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Tout ce qu'il faut savoir sur les notes de frais en 2024
Selon votre attribution au sein d’une entreprise donnée, vous pourrez être amené à devoir constituer une note de frais. Aussi, afin de vous acquitter de cette charge professionnelle, il importe de tout savoir à son sujet.
Définition d'une note de frais
Une note de frais, pour une entreprise, vise à enregistrer les dépenses des salariés dans le cadre de leur exercice professionnel. Toute dépense effectuée par un salarié pour le compte de l’entreprise est potentiellement sujette à une note de frais.
Ainsi, une note de frais constitue un document destiné au service comptable de l’entreprise. Celui-ci, après avoir attesté de la note de frais, l’inscrit dans le registre comptable de l’entreprise. Une fois la dépense enregistrée, celle-ci sera remboursée par l’entreprise à l’intention du salarié ayant engagé les dépenses.
En somme, une note de frais fait état des dépenses d’un salarié pour le compte de l’entreprise afin qu’il puisse se faire rembourser. Potentiellement, toutes les entreprises peuvent avoir recours à ce document. Les frais en question peuvent en effet être de natures diverses et variées afin de contribuer au bon fonctionnement de l’entreprise.
Bien entendu, une note de frais, pour être valable auprès du service comptable, répond à plusieurs critères. Une note de frais n’est en effet pas un document qui s’improvise.
Méthodologie : comment faire une note de frais
Afin de prévenir les fraudes et les abus, une note de frais suppose de respecter une méthodologie. Ce n’est qu’après avoir suivi les étapes incombant à sa rédaction que la note de frais peut être enregistrée. Bien que parfois rébarbative, la rédaction d’une note de frais doit être accomplie diligemment. Cela, de sorte à ne léser ni l’entreprise, ni le salarié ayant engagé des frais pour son compte.
En premier lieu, le salarié, lorsqu’il rédige une note de frais, doit apporter un justificatif de sa dépense. Peu importe qu’il s’agisse d’un document papier ou numérique, celui-ci doit être authentique et légal. L’entreprise doit être en mesure de pouvoir prouver que la dépense a effectivement eu lieu.
- Ce justificatif suppose de mentionner trois critères cumulatifs :
- La date de la dépense ;
- Où a été effectuée la dépense ;
- La dépense kilométrique si déplacement ;
- Le nom ainsi que le nom de l’entreprise d’un client concerné par la dépense ;
- Le coût total de la dépense, avec détail si nécessaire ;
- Le motif de la dépense.
Dans l’éventualité où les dépenses d’une note de frais ne sauraient être tracées, son remboursement serait alors impossible. Pour cette raison, un salarié doit être particulièrement scrupuleux chaque fois qu’il effectuera une note de frais.
Que faire en cas de perte de note de frais ?
Une note de frais, parce qu’elle atteste d’une dépense professionnelle, doit être consignée dans le registre comptable de l’entreprise. Il est de ce fait primordial de ne pas la perdre.
Bien que ce ne soit pas obligatoire, la photocopie de la note et de ses justificatifs est très recommandée.
Dans l’éventualité toutefois où la note de frais et ses copies seraient introuvables, il existe des recours pour prouver son existence. Pour autant, ceux-ci sont parfois contraignants.
- En premier lieu, il est possible de contacter le lieu où ont été engagés les frais. L’entreprise concernée pourra ainsi fournir un duplicata de la dépense concernée.
- Si l’entreprise, cependant, n’est pas en mesure de fournir un duplicata, il est permis, si le montant est peu élevé de présenter à la place un relevé de compte bancaire. Celui permettra en effet de prouver la dépense ainsi que le lieu où celle-ci a été occasionnée.
- Enfin, en dernier recours, le salarié peut effectuer une déclaration sur l’honneur attestant de ses frais. (Cette déclaration devra faire figurer son identité, ses coordonnées ainsi que tous les éléments inhérents aux frais engendrés. En outre, celui-ci devra conclure sa déclaration par la mention suivante : « J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation. »)
Le traitement et le remboursement des notes de frais
Bien que la loi n’impose aucun nomenclature stricte relative aux notes de frais, il faut néanmoins s’astreindre à certaines règles.
Naturellement, le justificatif prouvant les dépenses concernées par la note de frais est obligatoire. Aucun remboursement ne peut avoir lieu sans que les frais avancés aient été ainsi prouvés formellement.
Toute note de frais constituée sans justificatif expose l’entreprise concernée à un redressement fiscal et aux conséquences pénales que cela suggère.
Une note de frais doit être constituée dans les trois années consécutives aux dépenses concernées. L’employeur, quant à lui, a cinq ans pour la rembourser. Au-delà de ces termes prévus par la loi, les contrevenants s’exposent à des poursuites judiciaires.
Dans les faits, une note de frais est généralement constituée dans la semaine sinon le jour-même de la dépense. Le temps que l’entreprise puisse authentifier son authenticité et sa pertinence prend environ un mois. C’est le plus souvent au terme de ce délai qu’est remboursée la note de frais.
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Comment gérer efficacement ses notes de frais ?
Précisément parce que la loi, outre la fourniture de justificatifs valables, n’impose aucune règle, chaque entreprise peut décider de la méthode par laquelle seront rédigées les notes de frais.
En premier lieu, il faut savoir s’entendre avec ses salariés. S’assurer que ceux-ci contactent l’entreprise préalablement, avant d’engager ses dépenses, permet ainsi de s’entendre sur la nécessité de la dépense. De quoi éviter par la suite des litiges liés à un remboursement contesté faute de justification claire.
En outre, la meilleure gestion consiste à fournir une méthode unique à tous les salariés. Il est en effet préférable d’imposer un formulaire facile à remplir. Même les salariés les moins habitués aux notes de frais, ainsi, seront parfaitement aiguillés quant à la procédure à adopter. Le formulaire peut être écrit ou bien accessible via un logiciel prévu à cet effet.
Le logiciel Pennylane, à ce titre, est réputé comme l’un des plus faciles à prendre en main. Toute entreprise peut ainsi profiter de ses multiples fonctionnalités pour rédiger ses notes de frais personnalisées. Pennylane permet en outre de garantir un suivi assidu et régulier des notes de frais.
Celles-ci, ainsi stockées sur le logiciel, sont aisément accessibles et préviennent ainsi les pertes de justificatifs.
De sorte à prévenir tous les aléas inhérents à la gestion des notes de frais, un logiciel tel que Pennylane s’avérera salutaire.
La réglementation entourant le remboursement des notes de frais
Par principe, une note de frais suppose que toute dépense d’un salarié, quand elle est engagée pour son entreprise, doit être remboursée par cette dernière. Or, il existe certaines exceptions à cette règle élémentaire. Des exceptions qu’il importe de connaître en tant que salarié pour ne pas se retrouver lésé.
Tout d’abord, les dépenses concernées par les notes de frais ne concernent que des montants dont la somme n’est pas prohibitive. Les dépenses courantes, généralement inhérentes aux frais de transport et aux frais de bouche, sont principalement concernées.
Des montants allant très au-delà de ces cas de figure peuvent ne pas être remboursés par une note de frais.
En cas de dépense au restaurant pour y inviter des clients, le justificatif à fournir, excepté les informations relatives aux clients, devra faire figurer la facture.
Pour ce qui se rapporte aux dépenses de repas d’un salarié, celui-ci ne peut fournir une note de frais que si celle-ci est inférieure à un certain montant :
- 19,10 € si le repas a eu lieu au restaurant ;
- 9,40 € s’il a été acheté ailleurs.
Tout montant allant au-delà ne pourra alors pas être sujet à un remboursement via note de frais. Les salariés, de ce fait, doivent être vigilants quant à leurs dépenses.
Les différentes variétés de remboursement des notes de frais
Il n’existe pas à proprement parler une seule méthode de remboursement des notes de frais. Le choix de la méthode varie notamment selon le contexte de la dépense.
- Le remboursement au réel, par exemple, suppose de rembourser des frais ponctuels au centime près après émission de la note de frais. Cela concerne principalement les dépenses occasionnelles.
- Le remboursement au forfait, en ce qui le concerne, attribue un montant de dépenses accordées à un salarié donné. Celui-ci peut alors en faire usage comme il l’entend durant la période où s’étend le forfait en question. Cette méthode incombe plus volontiers aux commerciaux dont les notes de frais sont très nombreuses considérant leur activité.
- Une avance sur frais professionnels, enfin, suppose de fournir une avance sur salaire en vue d’une note de frais. Celle-ci concernera généralement un salarié susceptible de faire de prochaines dépenses pour le compte de l’entreprise. Cette méthode est généralement privilégiée en vue d’un déplacement professionnel dont les frais pourraient être élevés.
Comment une entreprise peut récupérer la TVA avec les notes de frais ?
Recouvrer la TVA relative aux frais de déplacement peut être épineux. La TVA varie selon la nature des frais engagés.
Il est par exemple impossible d’accéder à un recouvrement de la TVA pour des dépenses relatives au déplacement ou au logement. Pour ce qui concerne les autres dépenses éventuelles, le calcul de la récupération de la TVA s’opère sur la TVA des dépenses concernées par la facture. Il est en effet préférable de se voir adresser une facture pour faciliter le recouvrement de la TVA.
L’opération comptable, par la suite, impliquera d’enregistrer les frais dans le journal comptable des achats. Suite à cela, le compte de charges sera débité, puis le compte de la TVA déductible. Enfin, on débitera le compte de dettes du salarié ayant engagé les frais.
Prévenir les fraudes aux notes de frais
Du fait qu’un salarié soit à l’origine d’une note de frais, celui-ci peut parfois arranger les chiffres. Ainsi, en gonflant le montant de ses dépenses alléguées, celui-ci peut empocher la différence. Les fraudes aux notes de frais ne sont en effet pas rares. On estime en effet que 5 % des revenus des entreprises en France concernent des fraudes. Près de 90 % d’entre elles sont liées aux notes de frais.
Considérant le montant de la fraude, il importe de se prémunir de ces dernières. Il est à noter que les fraudes peuvent être occasionnées par des erreurs de la part de salariés. Ceux-ci, en ne sachant pas remplir leur note de frais, peuvent alors coûter cher à l’entreprise.
Un logiciel tel que Pennylane, grâce à ses fonctionnalités de suivi, peut ainsi prévenir les fraudes aux notes de frais. En étant très simple et intuitif, les entreprises qui l’utilisent préviennent ainsi bon nombre d’erreurs. Pareil logiciel, dès lors, constitue un rempart contre la fraude aux notes de frais. De quoi largement assainir les dépenses d’une entreprise y ayant judicieusement recours.
Notes de frais : ce qu'il faut retenir
Tout salarié, parce qu’il peut être amené à rédiger une note de frais, doit savoir le faire scrupuleusement. Outre de la pédagogie pour lui apprendre à le faire, savoir être accompagné s’avérera primordial.
La plupart des entreprises travaillent de ce fait avec un logiciel de notes de frais. Pennylane, du fait de ses attributions, compte parmi les logiciels les plus appréciés des entrepreneurs. Au-delà de la seule gestion des notes de frais, ce logiciel de gestion financière permettra de vous faciliter la vie et surtout, d’économiser en évitant les dépenses indues. Notamment celles liées aux notes de frais.
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Pennylane, c’est comme avoir un assistant personnel pour gérer vos dépenses professionnelles. Imaginez que vous avez déjeuné avec un client et que vous avez reçu un reçu.
Pas de souci ! Il vous suffit de prendre une photo de ce reçu avec votre téléphone, et Pennylane s’en occupe automatiquement. Plus de saisie fastidieuse des données !
Et ce n’est pas tout. Pennylane peut même automatiser la collecte des informations de votre carte de crédit professionnelle. Par exemple, si vous avez utilisé cette carte pour une dépense, Pennylane détecte automatiquement les détails importants et les relie à la bonne note de frais. Plus besoin de vous casser la tête avec des calculs.
En plus de cela, la création de rapports est un jeu d’enfant. Vous pouvez générer des rapports détaillés en un clic. C’est comme si vous aviez un tableau de bord instantané de vos dépenses. Vous pouvez facilement voir où va votre argent et prendre des décisions éclairées sur votre budget.
Et n’oublions pas la conformité. Pennylane s’assure que toutes vos dépenses sont correctement documentées, ce qui évite les tracas liés aux règles internes de l’entreprise et aux règlements fiscaux. C’est comme avoir un ange gardien pour vos finances d’entreprise.
En bref, Pennylane vous facilite la vie en simplifiant la gestion de vos notes de frais. Moins de tracas, plus de contrôle, et plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment dans votre entreprise.
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