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Relance facture impayée : guide, modèles et conseils pratiques
Chaque jour, des millions dorment chez les clients sous forme de factures impayées. Cet argent immobilisé en raison du non-paiement à l’échéance convenue peut lourdement handicaper la trésorerie d’une entreprise. Face à ces retards de règlement, les entrepreneurs se doivent de chercher impérativement des stratégies efficaces pour tenir à flot. La relance de factures impayées se présente comme une solution incontournable dans ce contexte. Elle permet d’obtenir le paiement d’une facture impayée sans altérer les bonnes relations avec le client.
Toutefois, l’application de cette démarche exige l’utilisation d’outils adaptés et requiert des compétences spécifiques. Il est donc souvent nécessaire de se faire accompagner par des experts pour optimiser l’efficacité des processus de recouvrement et maîtriser les notions essentielles. Vous avez adressé une facture à votre client et celui-ci ne vous a pas réglé ? Cet article vous livre tous les éléments utiles pour gérer efficacement cette problématique.
Qu'est-ce qu'une facture impayée ?
Lorsqu’une facture n’est pas réglée au terme prévu, on dit alors qu’elle est un impayé. Généralement, la date d’échéance est inscrite soit sur la facture, soit dans le contrat de vente. En l’absence de mentions précises, les délais de paiement prévus par la loi s’appliquent alors.
Mis à part le désagrément occasionné pour le dirigeant d’entreprise qui n’arrive pas à obtenir le paiement de sa prestation, les impayés peuvent aussi nuire à la situation financière de l’organisation. Pour éviter une telle situation, il faut relancer rapidement le client.
Relance facture impayée : qu’est-ce que c’est ?
La relance pour facture impayée ou la relance client est une opération qui consiste à formaliser un rappel de paiement auprès d’un client n’ayant pas payé sa facture dans le délai imparti. La lettre de relance de facture impayée permet donc d’informer le client qu’une facture émise en son nom est en retard de paiement. Elle peut faire suite à un appel téléphonique ou à un mail de relance qui n’aura pas abouti au paiement de la facture en question. Elle peut aussi être rédigée comme premier moyen de relance.
À ce stade, vous demandez simplement au client de régulariser sa situation dans vos livres en lui rappelant que la date de paiement de sa facture est dépassée. La relance pour facture impayée n’est donc pas une mise en demeure. C’est une opération de recouvrement à l’amiable. En règle générale, il faut deux à trois relances avant que les entreprises ne décident de passer à une autre étape. Évidemment, le tout dépendra du montant de l’encours et de la relation liée avec le client.
Sur le plan juridique, la lettre de relance en facturation ne permet pas d’engager une procédure de recouvrement forcé avec saisie. Il ne s’agit pas non plus d’un acte obligatoire en cas d’impayés.
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L’importance de la relance pour facture impayée
La relance client joue un rôle essentiel dans la gestion des relations commerciales d’une entreprise et du poste clients. Lorsque la procédure est bien établie, cela permet de :
- Minimiser les risques d’impayés (et par conséquent les procédures de recouvrement de créances) ;
- Limiter le délai moyen de paiement (DSO) ;
- Limiter les délais de paiement ;
- Optimiser la gestion de la trésorerie, surtout les décalages imprévus.
Il est important de savoir que les problèmes de trésorerie sont à l’origine des principales difficultés financières rencontrées par les entreprises. Pour limiter les risques de trésorerie indisponible, il vous faut donc adopter une stratégie efficace de relance client.
Pourquoi réaliser une relance en cas de facture impayée ?
La réalisation d’une relance en cas de facture impayée est nécessaire pour quatre raisons principales. Tout d’abord, cela vous permet d’éviter un procès. En effet, une procédure judiciaire entraîne un processus long et des coûts élevés pouvant perturber la gestion quotidienne de l’entreprise. La résolution amiable permet souvent de récupérer les fonds à moindre coût et plus rapidement.
Ensuite, la relance client sert à prévenir les risques légaux. La situation de l’entreprise peut très vite s’aggraver si elle perd une action en justice. Cela peut très vite entraîner des condamnations financières supplémentaires.
De plus, réaliser une relance en cas de facture impayée permet de maintenir les relations clients. Une gestion proactive des impayés permet d’éviter que les clients se tournent vers la concurrence en cas de litige. C’est une façon de préserver la confiance des consommateurs.
Pour finir, la relance de facture impayée sert à protéger la réputation de l’entreprise. En effet, les critiques négatives en ligne et sur les réseaux sociaux peuvent impacter la fidélité des clients et la perception publique. L’e-réputation de l’organisation peut alors très vite prendre un coup quand les impayés sont mal gérés.
Quand faire une relance pour facture impayée ?
Avant de faire une relance pour facture impayée, il est nécessaire de distinguer deux types de délais. D’une part, nous avons le délai de paiement d’une facture. Il correspond à la durée prévue entre la facturation d’un service (ou d’un bien) et le règlement par le client. D’autre part, nous avons le délai de prescription d’une facture. Celui-ci correspond au délai au-delà duquel le créancier ne peut plus lancer une action en justice pour obtenir le recouvrement de la facture impayée.
Les délais de paiement d’une facture entre professionnels
La loi impose un délai de paiement précis pour les factures émises entre professionnels. D’après l’article L441-10 du Code de commerce, ce délai est fixé à 30 jours à compter de la date d’exécution de la prestation ou de livraison du bien.
En vertu de la liberté contractuelle, la législation permet aux différentes parties de définir un délai supérieur à 30 jours. Toutefois, celui-ci ne doit pas excéder 60 jours à compter de la facturation. Dans le cadre d’un paiement périodique, ce délai est réduit à 45 jours.
Les délais de prescription pour le recouvrement d’une facture
Le délai de prescription est l’intervalle de temps au-delà duquel le créancier n’est plus recevable à intenter une action en justice. Passé cette durée, il ne peut plus obtenir le recouvrement d’une facture impayée en recourant à la justice. L’unique option envisageable sera donc de relancer amiablement le débiteur pour se faire payer.
Le délai de prescription diffère selon que la facture est établie entre un professionnel et un particulier ou entre deux professionnels :
- Pour une facture entre deux professionnels : 5 ans (article L. 110-4 du Code du commerce) ;
- Pour une facture liant un consommateur et un professionnel : 2 ans (article L. 218-2 du Code de la consommation).
Relance facture impayée : quelle stratégie mettre en place ?
Afin de simplifier la gestion des relances clients, il est essentiel de connaître les bonnes pratiques en la matière. Pour rendre votre processus plus efficace, voici les étapes à suivre :
- Identifier les factures impayées et les raisons ;
- Préparer un message de relance évolutif ;
- Personnaliser ce message ;
- Joindre les factures en retard aux relances clients ;
- Adopter une gestion multicanale de la relance client ;
- Utiliser un outil de crédit management comme Pennylane.
Est-il possible d’automatiser la relance de facture impayée ?
Il est possible aujourd’hui de mettre un système de relance automatique sur pied. C’est d’ailleurs ce qui est recommandé pour pouvoir dégager du temps aux équipes pour le traitement des dossiers plus complexes. L’un des plus gros avantages qu’offre l’automatisation de la relance client est la sécurité du processus. Vous êtes en effet assuré que l’action se réalisera au moment que vous aurez déterminé. Il est par exemple possible de programmer l’envoi d’un premier mail de relance si une facture est impayée après une ou deux semaines. Le tout dépendra de votre politique de gestion du poste clients.
Ainsi, un logiciel de recouvrement comme Pennylane vous sera utile pour créer des workflows et scénariser votre processus de recouvrement de créances. Un élément déclencheur (ex. : un retard de paiement de x jours) provoque l’envoi du premier mail de relance, puis programme une nouvelle action à l’agenda selon la réaction du client (absence de réponse, demande de délai ou régularisation). C’est donc un logiciel précieux pour simplifier le travail du crédit manager et de vos collaborateurs.
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Comment optimiser vos relances de paiement de factures ?
Il est recommandé de suivre un processus bien défini en amont quand on souhaite optimiser ses relances de factures impayées. Pour cela, vous pouvez appliquer la stratégie ci-dessous :
- Envoyer une première relance par mail : rappeler au débiteur ses obligations de paiement et lui permettre de les honorer dans les plus brefs délais, en restant professionnel et poli ;
- Envoyer une lettre recommandée de relance pour facture impayée avec accusé de réception ;
- Lancez une deuxième relance plus ferme si le paiement n’a pas eu lieu ou si le mail est resté sans réponse : ici, n’oubliez pas de préciser au débiteur les conséquences juridiques en cas de non-paiement ;
- Contacter le client par téléphone : cela peut être utile pour comprendre la raison du retard de paiement et trouver une solution amiable ;
- Offrir une solution de paiement flexible : proposez une remise sur la facture contre un paiement immédiat ou un plan de paiement échelonné ;
- Envoyer une lettre de mise en demeure : pour demander le paiement de la facture dans un délai précis, vous pouvez envoyer une lettre de mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ;
- Opter pour un recours au contentieux : saisissez le tribunal de commerce pour obtenir une injonction de payer si le recours à l’amiable ne donne aucun résultat.
Une bonne gestion de ses factures impayées permet donc d’améliorer son image de marque, de réduire le risque de litiges et de gagner en performance. Pour plus d’efficacité, il est recommandé d’utiliser un outil de relance pour réduire les délais de paiement des factures et automatiser les process.
Comment procéder pour réussir sa relance téléphonique
La relance téléphonique est une étape assez délicate qui doit être accomplie avec tact et professionnalisme. Comme on l’a souligné précédemment, la réussite de l’appel téléphonique peut être utile pour comprendre la raison du retard de paiement et trouver une solution amiable. Voici les éléments qui vous seront précieux :
- S’assurer de la qualité des biens délivrés ou de la prestation réalisée ;
- Vérifier les clauses du contrat et le passif du client ;
- Avoir la facture impayée à disposition lors de l’appel téléphonique ;
- Rassemblez les différentes relances déjà réalisées ;
- Préparer les questions à poser aux clients selon les informations désirées ;
- Envisager les issues possibles avant de lancer l’appel ;
- Envoyer un e-mail récapitulant la conclusion de l’échange téléphonique.
Quand l’appel est terminé, n’oubliez pas d’envoyer un e-mail au client pour récapituler la conclusion de votre échange téléphonique.
Comment rédiger une lettre de relance pour facture impayée ?
Encore appelée lettre de recouvrement, une lettre de relance vous permet d’ouvrir le dialogue avec votre client mauvais payeur. C’est une façon de privilégier la négociation au conflit. Mais comment relancer efficacement un client pour impayé ? Rien de très compliqué ! Tout d’abord, il suffit de lui notifier sa dette en employant un ton courtois. Surtout, évitez de l’attaquer, cela pourrait être contre-productif. Pour ne pas le froisser, soyez modéré et prudent dans vos paroles.
Cela ne devrait pas non plus vous empêcher de rester ferme pour préserver vos relations commerciales. Cordialité, concision et précision seront de mise. N’oubliez pas non plus les formules de politesse d’usage.
Certains éléments doivent impérativement apparaître dans votre lettre de relance :
- La date et le numéro de facture ;
- Le montant de la facture (y compris les pénalités de retard) ;
- Une demande de paiement dans les meilleurs délais ;
- La date d’échéance à laquelle le paiement aurait dû être réalisé ;
- Les conséquences en cas de non-paiement.
Inutile d’aller jusqu’aux menaces en ce qui concerne le dernier point évoqué. Le simple fait de préciser les démarches judiciaires auxquelles le client s’expose en cas de non-paiement peut suffire. Enfin, ne manquez pas de joindre une copie de la facture.
Modèle de lettre de relance pour facture impayée
Voici un modèle de lettre de relance dont vous pouvez vous inspirer :
« Objet : facture en attente de règlement
Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, nous n’avons toujours pas reçu le paiement de la facture n° [numéro de la facture] datée du [date de la facture] d’un montant de [montant de la facture] euros. Or celle-ci est arrivée à échéance depuis le [date d’échéance de la facture].
Nous ne doutons pas qu’il s’agit d’un simple oubli de votre part. C’est pourquoi, par la présente, nous vous prions de bien vouloir régulariser votre situation dans les meilleurs délais, par retour de courrier.
Vous trouverez en copie un duplicata de ladite facture. En revanche, si votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre, merci de ne pas en tenir compte.
En vous remerciant, par avance, de faire le nécessaire, nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire. Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués. »
Exemple de lettres de relances en escalade
Il est possible d’adopter un schéma de relances en entonnoir afin de tenir le client en alerte. Cela peut se présenter comme ceci :
- Une relance avant la date d’échéance (relance préventive) ;
- Première relance après la date de paiement convenue ;
- Deuxième relance à J + 15 de la date d’échéance ;
- Troisième relance à J + 22 (avec mention de la prochaine mise en demeure potentielle) ;
- Mise en demeure formelle à J+30 ;
- Déclenchement des actions légales en contentieux.
Que faire en cas d’échec de la relance ?
Si le débiteur persiste dans son défaut de paiement, le créancier peut envoyer jusqu’à trois lettres de relance pour facture impayée. Il peut toutefois mettre en demeure le débiteur de payer si tous ces avertissements demeurent infructueux, et engager éventuellement une procédure de recouvrement judiciaire. Ce nouveau schéma se présentera ainsi :
- Mise en demeure de payer ;
- Recouvrement judiciaire ;
- Injonction de payer ;
- Référé provision ;
- Assignation en paiement.
Relancer des clients automatiquement grâce à Pennylane en 5 étapes
L’utilisation d’un logiciel de crédit management vous permet de gérer beaucoup plus aisément l’ensemble des étapes de recouvrement de créances. En effet, la fonction principale de ce type d’application est d’assurer l’envoi automatique de vos relances via les bons formats et les bons médias. Vous gagnerez ainsi plus de temps sur la préparation, la création et l’adressage de votre relance qui se fera automatiquement désormais.
Vous aurez aussi accès à un tableau de bord qui centralise les principaux indicateurs clés et vous permet de suivre l’état des factures, calculer votre DSO en temps réel, visualiser les actions déjà réalisées et ajuster le score de chaque client.
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- Un accès en fonction du rôle de chaque employé ;
- Un outil de collaboration interne ;
- Un accès aux rapports comptables et bien d’autres fonctionnalités.
Automatiser ses relances en 5 étapes
Un processus en 5 étapes vous permet de relancer vos clients pour facture impayée grâce au logiciel de facturation Pennylane :
- Créer une séquence de relance ;
- Éditer une séquence de relance ;
- Inscrire des clients à une séquence de relance ;
- Mettre en pause une relance ;
- Consulter l’historique des relances.
C’est simple et très pratique.
Quelques astuces pour des relances plus efficaces avec Pennylane
Pennylane vous permet de relancer vos factures impayées de différentes façons. Selon votre typologie de clients, vous pouvez par exemple créer plusieurs séquences de relance afin d’adapter votre ton et la fréquence des notifications. Vous pouvez activer également l’e-virement sur vos factures. Il s’agit d’une fonctionnalité très intéressante proposée par Pennylane. Elle permet de relancer efficacement vos clients, tout en facilitant le paiement de vos factures. Quand cette option est activée dans vos paramètres de facturation, le client peut alors régler directement depuis la facture (grâce au bouton, Payer Maintenant). C’est très pratique. De plus, toutes les informations nécessaires au virement sont préremplies pour votre client.
En résumé, cet article souligne quatre raisons fondamentales pour lesquelles la relance des factures impayées est cruciale. Tout d’abord, elle sert à éviter les procédures judiciaires longues et coûteuses en favorisant une résolution amiable plus économique et rapide. Ensuite, elle permet de prévenir les risques légaux comme les condamnations financières en cas de perte en justice. La relance des factures impayées permet aussi de maintenir de bonnes relations avec les clients afin qu’ils ne se tournent pas vers la concurrence. Enfin, une gestion efficace des impayés protège la réputation de l’entreprise contre les critiques négatives en ligne. Pour faire cette problématique, il est essentiel d’utiliser un outil de crédit management comme Pennylane.
C’est une solution qui vous offre des outils performants pour optimiser la gestion des relances de factures impayées, ce qui facilite grandement ce processus.
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