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Le workflow : définition, avantages et utilisation en entreprise
Le workflow un mot anglais traduit en français par « flux de travail », est un concept central dans la gestion des travaux et de la productivité au sein d’une organisation. Il englobe l’ensemble des étapes et des activités nécessaires à l’accomplissement d’une tâche ou d’un projet.
Comprendre le workflow est essentiel pour optimiser :
- l’efficacité,
- la qualité,
- la coordination des opérations dans divers domaines, de l’entreprise à la recherche scientifique.
Le processus de gestion des données et des informations (data) est au cœur de nombreuses industries et métiers à travers le monde. Que ce soit dans le domaine du marketing, de la finance, de la santé, ou de toute autre discipline, le bon management des données est essentiel pour le succès des entreprises.
Les systèmes et méthodes de travail ont considérablement évolué, et aujourd’hui, les managers et les collaborateurs utilisent des méthodes sophistiquées pour collecter, stocker, et analyser les données.
Qu’est-ce qu’un workflow ? Définition
Un workflow est une série d’étapes structurées ou de processus interconnectés qui permettent d’accomplir une tâche, une activité ou une opération de manière efficace et cohérente. Ces étapes peuvent être réalisées manuellement ou automatisées, et elles définissent la séquence exacte des actions à suivre pour atteindre un objectif spécifique.
En d’autres termes, un workflow est le lien existant entre la modélisation et la gestion des processus metiers. Il rend plus faciles, plus rationels et plus optimisés les processus et les tâches au sein d’une organisation ou d’un système. Les workflows sont largement utilisés dans divers domaines, notamment la gestion de projet, la gestion des processus d’entreprise, la production, la santé, et bien d’autres, pour améliorer l’efficacité opérationnelle et garantir une gestion systématique des activités.
Les trois composants d'un workflow sont :
- Les entrées
Qui représente l’ensemble des informations, du matériel, de l’énergie, des actions nécessaires pour la réalisation de l’objectif. - La transformation
Qui implique comment chaque étape doit être effectuée. Cela peut inclure des normes de qualité, des délais, des autorisations nécessaires, etc. - La sortie
C’est le produit ou le livrable obtenu après la transformation
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Quelle est la différence entre BPM et workflow ?
Lorsqu’on parle du workflow et du BPM, il faut tout suite penser à deux concepts traitant de la gestion de processus. Pourtant, ces deux concepts diffèrent l’un de l’autre en terme de portée et d’approche.
Les points communs
- Modélisation
Les deux approches impliquent le plus souvent la modélisation des processus, c’est-à-dire la création de représentations visuelles des processus métier. Cela aide à comprendre, à documenter et à améliorer ces processus.
- Automatisation des tâches
Les workflows sont souvent automatisés pour exécuter des tâches de manière séquentielle ou parallèle, tandis que le BPM peut inclure l’automatisation de l’ensemble du cycle de vie d’un projet, de sa conception à son exécution.
- Surveillance
Le BPM et le workflow impliquent la surveillance continue des processus pour identifier les goulots d’étranglement, les problèmes et les opportunités d’amélioration. Ils visent à optimiser constamment les processus pour les rendre plus efficaces et plus adaptés aux besoins changeants de l’entreprise.
- Analyse des performances des processus
Tant le BPM que les workflows ont pour objectif d’analyser les performances opérationnelles en particulier les erreurs, en accélérant les délais de traitement et en facilitant la collaboration entre les membres de l’organisation.
Les différences
- Workflow (Flux de travail)
✓ Un workflow est une séquence d’activités organisées de manière séquentielle ou parallèle pour accomplir un processus spécifique.
✓ Il se concentre sur la définition des tâches, des étapes et des règles pour exécuter un processus particulier de manière efficace.
✓ Les workflows sont souvent utilisés pour automatiser des processus spécifiques au sein d’une organisation, comme la gestion des demandes de congé ou le traitement des factures.
- BPM (Business Process Management)
✓ Le BPM est une approche plus globale de la gestion des processus au sein d’une organisation.
✓ Il englobe la conception, la modélisation, l’exécution, la surveillance et l’optimisation de l’ensemble des processus de l’entreprise.
✓ Le BPM s’appuie souvent sur des outils logiciels avancés pour gérer l’ensemble du cycle de vie des processus, y compris l’automatisation des workflows.
✓ Il vise à améliorer l’efficacité opérationnelle, la qualité des services et la réactivité aux changements.
Quels sont les avantages d’un workflow ?
Utiliser un workflow présente plusieurs avantages importants pour les organisations et les individus. Voici quelques raisons pour lesquelles il est bénéfique d’utiliser un workflow :
- Gain de temps
Les tâches récurrentes sont automatisées, libérant du temps pour des activités plus stratégiques. Un workflow favorise alors le gain du temps en toute transparence et en toute reproductibilité.
- Productivité en hausse
Le flux de travail permet également de minimiser les risques et les erreurs. Ce qui accroît la productivité et favorise l’obtention de meilleurs résultats.
- Meilleure communication
Les workflows occupent les rôles et les responsabilités, facilitant ainsi la collaboration et une bonne communication au sein de l’équipe.
- Meilleur analyse des problématiques du projet
Les données recueillies via les workflows permettent d’analyser les performances et d’identifier des opportunités d’amélioration continue.
Quand utiliser un workflow ?
L’utilisation d’un workflow, informatique ou non, est efficace dans de nombreuses situations en entreprise.
Tout d’abord, il peut être utile aux ressources humaines, pour automatiser les processus de recrutement. Ces processus sont notamment la sélection des candidats, mais aussi l’onboarding des nouveaux collaborateurs.
Les processus RH vont en effet impliquer de nombreux collaborateurs : le service RH, mais aussi la comptabilité, le management… Les flux de travail en RH permettent de s’assurer que tout soit prêt pour accueillir le nouveau collaborateur, mais aussi de l’intégrer le plus efficacement possible. Là encore, il s’agit de gagner du temps ! De même, la gestion de la période d’essai d’un collaborateur et la gestion des congés des salariés peuvent faire l’objet d’une modélisation pour une meilleure performance.
Le workflow peut aussi se montrer utile au niveau du service commercial de l’entreprise. L’automatisation CRM, c’est-à-dire l’automatisation de la gestion de la relation client, passe obligatoirement par des flux de travail. Le CRM implique de nombreux services de l’entreprise et des processus assez longs et complexes. Sa modélisation est la clé pour une performance optimale.
Plus largement, toute gestion de projet au sein de l’entreprise passe par un flux de travail. Surtout lorsque le projet est complexe ! Le workflow numérique permet à l’entreprise d’optimiser l’organisation du projet, la collaboration entre les différents services impliqués et le respect des délais.
Le déploiement de plateformes collaboratives – dont le flux de travail – est indispensable à la réussite d’un projet ! De plus, il permet d’avancer étape par étape pour mener le projet au mieux.
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Exemples d’utilisation du workflow
Voici quelques exemples de workflows en fonction du secteur :
- Bancaire : l’ouverture d’un compte ou l’analyse d’un dossier de demande de crédit
- Assurance : traitement d’une réclamation, processus de dédommagement de sinistre
- Juridique : la gestion d’une succession
- Industriel : réduction de l’impact carbone, optimisation de la production
Chaque secteur d’activité possède ses propres processus métiers qui peuvent être modélisés en flux de travail. Il en va de même pour les différents services au sein d’une entreprise.
Voici quelques exemples de flux de travail possibles en fonction du service :
- RH : le processus de recrutement de nouveaux collaborateurs, la gestion des congés ou des notes de frais
- Commercial : le CRM, le lead nurturing
- R&D : le processus de création d’un nouveau produit
- Marketing : publication sur les réseaux sociaux, envoi de newsletters
- Production : réception / traitement d’une commande, gestion des stocks, facturation du client
- Juridique : mise en place d’un contrat
Quels sont les différents types de workflows ?
On distingue plusieurs types de workflows :
- Le workflow séquentiel : les tâches sont exécutées dans un ordre linéaire. Chaque étape dépend de la précédente.
- Le workflow parallèle : plusieurs tâches sont exécutées de manière simultanée ou en parallèle.
- Le workflow conditionnel : il est basé sur des conditions spécifiques. Selon les résultats de l’étape précédente, le flux de travail peut prendre différents chemins.
- Le workflow itératif : les tâches sont exécutées de manière répétée jusqu’à ce qu’une condition spécifique soit satisfaite.
- Le workflow basé sur des événements : il est déclenché par des événements spécifiques. Lorsqu’un événement se produit, il déclenche le flux de travail, qui va suivre un ensemble prédéfini d’étapes pour répondre à cet événement.
- Le workflow automatisé : il est entièrement ou partiellement automatisé à l’aide de technologies comme des systèmes de gestion de flux de travail ou des outils de gestion de processus métier.
- Le workflow ad hoc : il est flexible et non structuré. Il peut être créé à la volée pour répondre à des situations spécifiques qui ne peuvent pas être facilement prédéfinies. Les parties prenantes peuvent intervenir directement sur le cheminement du flux de travail.
On oppose souvent le flux de travail ad hoc, flexible et non structuré, au flux de travail procédural. Celui-ci impose le suivi d’un processus sans qu’il soit possible pour les parties prenantes d’intervenir une fois le processus entamé. Le workflow ad hoc est ainsi plus adapté aux procédures mouvantes dont on ne peut prévoir le cheminement ou l’issue.
Quelques astuces pour optimiser vos flux de travail
Une fois le flux de travail créé en quelques clics sur monday.com, il est très important d’automatiser les tâches pour fluidifier le flux de travail. Bien sûr, cette astuce ne pourra être appliquée que si le workflow peut être automatisé !
Au niveau de chaque tâche, il est important de définir les rôles des collaborateurs impliqués. Il faudra également assigner des priorités aux tâches. Cela permet de mieux visualiser le déroulement du processus métier afin d’optimiser le flux de travail.
Pour maximiser l’efficacité du workflow, il est aussi important de communiquer. L’information doit être centralisée et les KPI rendus visibles pour tous.
Comment améliorer l’efficacité d’un workflow rapidement ?
Le logiciel de gestion des flux de travail intégré dans l’outil monday.com vous permet d’améliorer rapidement l’efficacité de vos workflows informatiques. monday.com propose en effet la création de rapports d’analyse des performances avec sa vue Performance Insights.
Cet outil de suivi des performances permet d’identifier les points bloquants dans vos flux de travail. Vous pourrez notamment repérer les pertes de temps et en analyser la cause.
Grâce à l’outil Performance Insights, vous pourrez par exemple savoir combien de temps le workflow s’est arrêté sur un statut ou une action en particulier. Ainsi, vous saurez quelles sont les actions qui prennent le plus de temps et dont le traitement peut être optimisé. Vous saurez aussi combien de temps a duré chaque phase, ce qui vous permet d’identifier les processus les moins productifs.
Prenons l’exemple du processus de conclusion d’un contrat de vente. Vous avez remarqué, grâce à l’outil Performance Insights de monday.com, que la phase de signature est particulièrement longue.
Cela ralentit considérablement le processus de conclusion du contrat de vente. Vous pourrez alors diminuer le délai de validité du devis pour inciter le client à signer plus rapidement.
monday.com vous permet aussi de créer des formulaires pour récolter des avis de vos collaborateurs sur le flux de travail actuellement en place. Cela vous permettra une fois de plus d’affiner les processus pour optimiser leur efficacité !
Comment mettre en place un workflow efficace avec monday.com ?
Mettre en place un workflow efficace est tout à fait possible manuellement, mais fastidieux. L’idéal est d’utiliser un outil dédié à la création de workflows comme monday.com.
La plateforme monday.com a été conçue pour centraliser tout son travail à un seul et même endroit. Non seulement, cet outil permet d’améliorer la synchronisation des tâches et processus ; mais en plus, il va booster l’efficacité et la productivité de votre équipe.
monday.com intègre notamment un logiciel de gestion de workflow. Ce logiciel permet de personnaliser tous ses flux de travail en quelques clics.
Pour mettre en place un workflow efficace avec monday.com, il suffit en effet de :
- Définir le titre du flux de travail
- Déterminer les déclencheurs
- Ajouter les actions
- Définir une plage horaire
- Valider le workflow
Voici un exemple pour le flux de travail « Approuver une note de frais » :
- Titre : Validation note de frais
- Déclencheur : la note de frais est soumise par le collaborateur
- Actions : Validation de la demande – Remboursement de la note de frais OU Refus de la demande – Liste des raisons du rejet
Plage horaire : 30 jours maximum
Plus le workflow est complexe, plus le processus de mise en place sera long, mais rien n’est compliqué avec monday.com ! Le logiciel a été conçu pour fluidifier la création de flux de travail pour faire gagner du temps à vos équipes.
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