tous ces éléments intégrés, il vous suffira de modifier les informations par défaut avec des chiffres et données spécifiques à vos travaux.
De nombreux sites et logiciels proposent des modèles de facture d’avancement 100% gratuits ou payants que vous pouvez utiliser pour votre organisation. Vous pouvez vous en inspirer pour fournir des factures personnalisées à vos collaborateurs. Vous pouvez calculer les montants de manières automatiques en modifiant simplement les articles, les quantités et les chiffres.
Outils et logiciels pour créer des factures de situation
Pour éviter les erreurs, il est essentiel d’intégrer des outils spécialisés en facturation. Suivi des paiements en temps réel, gestion des produits et clients, génération automatique de factures … les fonctionnalités offertes par ces solutions sont vraiment intéressantes. Elles offrent la possibilité d’effectuer un archivage efficace ainsi qu’une personnalisation avancée des modèles de factures de situation existante. La combinaison de ces avantages réduit les risques d’erreurs et garantit un contrôle précis.
Les algorithmes de ces logiciels intègrent également un moyen de gestion proactive de la trésorerie et des mécanismes de suivi des paiements en retard. Ils offrent une interface sécurisée garantissant la confidentialité des données financières, un sujet primordial dans la protection des données sensibles.
Mise à jour et amélioration continue des compétences
Il est impératif d’investir dans la mise à jour fréquente des compétences du personnel responsable de la facturation. Cette stratégie vous permet d’être toujours en phase avec les évolutions et les meilleures pratiques dans le domaine de la facturation. C’est assez utile pour éviter d’éventuels litiges et sanctions en restant en conformité avec les régulations et lois en vigueur.
Nos experts sont là pour vous montrer comment notre solution peut simplifier et améliorer votre comptabilité ainsi que vos transactions. Contactez-nous dès maintenant pour une démonstration adaptée à vos besoins.
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Fonctionnalités clés
Le logiciel propose une gamme de fonctionnalités visant à automatiser et faciliter la gestion de la facturation. Parmi celles-ci, on retrouve :
- Création et envoi de factures personnalisées : Des modèles personnalisables sont disponibles pour créer des factures professionnelles rapidement.
- Suivi des factures et des encaissements : Pennylane offre une vue d’ensemble de l’état des factures et des paiements, permettant un suivi en temps réel.
- Tableau de bord en temps réel : Cette fonctionnalité donne une vision claire de la situation financière et de la trésorerie de l’entreprise.
- Paiements en ligne sécurisés : La plateforme permet d’intégrer des options de paiement en ligne pour faciliter les transactions.
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L’utilisation de Pennylane offre plusieurs avantages tangibles pour les entrepreneurs :
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- Amélioration de la trésorerie : Grâce à un meilleur suivi et à la possibilité de relances automatiques, les retards de paiement sont réduits.
- Suivi précis de l’activité : Le tableau de bord en temps réel permet de garder un œil constant sur l’état financier de l’entreprise.
- Réduction des erreurs : L’automatisation des processus diminue les risques d’erreurs humaines.
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Pour conclure
La facturation est une étape déterminante dans la vie d’une entreprise. Afin d’éviter les conséquences néfastes liées aux erreurs courantes, il vous faudra veiller à fournir des informations exactes et complètes (montants TTC et HT, référence de la facture, date de facturation, coordonnées du client ou du fournisseur, etc.). Vous devez respecter les règles fiscales, surtout celles relatives aux mentions obligatoires et aux taux de TVA. N’oubliez pas de proposer des options de paiement flexibles, de suivre régulièrement les factures et de choisir un modèle de tarification adapté à votre organisation. Pour finir, veillez à toujours présenter vos factures de situation et vos devis de façon structurée et claire. Vous réussirez à assurer une gestion financière optimale à votre entreprise en utilisant des outils spécialisés et en suivant ces conseils.
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