Table des matières
Tout comprendre à la Factur-X en 2024 !
Les factures électroniques sont de plus en plus courantes dans les affaires quotidiennes. Néanmoins, les petites et moyennes entreprises (PME), en particulier, continuent de traiter les factures sous forme papier ou sous des formats numériques non structurés comme le format PDF.
Découvrez ici pourquoi il est recommandé de passer à la facturation électronique et aux processus de facturation automatisés. Toutes les entreprises basées en France et les prestataires de l’administration publique locale doivent pouvoir émettre des factures électroniques conformément à la norme EN16931 d’ici 2020.
Pour ce faire, les entreprises peuvent utiliser le format hybride Factur-X, qui rend les factures lisibles et traitables aussi bien par les machines que par les personnes. Si une entreprise ne peut pas créer de factures électroniques standard, elle peut faire appel à un fournisseur de services EDI externe.
La Factur-X c'est quoi ?
Factur-X est une facture électronique standard franco-allemande publiée en France le 9 juillet 2017 par la FNFE. Ce type de facture est aussi appelé facture mixte ou hybride lisible par l’homme et par la machine. Factur-X est un fichier PDF/A3 qui intègre un fichier XML contenant les données de facturation sous forme structurée.
Factur-X est donc lisible sous forme de facture PDF et est également lu directement par les systèmes d’information sans passer par des opérations LAD/RAD complexes.
Afin que le Factur-X puisse être reçu et traité par toutes les entreprises, qui souhaitent pouvoir l’intégrer directement dans leur système d’information, son format standard permet de structurer plusieurs profils de données selon les exigences réglementaires et métiers :
- Profil MINIMUM: données minimales requises par le portail Chorus Pro ,
- Profils BASIC et BASIC WL: données minimales avec ou sans lignes de facture,
- Profils EN 16931 et EXTENDED: conformes aux nouvelles normes de facturation européennes.
Ainsi, les entreprises émettrices peuvent facturer électroniquement et bénéficier de factures dématérialisées sans se soucier de savoir si leurs partenaires peuvent ou non traiter une facture dématérialisée.
L’objectif principal de Factur-X est de permettre à toutes les entreprises de créer des factures électroniques à valeur ajoutée contenant le plus d’informations possible de manière structurée, en fonction de leur capacité à les créer.
Factur-X permet aux entreprises de toutes tailles – TPE, PME, GE – d’exploiter soit l’intégralité des données extraites, soit uniquement le traitement PDF, selon leur maturité. De plus, ce format mixte est une combinaison de technologies qui permettent une extraction totale des données, soit manuellement, soit de manière entièrement automatique. Facture manuelle ou entièrement automatisée.
Afin de permettre et de guider les entreprises de toutes tailles, cette norme contient plusieurs profils de données :
- AIFE a intégré Factur-X en tant que facture mixte disponible dans CHORUSPRO depuis mai 2018.
- La définition de Factur-X est également conforme à la réglementation fiscale européenne, transposée en droit français.
Pennylane le logiciel de comptabilité nouvelle génération
Simplifiez votre comptabilité et votre gestion financière
Comment créer une facture Factur x ?
Le format de facture Factur-X permet un traitement automatisé de vos factures. Cela vous permet de réduire les risques d’erreurs et donc de litiges, mais également de réduire vos frais administratifs liés à la gestion de la facturation. Vous gagnez du temps et pouvez ainsi vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
De manière générale, vous optimisez vos coûts, sécurisez vos informations et améliorez vos relations commerciales.
Pour créer un Factur-X, vous devez désormais passer par un prestataire de dématérialisation comme TX2 CONCEPT par exemple. Ensuite, la solution variera en fonction de vos capacités internes.
Si vous êtes équipé d’un système de gestion et que vous êtes en mesure de nous envoyer vos factures sous forme de données structurées. Dans ce cas, nous traduisons ces données au format Factur-X. Pour la partie lisible du Factur-X : vous pouvez nous fournir votre modèle PDF ou nous pouvons utiliser un modèle générique.
Si vous ne parvenez pas à nous envoyer des données structurées, vous nous envoyez vos factures au format PDF. Grâce à un système OCR , nous traduisons vos factures au format Factur-X. Ce système nécessite cependant une rentrée manuelle de certains champs qui ne peuvent pas être lus correctement.
Dans le cadre des obligations 2024, les entreprises françaises pourront également télécharger une à une leurs factures PDF sur le Portail Public de Facturation (PPF). Le PPF générera un format Factur-X à partir de son PDF à l’aide d’un système OCR. Ce système implique également de ressaisir manuellement certains champs.
Avantages pour les Entreprises
Tant pour les émetteurs de factures (fournisseurs ou prestataires de services) que pour les destinataires de factures, cela se traduit par des avantages intéressants. Des économies ne sont pas seulement réalisées sur les frais de papier, de port et de traitement.
Avantages pour les émetteurs de factures :
- Économies sur les coûts de processus (pas d’impression, d’emballage, de frais de port, etc.)
- Le paiement est reçu plus tôt par le client grâce au processus efficace de vérification des factures
- Réduction des efforts de rappel et de clarification
- Archivage des factures conforme à la loi
- Augmentation de la satisfaction et de la fidélité des clients grâce à l’intégration des processus et des systèmes
Vous gagnez du temps. En effet, les factures électroniques sortantes n’ont pas besoin d’être imprimées ou enveloppées. Cela donne aux employés un temps de travail précieux.
Les factures papier mettent généralement deux à trois jours ouvrables pour arriver par la poste. Lors de l’expédition vers des partenaires commerciaux étrangers, cela prend généralement encore plus de temps. Une facture électronique est immédiatement disponible pour le destinataire. En règle générale, les entrepreneurs qui envoient des factures électroniques reçoivent leur argent plus tôt.
De plus, les entreprises peuvent gagner énormément de temps en traitant numériquement les factures entrantes et en les archivant électroniquement dans un système de gestion de documents (DMS).
Avantages pour les destinataires des factures
- Économies de coûts : Fini l’impression, le pliage, le remplissage et le tamponnage des factures. Cela signifie des économies significatives pour les entreprises de toutes tailles.
- Aucune saisie manuelle de facture (ou numérisation ou OCR) requise
- Vérification des factures, processus de paiement et imputation plus efficaces
- Disponibilité plus rapide des données
- Aucune archive physique nécessaire
De meilleurs flux de travail : Les formats de factures numériques structurés ZUGFeRD et Factur-X facilitent l’échange de factures entre entreprises. Le destinataire de la facture peut faire lire les données à l’aide d’un logiciel de comptabilité financière approprié et les transférer dans son système comptable. Cela évite la saisie manuelle des données, sujette aux erreurs, et permet en même temps de gagner du temps.
De plus, lorsqu’un collaborateur est absent, les factures électroniques ne restent pas sur son bureau, mais sont automatiquement transmises au suppléant par courrier électronique.
Le format Factur-X deviendra-t-il obligatoire à partir de 2024 ?
Le format Factur-X est l’un des 3 formats de la base obligatoire qui sera accepté par le Portail de Facturation Publique (PPF) français. Les deux autres étant XML UBL et XML CII.
C’est-à-dire qu’il ne sera possible d’envoyer des factures que dans l’un de ces trois formats au PPF.
Dans le cadre des obligations 2024, seuls les profils ci-dessous seront autorisés pour le format Factur-X :
- WL DE BASE
- BASIQUE
- EN 16931
- ÉTENDU
En fonction de vos besoins et de ceux de vos partenaires, il peut être nécessaire d’opter au minimum pour le profil BASIC qui contient les données essentielles de la ligne
Pourquoi Pennylane est-il l’outil idéal pour Factur-X ?
epuis plus d’un an maintenant, toutes les factures clients de la plateforme sont au format Factur-X : qu’elles soient émises directement depuis Pennylane ou générées via l’API Sales.
Il est également possible de recevoir les factures fournisseurs au format Factur-X depuis 6 mois. Les factures PDF étant accompagnées de fichiers XML, les données peuvent être utilisées immédiatement, éliminant ainsi le besoin d’utiliser des outils de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour analyser les factures des fournisseurs. Il s’agit d’une avancée importante en termes de fiabilité et de possibilités d’analyse de facturation.
Pour aller plus loin, l’équipe data construit également son propre OCR interne pour pouvoir traiter plus efficacement d’autres pièces justificatives (reçus, factures étrangères, etc.).
Chez Pennylane, vos factures électroniques au format Factur-X sont très simple à identifier : du fait du format Factur-X, elles portent le badge FX ou le mot Pre-entry.
Pour retrouver le fichier XML correspondant à une facture, ouvrez la facture dans le lecteur PDF qui vous semble bon. La pièce jointe associée nommée factur-x.xml est un fichier XML.
Avec Pennylane, vous pouvez désormais émettre des factures clients et associer les factures fournisseurs au format Factur-X. Pour que tout soit dans les normes avant la première échéance de juillet 2024, le collectif travaille également sur l’interopérabilité de la plateforme, qui garantira des transactions sécurisées.
Pennylane le logiciel de comptabilité nouvelle génération
Simplifiez votre comptabilité et votre gestion financière
Factur-X est-il accessible à toutes les entreprises ?
Afin que le Factur-X puisse être reçu et traité par toutes les entreprises, qui souhaitent pouvoir l’intégrer directement dans leur système d’information, son format standard permet de structurer plusieurs profils de données selon les exigences réglementaires et métiers :
- Profil MINIMUM : données minimales requises par le portail Chorus Pro ,
- Profils BASIC et BASIC WL : données minimales avec ou sans lignes de facture,
- Profils EN 16931 et EXTENDED : conformes aux nouvelles normes de facturation européennes.
Ainsi, les entreprises émettrices peuvent facturer électroniquement et bénéficier de factures dématérialisées sans se soucier de savoir si leurs partenaires peuvent ou non traiter une facture dématérialisée.
La mise en œuvre simple de Factur-X
Pour l’entreprise émettrice de factures, la mise en œuvre du format Factur-X est simple. Cela ne nécessite aucune modification du logiciel de facturation ni aucun investissement important.
Il suffit à l’émetteur de continuer à éditer ses factures au format PDF avec toutes les exigences légales et commerciales habituelles requises.
Pour convertir la facture PDF en Factur-X, elle devra passer par une plateforme intermédiaire ou dématérialisée pour prendre en charge la conversion du PDF au format PDF/A3. L’expéditeur peut par exemple opter pour un format PDF/A3 signé électroniquement avec un certificat RGS (Référence Générale de Sécurité). La facture PDF/A3 est ensuite envoyée au destinataire. Les informations sont enregistrées et la société émettrice se libère ainsi de l’obligation d’enregistrer une piste d’audit fiable.
A l'initiative de l'émetteur
Auparavant, le passage aux factures électroniques était imposé par les sous-traitants d’une entreprise. Chaque entrepreneur a imposé son propre canal de facturation électronique à ses fournisseurs par différents moyens :
- EDI Fiscal, où l’émetteur a ensuite dû investir dans une solution EDI ;
- Un portail intranet sur lequel le fournisseur a déposé ses factures au format PDF demandé par le client ;
- Un PDF simple ou signé envoyé sur une boîte mail dédiée.
Ce système créait autant de canaux de facturation que de partenaires commerciaux. En adoptant le Factur-X, l’émetteur prend l’initiative de simplifier sa facturation dématérialisée.
Factur-X va accélérer la transition vers la facturation dématérialisée
Factur-X comble le manque de compatibilité du système avec une norme sans papier financièrement et techniquement accessible à toutes les petites, moyennes et grandes entreprises. Néanmoins, la taxe EDI reste la norme pour les grandes entreprises qui commercent avec des sous-traitants.
Comment le destinataire peut-il utiliser Factur-X de manière optimale ?
Les modes de réception de Factur-X correspondent aux options d’envoi, c’est-à-dire que les destinataires peuvent recevoir les factures par e-mail ou via une connexion directe à l’expéditeur ou à un réseau ou les télécharger via un portail Web. Quiconque travaille avec un prestataire de services reçoit toujours la facture au format Factur-X, qu’elle ait été reçue sous forme de ZUGFeRD, EDIFACT, PDF ou facture papier, et peut la traiter immédiatement.
Comme évoqué plus haut, les principaux avantages de Factur-X pour le destinataire se manifestent également au niveau du traitement. Il n’est pas nécessaire de lire un PDF ou une facture papier numérisée à l’aide de l’OCR. Le fichier XML est immédiatement enregistré dans le système ERP et peut être traité automatiquement. Cela accélère le processus de traitement des factures et réduit le taux d’erreur.
Le destinataire doit s’assurer que le profil approprié a été sélectionné dans Factur-X et que la facture contient toutes les données requises. Une coordination préalable avec le fournisseur peut être nécessaire ici.
Quel que soit le format de la facture, une procédure de contrôle interne doit être effectuée côté destinataire prouvant l’origine et l’intégrité de la facture. Cela se fait généralement via la vérification des factures entrantes. Bien entendu, Factur-X doit également être conservé pendant 10 ans. Puisqu’il s’agit d’une facture initialement électronique, elle doit également être archivée électroniquement.
Quelles sont les exigences pour les factures électroniques Factur X et ZUGFeRD ?
Vous devez respecter quelques réglementations pour créer et envoyer une facture selon la norme de facturation électronique hybride. Ils comprennent :
Profils de données pris en charge
Ils comprennent :
- MINIMUM : L’ensemble de données primaires, obligatoire pour tous les types de factures. Il correspond à la configuration minimale requise sur CHORUS Pro .
- BASIC WL correspond aux informations au niveau du document requises par les acheteurs pour leurs processus d’automatisation.
- BASIC : Il correspond au profil BASIC WL avec les informations cruciales nécessaires aux acheteurs pour l’automatisation de leurs processus.
- EN 16931 : Ce profil de données correspond à la norme ZUGFeRD et comprend toutes les informations nécessaires pour une facture électronique.
- ETENDU : Ce profil de données étend le profil de données EN 16931 et inclut des informations supplémentaires, comme les adresses de livraison.
Votre entreprise doit décider quel profil utiliser lors de l’envoi d’une facture car ils ne sont pas compatibles entre eux.
Bon à savoir
Peu importe la taille de votre entreprise, vous ne pourrez pas échapper à la révolution de la facturation électronique. Mais pas de panique, vous avez désormais la possibilité de faire la transition tout en douceur grâce au standard Factur-X.
Rapide, rentable, efficace et sécurisé, ce format vous promet plusieurs avantages. C’est un élément clé du processus de facturation électronique, réduisant les délais de réception et de paiement et permettant d’économiser de l’argent. Par ailleurs, la plupart des logiciels de facturation du marché sont mis à jour pour faciliter les opérations.
Pennylane le logiciel de comptabilité nouvelle génération
Simplifiez votre comptabilité et votre gestion financière
