Table des matières
Le tableau de bord de projet, outil de décision d'entreprise en 2024
Le tableau de bord de projet est bien plus qu’un simple outil de suivi. En effet, c’est une vue d’ensemble claire et concise de toutes les activités d’un projet.
Il permet aux gestionnaires de projet de prendre des décisions éclairées et de maintenir le cap vers l’accomplissement des objectifs fixés. Ce tableau offre une compréhension instantanée de l’état d’avancement du projet et identifie les zones de succès et les éventuels points de blocage.
En tant qu’outil de pilotage de projet, le tableau de bord joue un rôle vital dans la gestion efficace des ressources, des délais et des budgets. Il permet de détecter rapidement les écarts par rapport au plan initial et de mettre en place des actions correctives appropriées. Que savoir sur le tableau de bord de projet ? Faisons le point dans cet article.
Qu’est-ce que le tableau de bord de projet ?
Un tableau de bord de projet, souvent appelé « dashboard » en anglais est un outil indispensable pour tout chef de projet. Chargé de prendre de multiples décisions et de jongler avec un flux important d’informations, le chef de projet trouve dans le tableau de bord un bon allié. Ce dernier lui permet de rassembler et de visualiser ces données cruciales. En tant qu’outil d’aide à la décision, le tableau de bord de projet vise à faciliter la compréhension et l’exploitation d’une série d’informations pertinentes pour chaque partie prenante.
Que ce soit les mots-clés ou le taux de satisfaction client, les indicateurs de performance favorisent la prise de décision. De plus, le tableau de bord de projet joue un rôle important dans la communication avec les différentes parties prenantes. En effet, du moment où il offre une vision globale du projet, de ses objectifs, des risques potentiels et de son avancement, il permet à chacun de rester informé en temps réel.
Par ailleurs, la conception des tableaux de bord de projet se fait généralement à l’aide de logiciels spécialisés afin de garantir une présentation claire, précise et attrayante des informations. En favorisant le travail collaboratif, le tableau de bord vous offre une vue d’ensemble claire et facilite la communication entre les membres de votre équipe. De plus, si vous adoptez une approche prospective, un tableau de bord prospectif peut vous aider à aligner les tâches et les objectifs du projet sur la stratégie globale de l’entreprise. Les données qui proviennent des systèmes ERP et CRM peuvent aussi être intégrées dans un tableau de bord de projet pour une vue d’ensemble de la performance du projet.
Quel est l’intérêt du tableau de bord de projet ?
La mise en place d’un tableau de bord dans la gestion de projet présente une multitude d’avantages. Parmi ces derniers, on peut noter :
Le management des ressources de projet
L’un des principaux objectifs d’un tableau de bord est de faciliter la gestion des ressources de projet, qu’elles soient humaines, techniques ou financières. En centralisant toutes ces données importantes, le tableau de bord permet aux gestionnaires de projet de mieux planifier, allouer et suivre l’utilisation de ces ressources. L’automatisation des tâches liées à la gestion des ressources peut également être intégrée dans le tableau de bord afin de permettre un suivi en temps réel de l’évolution des ressources disponibles et leur affectation.
Le suivi progrès de l’équipe
Comme nous l’avions notifié un peu plus haut, le tableau de bord offre une vue d’ensemble claire de l’avancement des tâches et des activités du projet. Du fait qu’il fournit des indicateurs de suivi de projet en temps réel comme le tableau Kanban, il permet à chaque membre de l’équipe de visualiser facilement les progrès réalisés et les obstacles rencontrés.
Cette transparence favorise non seulement la responsabilisation individuelle, mais aussi le processus d’amélioration. En identifiant rapidement les points d’amélioration, les équipes peuvent ajuster leurs stratégies et leurs plans d’action.
La communication efficace avec les tiers
Un tableau de bord bien conçu est un outil indispensable qui permet la communication avec les parties prenantes externes, qu’il s’agisse de clients, de partenaires ou de sous-traitants. En fournissant des données actualisées sur l’avancement du projet, la satisfaction client, ou la gestion de la relation client, il renforce la transparence et la confiance entre toutes les parties impliquées. Cette transparence contribue à éviter les malentendus et les conflits. Elle permet à toutes les parties de rester alignées sur les objectifs du projet.
L’optimisation de la gestion de projet dans son ensemble
Un autre avantage d’un tableau de bord de projet est qu’il optimise le projet dans son ensemble. En effet, du fait qu’il consolide toutes les informations pertinentes au même endroit, le tableau de bord permet aux gestionnaires de projet de prendre des décisions plus rapides. Il permet aussi d’intégrer des données sur le parcours client pour aligner les objectifs du projet.
En fournissant de bonnes analyses des données, il permet d’identifier les tendances, les opportunités et les risques potentiels plus rapidement et plus efficacement. Cette approche de la gestion de projet contribue à minimiser les retards, les dépassements de budget et les échecs potentiels. En bref, la mise en place d’un tableau de bord dans la gestion de projet est un investissement précieux qui offre de nombreux avantages aux gestionnaires.
Gérez votre gestion de projet avec monday.com
Optimisez et gérer votre gestion de projet avec monday.com. Découvrez comment il peut vous aider à atteindre vos objectifs
Comment établir un tableau de bord de projet ?
Pour établir un tableau de bord de projet, il est important de suivre certaines démarches. Parmi ces dernières, on peut citer :
Définir les objectifs du tableau de bord de projet
Avant de construire votre tableau de suivi de projet, il est important de cerner vos objectifs précis. Posez-vous les questions comme :
- Qui sera le public cible de ce tableau de bord ?
- Quelle forme prendra-t-il ?
- Quelles informations seront essentielles ?
- Quels objectifs précis voulons-nous atteindre grâce à ce suivi ?
Clarifier vos besoins dès le départ garantira que le tableau de bord réponde parfaitement à vos attentes et à celles des parties prenantes.
Identifier les indicateurs clés de performance (KPI)
Les KPI constituent le cœur de votre tableau de bord. Voici quelques exemples de KPI:
- Le budget à respecter ;
- Les échéances de temps ;
- L’utilisation des ressources ;
- Le pourcentage d’achèvement.
Ils permettent de suivre et d’évaluer la progression et l’efficacité du projet.
Rassembler les données essentielles
Après avoir énuméré les KPI, il est impératif de recueillir les informations nécessaires pour alimenter votre tableau de suivi. Ces données peuvent être acquises de diverses manières, en fonction de la situation et des ressources disponibles. Vous pouvez opter pour la saisie manuelle des données ou l’exportation de fichiers CSV.
Les données peuvent provenir de bases de données déjà en votre possession, d’une nouvelle collecte de données mise en place dans le cadre du projet, ou encore de mises à jour régulières des données existantes.
Créer le dashboard du projet
La conception du tableau de bord est une étape importante qui peut être réalisée à l’aide de logiciels comme Excel ou avec des outils spécialisés de gestion de projet. En effet, ces outils permettent non seulement de concevoir un tableau de bord clair et professionnel, mais également d’automatiser certaines tâches, permettre le travail d’équipe, suivre la performance et communiquer efficacement avec tous les acteurs du projet.
Mettre à jour régulièrement le tableau de bord
Un tableau de bord de gestion de projet est un outil dynamique qui nécessite des mises à jour régulières pour rester pertinent. Il est également important de s’assurer que les informations affichées sont compréhensibles pour tous les intervenants du projet, qu’il s’agisse de partenaires, de collaborateurs, ou d’autres parties prenantes. Une lecture aisée des informations et l’utilisation d’éléments visuels comme des graphiques contribuent à faciliter la communication interne en entreprise.
Quels sont les différents types de tableaux de bord de projet ?
Généralement, il existe trois types de tableaux de bord :
Le tableau de bord stratégique
Le tableau de bord stratégique (balanced scorecard) traduit la stratégie d’une entreprise en indicateurs de performance et optimise le flux de travail. Il permet aux dirigeants de piloter l’entreprise en évaluant sa performance sur quatre axes principaux :
- Les résultats financiers ;
- La satisfaction client ;
- Les processus internes ;
- L’apprentissage organisationnel.
Ce type de tableau de bord clarifie la vision stratégique de l’entreprise, identifie les leviers d’action pour améliorer la performance. De plus, il décline les objectifs à long terme en actions concrètes à court terme. Sa fréquence de réalisation varie généralement d’annuelle à mensuelle.
Le tableau de bord de gestion
Le tableau de bord de gestion, aussi appelé tableau de bord budgétaire, met en évidence les écarts entre les prévisions et la réalité. Son objectif principal est de financier, mais il vise également à analyser les causes des écarts afin de mettre en place des actions correctives en temps réel.
Le tableau de bord opérationnel
Le tableau de bord opérationnel mesure l’avancement et la performance des actions déployées dans le cadre des opérations quotidiennes. Il inclut des indicateurs de pilotage pour suivre la progression des activités ainsi que des indicateurs de performance comme les KPI marketing et KPI commerciaux pour évaluer les résultats obtenus.
Booster votre gestion de projet avec monday.com
Contactez nos experts afin d’avoir une démonstration personnalisée de l’outil monday.com. Parlez-nous de votre projet et contactez-nous dès maintenant
Quelles informations doivent figurer dans le tableau de bord de projet ?
Pour assurer un suivi efficace du projet, le tableau de bord doit contenir plusieurs éléments qui doivent être adaptés aux besoins et aux objectifs fixés :
Le statut du projet
Un indicateur clair du statut du projet, exprimé en pourcentage d’avancement ou en étapes complétées, permet de suivre sa progression de manière concise.
Les ressources financières
Des KPIs relatifs au budget alloué et à d’éventuels écarts ou dépassements budgétaires offrent une visibilité sur la santé financière du projet.
Les ressources humaines
La répartition des charges de travail, les tâches à accomplir et le niveau d’engagement des collaborateurs doivent être surveillés pour garantir une utilisation efficace des ressources humaines.
Les ressources humaines
La répartition des charges de travail, les tâches à accomplir et le niveau d’engagement des collaborateurs doivent être surveillés pour garantir une utilisation efficace des ressources humaines.
Le calendrier prévisionnel
Une représentation visuelle des étapes du projet et des jalons à atteindre, que ce soit sous forme de calendrier ou de diagramme de Gantt, permet de planifier les activités de manière cohérente.
Les risques potentiels
La liste et le suivi des risques identifiés sont essentiels pour anticiper et gérer les problèmes potentiels qui pourraient affecter le projet.
Les retours d’informations
Une section dédiée pour les retours d’informations des collaborateurs permet d’intégrer leurs avis et suggestions d’amélioration pour optimiser la gestion du projet.
Les objectifs et livrables
La liste des objectifs et des livrables attendus, ainsi que leur niveau d’achèvement, permet de maintenir le cap et de s’assurer que le projet progresse conformément aux attentes. En personnalisant le tableau de bord en fonction des besoins du projet et en collaborant avec les parties prenantes, il est possible de créer un outil efficace pour surveiller et piloter le projet.
Quels sont les indicateurs à suivre dans un tableau de bord de projet ?
Le choix des indicateurs clés de performance (KPI) dans un tableau de bord dépend des spécificités de l’entreprise, de sa stratégie et de son secteur d’activité. Toutefois, certains KPI demeurent quasi indispensables dans divers domaines comme les ventes, les ressources humaines, la finance et la logistique. Les mesures financières comprennent le fonds de roulement, les besoins en fonds de roulement, la trésorerie, la rotation des stocks, le seuil de rentabilité, la marge brute, le retour sur investissement (ROI) et la capacité d’autofinancement.
Pour les performances commerciales, on surveille le chiffre d’affaires par produit, par rayon, par zone géographique, par vendeur, le nombre de produits vendus selon les mêmes critères, le nombre de prospects et le taux de conversion.
Les indicateurs RH incluent le chiffre d’affaires par employé, la masse salariale, le nombre d’employés, les heures travaillées, les recrutements récents, le coût de la formation, le ratio du salaire moyen, le taux de rotation du personnel, le temps de travail, le taux d’absentéisme, le nombre d’heures supplémentaires et les accidents du travail.
Pour la production, on examine le temps de cycle, le temps moyen entre les pannes, le taux de rendement et le taux de retours. En logistique, les indicateurs englobent le taux de couverture, le taux de rupture, le taux de retour, le taux de freinte, la rotation des stocks et les écarts d’inventaire.
Comment faire l’analyse d’un tableau de bord de projet ?
Pour analyser un tableau de bord de projet, il faut identifier les domaines où l’entreprise excelle et ceux qui présentent des défis. Cela implique de repérer les indicateurs de performance qui affichent des résultats positifs ainsi que ceux qui montrent des écarts ou des tendances préoccupantes.
Une fois ces domaines cernés, ce serait le moment de rechercher les opportunités d’amélioration et de prendre en compte les risques potentiels susceptibles d’entraver les objectifs du projet. Cette analyse permet de comprendre les forces et les faiblesses du projet, de prioriser les actions correctives et d’ajuster les stratégies en conséquence pour garantir le succès du projet.
Quelle est la différence entre le tableau de bord et le reporting ?
La différence fondamentale entre le tableau de bord et le reporting réside dans leur objectif et leur utilisation. Le reporting se concentre sur la collecte et le traitement des données, fournissant une vue d’ensemble des performances et des tendances. En revanche, le tableau de bord va au-delà en analysant ces données pour offrir une vision plus approfondie et interactive de la situation.
Il met en évidence les indicateurs clés de performance (KPI) de manière visuelle et dynamique, facilitant ainsi la prise de décision rapide et éclairée. Alors que le reporting offre une perspective globale, le tableau de bord permet une analyse plus détaillée et orientée vers l’action, ce qui en fait un outil essentiel pour la gestion efficace des projets et des activités commerciales.
Pourquoi choisir les tableaux de bord de monday.com pour le suivi de vos projets ?
Les tableaux de bord de monday.com offrent une solution complète pour le suivi efficace des projets. En effet, ils intègrent une variété de fonctionnalités et d’outils collaboratifs. Avec plus de 30 widgets et applications disponibles, ces tableaux permettent aux utilisateurs de visualiser l’avancement du projet, de suivre le budget, d’estimer la charge de travail des collaborateurs, et bien plus encore. Cette approche facilite la concentration de l’équipe sur les objectifs principaux et favorise une augmentation de la productivité.
L’utilisation de tableaux de bord facilite également le flux de travail en centralisant les données importantes sur une seule plateforme collaborative. Les utilisateurs peuvent créer des résumés, des rapports et obtenir une vue globale de toutes les informations pertinentes pour leurs projets. Ils peuvent sélectionner et organiser des groupes de plusieurs tableaux dans un seul tableau de bord management afin de simplifier la gestion des données et des tâches.
Avec monday.com, les utilisateurs bénéficient également de fonctionnalités avancées telles que l’exportation, la modification, l’impression et le filtrage des tableaux de bord. De plus, le logiciel offre un mode présentation élégant et un mode obscur pour une expérience personnalisée. Le widget « Charge de travail » permet de visualiser la répartition du travail et les échéances des tâches, tandis que le widget « Gantt » génère un diagramme de Gantt consolidé pour une vue d’ensemble des projets. Le widget « Calendrier » permet quant à lui d’extraire et de regrouper les informations de plusieurs tableaux dans une vue calendrier pratique.
Pour tout dire, les tableaux de bord de monday.com sont une solution polyvalente et intuitive pour la gestion des projets. Ils offrent des fonctionnalités avancées adaptées aux besoins des entreprises. Les concepts de gestion de projet, de gestion de la relation client, de suivi des performances et de collaboration font de monday.com un outil indispensable pour les équipes qui travaillent sur des projets complexes.
D’une manière ou d’une autre, le tableau de bord de projet représente un outil qui permet de mieux gérer les projets. Il offre une vue d’ensemble claire sur l’avancement, les performances et les tendances. En intégrant des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents et en fournissant une analyse approfondie des données, les tableaux de bord permettent aux équipes de prendre des décisions éclairées et de prioriser les actions correctives.
Testez monday.com, votre outil de gestion de projet
Profitez d’un essai gratuit de 14 jours pour prendre en main votre futur outil et testez toutes ses fonctionnalités
